RPA na prática: 5 cases inovadores de automação de processos

Não precisamos de muito tempo conversando sobre RPA e robotização de processos para entender que esse tipo de tecnologia vai muto além de “substituir mão de obra humana”. Por conta do caráter muito novo desse tipo de solução, ainda é comum entender que a automação está ligada apenas ao uso de robôs em linhas de produção, por exemplo.

No entanto, o prêmio As 100+ Inovadoras no Uso de TI de 2020 recebeu e avaliou uma série de cases que mostram como o uso de RPA ajudou a solucionar problemas sérios durante a pandemia. E, em alguns casos, foram diferenciais competitivos para companhias do peso de Claro, Votorantim e outras.

Confira cinco situações nas quais as companhias listadas entre as 100 mais inovadoras do País tiraram o conceito da teoria e tiveram ganhos na prática.

Qintess

Com a crescente demanda de contratação de profissionais para os serviços de Business Performance (BPO Digital), a Qintess precisou desenvolver uma plataforma 100% digital. A solução apresentada pela companhia de soluções de TI e transformação digital se chamava BringTo. Basicamente, a iniciativa gerencia os CPFs a serem submetidos para avaliação. O time de tecnologia da marca, listada entre as 100 mais inovadoras, usou robôs para fazer consultas em sites (tribunais, Serasa e outros). E, em seguida, salvou as evidências e gerou laudos de aprovação/reprovação automática dos candidatos.

A automação trouxe uma redução do custo operacional em R$ 400 mil por mês, além de criar um processo de avaliação dos candidatos 100% seguro, com intuito de aprovar ou não sua admissão e cumprir os SLAs nos serviços de Business Performance (BPO Digital) da marca.

Um dos desafios do case foi habilitar a solução de automação com alto índice de processamento do machine learning em uma infraestrutura cloud que atendesse o melhor custo/benefício. A plataforma tem capacidade para processar até 5 mil candidatos por dia e gera um índice de aprovação automática de cerca de 70% dos candidatos. Além de garantir a segurança no processo de recrutamento, a marca conseguiu gerar emprego em um cenário tão complexo.

Vale

O projeto de inovação vencedor da Vale tinha uma série de camadas e ia além do uso de RPA. No entanto, uma parte importante desse processo era garantir a saúde dos colaboradores em meio à pandemia do coronavírus. Um dos componentes centrais nesse processo era manter contato ativo com cada um dos times e reduzir os riscos.

Para fazer isso, a companhia desenvolveu um aplicativo que agrupo informaçãoes sobre os sintomas reportados por todos os funcionários diariamente. Os resultados são atualizados também em uma rotina diária e automatizada, gerando dashboards que são consultados pelos médicos. Além disso, a automatização está em várias outras áreas do processo.

Um exemplo é que os funcionários podem reportar no formulário sua situação emocional e de saúde. Se o funcionário responder que deseja conversar com seu gerente direto, ele receberá um email automaticamente. A partir das respostas, serão analisadas a saúde mental dos funcionários pela área de saúde e assistência social da Vale. Assim, o uso de processos robotizados agiliza o atendimento e também contribui para uma melhor gestão do bem-estar dos funcionários.

Claro

Com a aquisição da Nextel pela Claro, surgiu um desafio e uma oportunidade: viabilizar uma solução rápida para que novos clientes pudessem ter uma experiência sem atrito na migração. Isso significava, basicamente, fazer toda a troca de produtos dos clientes sem que fosse necessária a troca do chip dos aparelhos.

Um desafio e tanto já que o chip é praticamente um patrimônio de uma empresa, com várias especificidades de cada operadora. E foi nesse momento que a automatização de algumas configurações se mostrou um diferencial inovador. “O projeto viabilizou a automatização do processo de venda e uma simplificação do fluxo de portabilidade existente entre as operadoras, onde trocamos o perfil elétrico do chip sem necessidade de trocá-lo, fazendo com que a experiência do cliente fosse única (sem fricção)”, relata o case vencedor

Com os esforços de todas as áreas envolvidas da companhia, a Claro conseguiu entregar a migração no prazo definido pela liderança. Além disso, a marca atualmente desenvolve uma solução adicional para os clientes que quiserem trocar de produto sem a necessidade de trocar o chip.

Votorantim

Assim como diversos setores da indústria, o mercado de energia tem apresentado mudanças de impacto causadas pela transformação digital dos negócios. Para se preparar para a concorrência, desde 2019, a Votorantim trabalha em melhorias em seus sisitemas — incluindo a apicação de metodologias ágeis. O foco da empresa: squads capazes de desenvolverem MVPs, utilizando RPA e BI.

Após um ano desse processo de aprendizagem, a empresa resolveu escalar a metodologia ágil para sua área de Comercialização e Soluções de Energia. Para fazer essa ideia funcionar, a companhia criou um time multidisciplinar, envolvendo TI, Inovação, Melhoria Contínua, Portfolio e RH. Chamado de Programa Vértice, a iniciativa propõe uma nova abordagem no modelo operacional da área. E onde entra o RPA? A nova arquitetura permitiu uma automação fim a fim da gestão de contratos e faturamento permitindo maior escalabilidade, produtividade e operações orientadas a dados.

Além das camadas tecnológicas, o programa também visa revisar o modelo de trabalho em Value Streams com uma orientação a produtos e linhas de serviço. Ritos de gestão contínuos e robustos guiarão a priorização das iniciativas com foco em resultados de negócio e clientes.

O projeto trouxe duas perspectivas: impacto de eficiência operacional para usuários e clientes trazendo maior agilidade e prontidão de informação e impacto na carreira dos funcionários. Afinal de contas, trouxe uma nova forma de trabalho e know-how de agilidade para os integrantes do time por meio de capacitação e aprendizagem on-the-job.

Compass Minerals

Automação de processos nem sempre quer dizer robotizar os relacionamentos. O desafio da Compass Minerals era cuidar da vida dos colaboradores de forma proativa e digital, assegurando protocolos. Além disso, era preciso manter o convivio adequado, mantendo a produtividade do ambiente de trabalho. A solução da companhia contou com recursos de cloud computing, IoT, RPA e mobilidade no desenvolvimento de um aplicativo.

Devido ao novo cenário, o time da companhia — que foi escolhida como uma das 100 mais inovadoras na edição de 2020 do prêmio — realizou uma reunião de design thinking. A ideia era identificar as oportunidades relacionadas ao tema da pandemia com o foco no bem estar dos colaboradores e manutenção adequada da produtividade da empresa.

“Houve uma dificuldade em determinar as ações a serem priorizadas e atacadas, pois na abordagem ágil precisamos de velocidade nos lançamentos para retroalimentar e ter ajustes rápido junto com novas melhorias”, relata o case enviado para As 100+ Inovadoras no Uso de TI.

O uso de RPA ajudou a desenvolver um aplicativo que teve grande aderência, com mais de 25 mil respostas em apenas  um mês para um base de 1,3 mil funcionários. As perguntas e informações ajudaram a área de RH e segurança a entenderem o momento de cada funcionário. Além disso, apesar do uso de tarefas automatizadas por meio da solução, as tratativas tinham formato personalizado. Ou seja, adequando discurso para cada colaborador.

“O impacto foi muito positivo para todos os funcionários, pois se sentiram extremamente suportados neste momento difícil. E o tratamento individualizado foi um diferencial enorme, mantendo a motivação e engajamento de todos”, finaliza o case da Compass Minerals.