Grupo JAV economiza R$ 360 mil no ano com plataforma digital

O Grupo JAV, um dos maiores e mais antigos distribuidores autorizados da Rockwell Automation no Brasil, que tem exclusividade em 65% da revenda de materiais elétricos no território nacional. Com mais de 27 anos de atuação no mercado de automação industrial e com o objetivo de ser a principal distribuidora da América Latina, a empresa percebeu que seria fundamental o apoio de uma tecnologia que contribuísse para a estruturação dos seus processos, bem como a integração das informações em áreas como marketing, vendas, RH, financeiro, facilities e supply. Para isso, escolheu o fluig, plataforma de transformação digital da Totvs.

Com nove escritórios pelo país, 170 funcionários e mais de 14 mil clientes, o Grupo JAV tinha alguns desafios a serem solucionados. Antes da adoção do fluig, alguns processos da distribuidora não eram bem definidos e integrados. Havia falhas de comunicação entre as unidades, que eram muito regionalizadas, e entre os times de campo e back office, que realizavam a maior parte de suas tarefas manualmente como solicitações de documentos, análise de pedidos, aprovações de crédito, entre outras.

O resultado disso, segundo a empresa, era retrabalho, perda de informações e falta de rastreabilidade – uma vez que a maioria dos dados ficavam divididos entre históricos de e-mails e computadores pessoais – perda de credibilidade, além de desmotivar os próprios colaboradores, que se viam muitas das vezes desinformados sobre o que acontecia na companhia.

Com o fluig, foi possível revigorar o time e toda a operação, a plataforma possibilitou que as unidades se aproximassem dos processos, centralizando os acessos e permitindo um melhor controle dos dados e uma comunicação fluída.

O que mudou?

Antes, era comum chegarem notas dos escritórios espalhados pelo Brasil com compras desnecessárias, o que aumentava o custo e que, no pior cenário, eram pagas com o dinheiro do caixa, correndo riscos de fraude. Atualmente, com um processo automatizado, as notas fiscais são enviadas digitalizadas e ficam sujeitas à aprovação do centro de custo local. Se o valor limite for ultrapassado, a informação chega para a matriz que pode recusar ou não o pagamento. Essa regularização reduziu consideravelmente as compras desnecessárias, facilitando as negociações com os fornecedores e gerando uma economia de cerca de R$ 30 mil por mês, ou seja, R$360 mil em um ano.

O processo para cadastro de produtos também foi aprimorado. Antes, o dia a dia do vendedor era burocrático, era necessário pedir uma solicitação para cadastrar um produto e isso podia levar cerca de um mês para ser finalizado, gerando perdas de oportunidades comerciais. Hoje, esse cadastro é feito em poucos minutos por um fluxo rastreável, que notifica a área de cadastro já no momento do pedido.

A busca por sua transformação digital foi o primeiro passo rumo aos benefícios e conquistas que o Grupo JAV encontraria com o fluig, além de uma tecnologia que tivesse facilidade de integração com seu ERP e demais sistemas, acompanhando seu crescimento. “A força do fluig veio para revolucionar a forma de trabalharmos. Conseguimos fazer com que as unidades não se sentissem mais tão distantes dos processos e centralizamos os acessos.

A transformação digital realmente está acontecendo e não só trouxe ganhos de produtividade como gerou novas oportunidades, aumentando as conversões e engajamentos. Além disso, tivemos um ganho de até 99% de efetividade, pois reduzimos o tempo gasto em processos de 720 horas para 20 minutos”, explica Sérgio Kunio, diretor de operações do Grupo JAV.

Processos fluídos

O fluig trouxe agilidade e rastreabilidade para as etapas de vendas. As rotinas de solicitações de orçamentos, análises de crédito, pedidos de produtos e agendamentos de visitas nos clientes, conseguiram ser reestruturadas. Atualmente, o vendedor consegue ter respostas mais rápidas dos outros setores e devolutivas mais realistas em relação aos clientes, com isso a própria empresa consegue priorizar os pedidos e entregas, evitando qualquer tipo de insatisfação do cliente.

A área de RH do Grupo JAV também conseguiu visualizar as mudanças e ter a rapidez que precisava. Os pedidos de admissões, demissões, promoções ou mudanças de área são abertos e ficam sujeitos à aprovação da matriz. Nesse cenário, o Grupo JAV consegue evitar contratações e demissões sem aprovação, controlando os custos da operação e priorizando setores/áreas mais críticas. “A ferramenta é muito amigável e intuitiva, nos ajudou não só nos preenchimentos das ações diárias, simples e complexas, como na adaptação de nossas prioridades. Passamos de uma empresa com praticamente nenhum controle para uma com um grande salto de maturidade”, afirma Kunio.