Melhores sistemas de compras exigem melhor análise

Essas funções são necessárias, mesmo com sofisticados sistemas e processos de e-procurement.

“Os dados são complicados, pois são muito vagos e com baixa qualidade”, declarou Pierre Mitchell, vice-presidente de pesquisas da AMR Research. “As companhias estão tentando obter dados de forma racionalizada, para que seja possível descobrir onde existe uma oportunidade de economizar dinheiro”.

Em um relatório recente sobre o assunto, Mitchell traçou um limite entre as companhias que tratam do fornecimento e das compras como uma competência fundamental, e aquelas que não fazem isso. O primeiro tipo de empresas, mais provavelmente, poderá atingir seus objetivos relacionados ao setor de e-procurement, e elas estão “continuamente agregando e analisando dados sobre gastos de material”, afirmou Mitchell.

Existem várias razões pelas quais as companhias precisam utilizam software de terceiros para extrair e organizar seus dados sobre gastos. Primeiramente, existe a absoluta diversidade de aplicativos e sistemas que armazenam os dados sobre gastos, considerando que as informações residem em sistemas em geral. Em segundo lugar, mesmo com processos de compras (procurement) centralizados e disciplinados, a maioria das companhias ainda não definiu um meio uniforme para representar os produtos que elas compram.

Geralmente, os pedidos de compra contêm algum texto em formato livre, que expressa algumas das informações mais importantes, que são necessárias para realizar a análise. Uma ampla variedade de itens também é difícil de analisar por meio de um sistema de e-procurement, em parte, porque eles tipicamente são adquiridos por meio de interação humana. Além do mais, nas grandes companhias que realizam um volume muito grande de aquisições, ou que são altamente descentralizadas, é difícil cumprir com os padrões de compras, tais como realizar compras sob contrato, agregando tantos itens quantos forem possíveis em uma única compra, ou utilizando os fornecedores preferidos.

“Sabemos como gastamos a memória do computador, mas se quisermos conhecer a composição de produtos específicos, o tamanho das placas de memória, e assim por diante, esses detalhes estão nos campos da descrição do que foi adquirido, e na forma de texto livre”, declarou Kendall Mills, diretor do grupo de compras mundiais, da Cadence Design Systems, de San Jose,

Califórnia. A empresa utiliza o sistema SAP R/3 globalmente para gerenciar os pedidos de compra e outras funções financeiras, assim como software da Ariba para as requisições iniciais e as aprovações de pedidos ou compras. Contudo, “para ambos os aplicativos, os dados para analisar nossos gastos são difíceis de serem obtidos”, comentou Mills. A diversidade de sistemas, dados e práticas que, geralmente, são típicas da maioria das companhias as força a classificar uma série de compras genericamente, prejudicando muitos dos benefícios que as compras automatizadas pretendem proporcionar. “Cerca de 35% dos gastos das companhias, não importando qual sistema elas estão utilizando, está classificado como ”diversos””, explicou Sam Miller, diretor sênior de marketing, na Softface, uma desenvolvedora de ferramentas para a organização e análise de dados de compras. A Cadence, recentemente, utilizou o sistema da Softface, e espera economizar de 2% a 4% ao ano em compras corporativas, utilizando dados mais consistentes e um sistema que proporcione melhor análise. A companhia já havia atingido de 8% a 10% em economia no setor de compras, nos últimos anos, com seu sistema SAP, afirmou Mills, mas reconheceu que é necessário dar o próximo passo para aumentar essa economia.

A Royal Caribbean Cruises também está utilizando o sistema da Softface para obter uma melhor manipulação dos dados sobre compras; sendo que grande parte desses dados está armazenada no sistema de ERP (sistema integrado de gestão) da J.D. Edwards. O sistema da Softface, assim como sistemas concorrentes, não são geralmente projetados para fazer recomendações específicas, que levem a uma melhor estratégia de compras, mas em vez disso, fornece os dados e as análises para as compras na organização, a fim de chegar a melhores decisões. “A Softface tem a capacidade de criar modelos e de nos permitir verificar milhares de registros rapidamente, a fim de organizar esses registros de um modo muito mais coeso”, esclareceu Mike Allsup, vice-presidente de gerenciamento de cadeia de fornecimento, da Royal Caribbean, de Miami. “O sistema não está nos dando respostas antecipadas, mas está nos proporcionando um caminho muito mais rápido para a tomada de decisões”.