Escritório de Projetos, uma solução ou um desafio?

Em razão de um mercado cada vez mais dinâmico e competitivo, as empresas utilizam-se das boas práticas de gerenciamento de projetos para obter sucesso no planejamento, execução e conclusão de suas atividades. Diante disso, a implantação de um Escritório de Projetos passa a ser de grande valia, para atender às demandas e exigências mercadológicas atuais, desenvolver técnicas e estratégias adequadas para a promoção de bons projetos e empreendimentos. Mas você sabe o que é um Escritório de Projetos?

Escritório de Gerenciamento de Projetos (EGP, do inglês PMO: Project Management Office) é uma estrutura organizacional que tem o intuito de padronizar os processos de governança relacionados a projetos. Tem como característica facilitar a interação entre os recursos humanos da empresa e difundir suas metodologias, ferramentas e técnicas utilizadas.

Atualmente, os Escritórios de Projetos estão mais dinâmicos, podendo atuar em todos os setores e níveis hierárquicos de uma empresa. Sua definição, no organograma de uma empresa, varia de acordo com a finalidade de sua implantação e com a maturidade de gerenciamento de projetos que a empresa possui. Uma informação interessante, é que segundo a PMSURVEY.ORG, principal pesquisa no cenário mundial sobre gerenciamento de projetos, a área da Tecnologia da Informação ainda é a área com maior aplicação de Escritórios de Projetos, seguido de projetos de Engenharia.

No entanto, um Escritório de Projetos, pertencente a qualquer área, deve acompanhar um projeto do início ao fim, realizando seu monitoramento e controle e reportando seus resultados para a alta direção da empresa ou seus patrocinadores (sponsors). É ele o responsável pela evolução do gerenciamento de projetos em uma organização, contribuindo para que esta atinja seus objetivos estratégicos, fazendo, assim, que a sua situação melhore nos aspectos produtivos, administrativos e de negócios.

Entre as principais funções de um Escritório de Projetos está o apoio do PMO ao Gerente de Projetos no planejamento, supervisão, monitoramento e controle dos projetos existentes, o desenvolvimento das melhores práticas, metodologia e padrões de gerenciamento de projetos, o controle do auditor de projetos ao verificar a conformidade do projeto com padrões, políticas e procedimentos estabelecidos pela empresa e a coordenação de todo o processo de comunicação entre os projetos por ele administrados.

Nesse sentido, um Escritório de Projetos pode atuar de várias maneiras dentro de uma organização, sendo também reportado a diversos tipos, como o de suporte, que é um repositório de projetos com nível de autoridade baixo, o qual fornece treinamento, melhores práticas e lições aprendidas, tendo, assim, um papel consultivo para o Gerente de Projetos; o de controle, que exige conformidade do projeto de acordo com metodologias próprias e, com nível de autoridade médio, é responsável pelo suporte e pelo controle das atividades exercidas nos projetos e, por fim, o diretivo, o qual tem por característica controlar o projeto diretamente, obtendo um nível de autoridade extremamente alto.

Com a tendência, cada vez maior, das empresas gerirem corretamente os seus projetos, estas têm aumentado sua maturidade com relação ao gerenciamento de suas atividades, através, muitas vezes, da implantação de um Escritório de Projetos. Com o desenvolvimento da metodologia correta, com o controle e a divulgação rápida à alta gerência dos indicadores de desempenho atrelados à produtividade e custos dos projetos executados, esta pode ser, certamente, a solução para as empresas.

(*) Rodrigo Recchia é gestor de desenvolvimento do produto WMS Store Automação