Intervet investe em gestão de documentos

Num mundo em que a quantidade de informações circulando cresce de forma desordenada, fazer uma boa gestão de dados e documentos surge como algo crucial para as empresas, principalmente, quando precisam atender as rígidas demandas regulatórias que pedem, rotineiramente, um arsenal documental complexo. Gerente da área de garantia de qualidade na Intervet/Schering Plought Animal Health, Patrícia Battonyai, liderou um projeto do gênero.

?Quando cheguei à empresa não havia nenhum tipo de gestão informatizada. Tudo era no papel, sem possibilidade de garantir a qualidade desejada?, lembra Patrícia, que iniciou o projeto de gestão de documentos em 2006, quando começou pesquisando fornecedores de ferramentas para tal atividade.

Depois de cinco fabricantes avaliados, a companhia optou pela ferramenta da SoftExpert. A implantação começou em 2007 com a adoção de um sistema de controle de documentos, algo mais básico para por ordem nas coisas e iniciar o desejado trabalho de qualidade de dados. Já em 2008, eles optaram pela adoção do módulo de ações, que garantiu um nível de controle ainda maior.

Outra necessidade apontada por Patrícia era a facilidade de acesso. As sedes de Cruzeiro (SP) e Fortaleza (CE) precisavam dos mesmos benefícios e acessar via web era algo essencial para facilitar a vida.

?A primeira questão importante era a agilidade para trabalhar com menos gente, tempo e rastreabilidade. Com o sistema melhorei rastreabilidade com validação do sistema?, explica. A TI teve pouca participação no projeto, não influenciou na escolha e atuou na instalação e também no suporte técnico.

Como lembra a gerente, o projeto começou no departamento de garantia de qualidade, mas, por suas características, hoje permeia as áreas de vendas, pesquisa e desenvolvimento, segurança e saúde e produção. ?Eu acabo meio que coordenando, essa parte de gerenciar tudo fica com a Garantia de Qualidade e temos subcoordenadores de acordo com os módulos. Mas somos nós que cadastramos novos usuários.?

O sistema ainda atua de forma independente, mas existe um projeto para integrá-lo com o software de gestão da SAP que a empresa utiliza. Enquanto isso não chega, Patrícia lembra que alguns processos acabam dando retrabalho.

De forma geral, a executiva afirma que não houve necessidade de investimento muito alto, embora não abra o valor do projeto. O tempo de instalação do primeiro módulo não ultrapassou os três meses, assim como os demais que foram adquiridos. Como benefício ela cita o fato de gerenciar um número cada vez maior de documentos continuando com a mesma quantidade de pessoas no time.