Precisa de mais tempo com a equipe? 7 dicas para ajudar gestores ocupados

Trabalhar em uma posição de coordenação envolve uma série de reuniões, projetos e planejamentos que acabam ocupando praticamente todo o dia, não deixando espaço para uma parte importante da gestão: o relacionamento com as equipes.

Se essa é uma dor presente na sua vida, saiba que existem iniciativas relativamente simples que podem ser adotadas tanto para garantir espaço na sua agenda para reuniões e encontros como — ainda mais importante — estabelecer uma comunicação na qual todo o seu time, do supervisor ao estagiário, sintam que há uma abertura para te acionar caso eles sintam essa necessidade. Confira abaixo:

Gerencie a agenda

Em geral, a agenda de coordenadores e gestores costuma ficar completa com alguns dias (ou semanas) de antecedência. Tenha a preocupação de, ao organizar as atividades e reuniões do dia, deixar um ou dois blocos disponíveis e comunique ao time que eles dispõem desse horário disponível para tirar dúvidas ou realizar alguma reunião interna.

Institua encontros semanais

Entender as atividades que o time está desempenhando dentro da semana ajuda tanto a entender se o ritmo e direção está no ritmo desejado como auxilia no relacionamento com outros membros da equipe. Por isso, vale a pena alinhar alguma data (de preferência na segunda ou na sexta pela manhã) para que esse tipo de evento aconteça.

Desenvolva uma “escala de problemas”

Estabelecer uma comunicação clara com a equipe contribui tanto para evitar problemas como faz com que todos compreendam em qual situação a sua participação é (ou não) essencial.

Para que essa hierarquia fique clara, uma dica importante é desenvolver uma escala de problema, indicando quais demandas podem ser tratadas com um coordenador, analista ou supervisor (deixando os contatos deles em anexo) e em quais momentos você pode ser contatado sem medo de gerar alguma reclamação ou reprimenda. Deixar esse tipo de informação clara facilita de forma significativa o trabalho em grupo.

Use serviços de mensagens instantâneas

Seja Slack, Google Hangouts ou WhatsApp, deixar um canal de contato otimiza dúvidas e facilita o contato para questões mais urgentes. E é importante frisar que esse canal precisa ser usado apenas durante o expediente.

Organize almoços coletivos

Não tem jeito: seja um almoço coletivo ou um café da tarde com toda a equipe de fato ajuda a aproximar as pessoas e pode ser uma ótima forma de transmitir informações importantes sobre alguma novidade corporativa.

Se a ideia for agradar e ainda dar liberdade para que o time tenha almoços mais livres, esse momento de confraternização pode acontecer durante a reunião semanal. No mínimo, vai deixá-la mais leve.

Deixe claro que há espaço para exceções

Mesmo com a “escala de problemas” ou os quadros de horário citados acima, é importante deixar os colaboradores informados de que exceções existem e, se for o caso, eles podem te contatar sem problemas.

Nunca é demais frisar o quão importante esse tipo de comunicação é dentro de uma equipe e como ter essa abertura faz toda a diferença dentro do meio corporativo. Portanto, sempre que houver a chance de fazer esse reforço, aproveite-a.

Faça-se presente

Quando estiver com a sua equipe “esteja” com ela, ouvindo suas dúvidas e procurando soluções em conjunto para resolver problemas. Não adianta realizar nenhuma das ações acima sem estar genuinamente interessado em ter um maior contato com a sua equipe e deixá-los presentes de que você tem disponibilidade e abertura para falar com eles.

Com informações do portal Inc