Instituto Butantan aprimora processos com megaprojeto SAP

Ao longo de seus 33 anos de carreira na tecnologia, Cláudia Anania, diretora de TI do Instituto Butantan, sempre foi movida a desafios e apaixonada pelo que a TI pode proporcionar, principalmente na solução de problemas de negócios.  

Seu mais recente desafio foi a liderança do ButanSAP, maior projeto de implementação de S/4Hana greenfield do Brasil e vencedor do prêmio Executivo de TI do Ano 2023, na categoria ‘Indústria Farmacêutica’.  

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De acordo com a executiva, a maior dificuldade do projeto de atualização do ERP do Butantan foi concluir todas as mudanças em 12 meses. Após o período, as ferramentas entraram em operação com 96% de alinhamento aos processos de negócios do Instituto, mas o caminho para o sucesso não foi fácil. 

“Ao mesmo tempo em que foi uma gestão árdua e exaustiva, com reuniões diárias de acompanhamento do projeto, havia muitos processos sendo implementados em ferramentas desconhecidas pela organização. O projeto envolveu muita vontade de todos para fazer dar certo”, ressalta a diretora de TI.  

Para manter o time motivado, foi criada uma equipe de gestão de mudanças organizacionais. Nela, profissionais do RH da empresa sempre apoiavam e orientavam aqueles que estavam sendo vencidos pelo cansaço e pelas dificuldades. Foi preciso manter a equipe ciente de que ou tudo mundo vencia, ou tudo mundo fracassava. 

Os profissionais envolvidos no projeto tiveram um grande aprendizado em pouco tempo, e como ajudaram a definir os novos processos de negócio, passaram a ser pessoas chave na organização. 

Mais segurança e agilidade

O projeto ButanSAP nasceu em 2021, quando Cláudia, em sua missão de reestruturar a área de TI do Butantan no intuito de torná-lo o maior produtor de vacinas do mundo, viu a necessidade de avaliar a robustez dos sistemas da companhia.  

Na época, existia um projeto em andamento de atualização do ERP implementado em 2013. A diretora decidiu fazer um estudo de aderência do software escolhido e os resultados mostraram que ele não estava em linha com os processos do Butantan, principalmente no atendimento de normas regulatórias. 

Com a descoberta, interrompeu-se a atualização do ERP e o SAP S/4Hana foi eleito, além das seguintes ferramentas: SAP SuccessFactors (Recursos Humanos), SAP Solution Manager (administração e documentação das soluções), SAP Enable Now (elaboração de treinamentos), SAP Qualtrics (realização de pesquisas), Guepardo (obrigações estaduais e municipais) e WorkForce (ponto eletrônico via mobile).  

O projeto foi dividido em duas ondas, com o início da primeira de implementação em maio de 2022, sendo concluída 12 meses depois. Em setembro de 2023, começou a segunda etapa relacionada às melhorias no uso do sistema e novas implementações, como o SAP Ariba para gestão dos processos de compras, e o Fieldglass para gestão de fornecedores terceiros. 

“Além de modernizar os processos internos do Butantan e melhorar a rotina de trabalho dos colaboradores, os sistemas implementados também trouxeram mais segurança para as transações e eliminaram o uso de boa parte dos documentos físicos”, afirma a executiva.

Outros benefícios citados foram: maior integração entre as áreas, agilidade nos processos, bem como a extração de informações relevantes para a tomada de decisão em todas as áreas de negócios. 

Para Cláudia, o prêmio é o reconhecimento de um trabalho muito bem executado por sua equipe e demais áreas envolvidas – quase 300 pessoas participaram do projeto, direta e indiretamente. “Amo o que faço e esse prêmio me dá muito orgulho por tudo o que construímos até agora e o que ainda vamos construir”, finaliza. 

*Texto originalmente publicado na 29ª edição da Revista IT Forum, disponível aqui.

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