É uma má ideia dar aos funcionários muitas opções de tecnologia?

Há muito tempo acredito que as empresas devam oferecer aos trabalhadores uma escolha na tecnologia que usam no escritório e ao trabalhar remotamente. Isso permite que os funcionários usem o que eles sentem ser a melhor escolha de dispositivos para seu trabalho, pode ajudar a atrair e reter funcionários, diminui a probabilidade de os funcionários se tornarem desonestos e obter sua própria tecnologia (também conhecida como shadow IT) e estabelece um resultado positivo no relacionamento entre a TI e o resto de uma organização.

Empresas como IBM e SAP documentaram suas experiências na mudança para um modelo de escolha do funcionário e o declararam um sucesso. Mas isso significa que funcionaria para todas as empresas? E como você decide qual caminho seguir?

A questão mais importante no desenvolvimento (ou expansão) de um modelo de escolha do funcionário é determinar quanta escolha permitir. Ofereça muito pouco e você corre o risco de minar os benefícios do esforço. Ofereça demais e você corre o risco de um nível de anarquia tecnológica que pode ser tão problemático quanto à shadow IT irrestrita. Não existe uma abordagem única para todos. Cada organização tem uma cultura, requisitos/expectativas e recursos de gerenciamento exclusivos. Uma abordagem que funciona em uma empresa de marketing seria diferente de um provedor de serviços de saúde, e uma agência governamental precisaria de uma abordagem diferente de uma startup.

As opções também variam de acordo com os dispositivos que os funcionários usam – computação de desktop e dispositivos móveis geralmente exigem abordagens diferentes, principalmente para empresas que empregam um programa BYOD para smartphones.

PCs, Macs, Chromebooks e outros desktops

A maioria dos programas de escolha de funcionários se concentra em desktops e laptops. A escolha padrão é normalmente básica: você quer um PC com Windows ou um Mac? Na maioria das vezes, a escolha se estende apenas à plataforma, não a modelos específicos (ou no caso de PCs, um fabricante específico). Manter o foco em apenas duas plataformas facilita a sobrecarga administrativa e os requisitos de suporte técnico. Também permite que as empresas aproveitem as compras em volume de um parceiro para receber descontos em massa.

A ascensão dos Chromebooks nos negócios expande essa escolha, assim como o uso de outros sistemas operacionais, como vários tipos de Linux ou versões específicas do Windows. Embora o Windows 11 tenha sido lançado há algum tempo, muitas organizações ainda estão vinculadas ao Windows 10 – em parte pela simplicidade do suporte e em parte porque muitos PCs mais antigos não atendem aos requisitos do Windows 11.

O Google está fazendo uma jogada para as empresas ao oferecer o ChromeOS Flex, que transforma PCs e Macs antigos em Chromebooks. Isso permite que as empresas continuem usando máquinas com hardware datado ou limitado, mas também significa adicionar suporte para dispositivos ChromeOS. Como o Flex é tão novo, não está claro o quão viável ele é com várias configurações de hardware.

Depois, há a opção de ir além de apenas plataformas específicas. Embora a uniformidade de hardware facilite a implantação, o gerenciamento e o suporte a uma frota de dispositivos, alguns usuários podem precisar de modelos, especificações ou fabricantes específicos. E mesmo uma quantidade mínima de escolha de hardware pode expandir muito a sobrecarga de implantação e suporte, principalmente quando você usa vários fabricantes.

Onde traçar o limite

Comece determinando quais sistemas operacionais você pode oferecer suporte. Uma grande parte dessa decisão é entender quanto trabalho e custo adicional cada um exige. (O suporte ao Windows geralmente é um padrão para a maioria das organizações, assim como as ferramentas para implantação e gerenciamento de PCs com Windows.)

Para oferecer suporte a Macs, você precisará investir em software para gerenciar dispositivos, normalmente chamados de serviços de gerenciamento de mobilidade empresarial (EMM), gerenciamento unificado de endpoints (UEM) ou gerenciamento de dispositivos móveis (MDM); diferentes fornecedores referem-se a seus produtos usando qualquer um desses descritores. Você já pode ter uma opção da Apple, pois ela usa o mesmo protocolo para gerenciar o hardware iOS e macOS. Portanto, você não terá que investir em outra ferramenta para gerenciar Macs (além dos custos adicionais de licença para os Macs que você implantar) e não deve haver uma curva de aprendizagem significativa. Isso também significa que você pode usar os mesmos agrupamentos de usuários/dispositivos que já existem e até mesmo muitas das mesmas políticas, embora alguns ajustes ainda possam ser necessários.

Mesmo que você já tenha uma solução de gerenciamento, deve explorar outras opções – especialmente se não estiver satisfeito com o sistema que possui. Você também deve considerar investir em opções de EMM específicas da Apple, como JAMF, Kandji e outras. A vantagem aqui? Essas empresas normalmente oferecem recursos para implantar Macs e dispositivos iOS (assim como software e configurações) que vão além do que está incluído no protocolo MDM da Apple. Se você espera oferecer suporte a um grande número de Macs, isso pode fazer com que algumas tarefas e processos sejam executados de forma mais suave e eficiente do que algo projetado para oferecer suporte a várias plataformas móveis e de desktop.

Também é importante que você tenha funcionários de TI suficientes, principalmente help desk e equipe de suporte que entendam de Macs.

Chromebooks ou Linux devem estar na mistura?

Vários, mas não todos, fornecedores de EMM incluem suporte para ChromeOS. Se o seu fornecedor atual fizer isso, não deve haver uma despesa significativa na adição de hardware ChromeOS à mistura. Caso contrário, você precisará procurar outras opções. Isso pode significar adicionar uma plataforma especificamente para gerenciar Chromebooks ou substituir completamente o que você usa agora. Assim como nos Macs, você poderá aproveitar os detalhes organizacionais existentes, como grupos de usuários e dispositivos, mas precisará desenvolver políticas específicas para o ChromeOS.

Além das soluções de EMM, você pode usar o serviço de administração do Google Chrome; ele permite que você não apenas gerencie o ChromeOS, mas também o navegador Chrome instalado em outras plataformas. Embora funcione bem, levará a uma sobrecarga administrativa extra, pois você usará duas ferramentas separadas com funções sobrepostas. E, novamente, você deve ter uma equipe familiarizada com o ChromeOS para oferecer suporte adequado.

Outra preocupação com os Chromebooks é que eles vêm com a chamada data de validade. Cada modelo inclui uma data de expiração da atualização automática após a qual não receberá atualizações de recursos ou patches de segurança. Embora toda a tecnologia eventualmente sofra com a obsolescência, normalmente é porque o hardware mais antigo não pode executar o software mais recente. Mesmo assim, em outras plataformas, os patches de segurança geralmente são mantidos por algum tempo. Com o ChromeOS, a decisão é menos baseada em melhorias técnicas, e mais em uma data real. E o relógio começa a contar quando um modelo de Chromebook é colocado no mercado pela primeira vez, não quando é comprado ou ativado pela primeira vez. Se você decidir oferecer suporte ao ChromeOS, use a lista de modelos do Google e as datas associadas para maximizar a duração do serviço para cada Chromebook.

Se você pretende oferecer dispositivos Linux, procure um hardware que possa suportá-lo. Determinar exatamente como isso se parece pode ser um pouco complicado por causa das variedades de Linux disponíveis. É melhor padronizar em um e obter a melhor e/ou a opção mais econômica. Isso também facilita as demandas de suporte, que podem crescer significativamente se você precisar de várias distribuições Linux.

Versões do sistema operacional e especificações de hardware: escolha com sabedoria

É importante determinar quais versões de cada sistema operacional você suportará. Essa decisão pode ser motivada por problemas de hardware ou de segurança com cada plataforma, a pontualidade das atualizações e o processo de atualização do sistema operacional e do software após a implantação do hardware. Isso pode variar significativamente, portanto, considere seus requisitos de segurança, a vida útil esperada das máquinas, os cronogramas de atualização típicos e a facilidade de oferecer suporte a cada versão dos sistemas operacionais selecionados.

Depois de definir as plataformas, a próxima grande consideração é quais especificações ou modelos de hardware você planeja oferecer. (Você vai querer padronizar isso o máximo possível, especialmente para PCs.) Apegar-se a um único fornecedor é melhor tanto para compra em volume quanto para facilidade de suporte, mas mesmo assim as configurações de hardware podem variar muito. Aponte para um cavalo de batalha sólido e fique o mais próximo possível das configurações padrão (novamente para compras em volume e suporte).

O fator de forma também importa. Isso é particularmente verdadeiro para PCs onde existem inúmeras opções de desktop, laptop, tablet e híbridos. Embora uma boa opção única deva atender às necessidades da maioria dos trabalhadores, há motivos legítimos para alguns usuários e executivos poderem precisar ou querer algo diferente. Se você tiver uma boa noção de quais são essas necessidades, poderá decidir com antecedência algumas opções a serem oferecidas – quando os funcionários estiverem fazendo uma seleção ou se a opção padrão não atender às suas necessidades.

Alternativamente, você pode selecionar uma opção padrão e, em seguida, tratar as solicitações de modelos caso a caso. Se você seguir esse caminho, crie um procedimento para que os usuários solicitem um modelo/configuração específico (e para manter os custos sob controle, exija a aprovação do gerente como parte do processo). E você sempre pode perguntar sobre motivos específicos para uma escolha fora do padrão e sugerir alternativas com menor probabilidade de aumentar o custo ou a complexidade administrativa.

Como decidir sobre os dispositivos móveis

De muitas maneiras, os dispositivos móveis foram o catalisador para a escolha do funcionário em primeiro lugar, independentemente de serem dispositivos BYOD de propriedade do funcionário ou dispositivos de propriedade da empresa em um modelo CYOD (escolha seu próprio dispositivo). Embora algumas empresas ainda ditem dispositivos específicos, isso envolve em grande parte dispositivos como iPads e tablets. Com smartphones, no entanto, os funcionários normalmente têm uma ampla gama de opções.

O iPhone tem sido o telefone preferido para os negócios, especialmente depois que a Apple começou a incorporar recursos corporativos em 2008, quando introduziu suporte para Exchange Active Sync e perfis de configuração. (Dois anos depois, a Apple revelou seu protocolo MDM.) Embora o Android tenha sofrido alguns problemas iniciais significativos quando se trata de recursos empresariais, ambas as plataformas hoje estão prontas para empresas.

A grande questão para smartphones é qual nível de suporte legado é apropriado. A Apple continua a receber atualizações do sistema operacional e patches de segurança para o iPhone por mais tempo do que qualquer outro fabricante de smartphones. Ele também tem a vantagem de que as atualizações são entregues diretamente da Apple para cada iPhone.

No lado do Android, o suporte para atualizações de sistema operacional e de segurança pode variar muito, assim como a entrega delas. Os dispositivos Pixel do Google obtêm uma margem decente de atualizações ativas e estão disponíveis imediatamente (assim como as atualizações do iOS). Outros fabricantes são decididamente mais mistos. Alguns, como a Samsung, superam os cronogramas de atualização do Google, mas a maioria fica aquém – e alguns dispositivos nunca verão uma atualização do sistema operacional. Como os fabricantes precisam verificar novos lançamentos do Android com seu hardware e quaisquer personalizações que tenham feito no Android, não é incomum passar meses entre o momento em que o Google publica uma atualização e quando os dispositivos a recebem.

Dado o número de modelos de dispositivos Android disponíveis, tentar entender o que suportar ou não já foi um grande desafio (e uma das razões pelas quais o iOS dominou o mercado de negócios por tanto tempo). Nos últimos anos, o Google trabalhou para ajudar as empresas a evitar essa armadilha criando o Android Enterprise, um conjunto de recursos projetados para ajudar as organizações a implantar e gerenciar dispositivos Android.

Os fabricantes que desejam ser incluídos na rubrica Android Enterprise devem concordar em implementar determinados recursos de segurança e gerenciamento e oferecer algum nível de suporte de atualização no futuro. O Google usa dados desses fabricantes para criar uma lista pesquisável ou dispositivos Android Enterprise autorizados que podem ser classificados em uma ampla variedade de métricas, incluindo versão inicial do Android, hardware e armazenamento, suporte à região da operadora e data de lançamento inicial. Isso fornece uma ferramenta útil para determinar quais dispositivos de propriedade da empresa você deseja oferecer e/ou a variedade de dispositivos que deseja oferecer suporte em um programa BYOD. Mas o programa também foi criticado por não atingir seus objetivos grandiosos.

Parece haver uma tendência com o Android de tratá-lo principalmente como uma plataforma de smartphone, embora haja uma variedade de tablets Android no mercado. A maioria simplesmente não tem o mindshare que o iPad, Surface ou Kindle Fire desfrutam. (Observo esses três exemplos porque geralmente são mais solicitados do que os tablets Android.)

Gerenciar iPads não é muito diferente de gerenciar iPhones e Macs. Até recentemente, o iPhone e o iPad rodavam o mesmo sistema operacional, embora a Apple tenha começado a diferenciá-los. Com o advento da Apple Silicon, os atuais iPad Pro e iPad Air usam o mesmo chip M1 que alimenta vários dos modelos atuais de Mac.

Da mesma forma, o Surface é um PC com Windows, assim como vários outros tablets Windows ou dispositivos híbridos, há pouca diferença entre gerenciar tablets Windows e gerenciar desktops ou laptops.

O Kindle Fire é completamente diferente. Embora o Fire OS seja baseado em uma versão bifurcada do Android, ele realmente não pode ser pensado como um dispositivo Android. Sua experiência de usuário é completamente única, não pode se conectar à Google Play Store e foi projetada para preferir os serviços da Amazon em vez dos do Google. Mais significativamente, o Fire OS não pode usar os recursos EMM do Android porque o sistema operacional foi muito modificado.

Isso não significa que você não pode gerenciar tablets Kindle Fire; existem alguns fornecedores de EMM que oferecem suporte a algum gerenciamento básico de dispositivos para eles. A maioria dos fornecedores de EMM, no entanto, não (ou pararam de oferecer suporte ao Fire OS). Isso pode significar depender de vários produtos de EMM, bem como maiores desafios administrativos e confusão. Como resultado, poucas organizações oferecem suporte a tablets Kindle Fire.

Que outros dispositivos podem ser oferecidos?

Além das plataformas tradicionais de desktop e móveis, a computação empresarial e educacional continua a explodir. Smart TVs (ou caixas/sticks que oferecem streaming e outros recursos) são um item básico em muitas salas de conferência, espaços de reunião, salas de aula e escritórios.

O decodificador da Apple TV oferece amplos recursos de configuração e gerenciamento no tvOS, incluindo configuração, restrições de acesso, conectividade de rede e nome do dispositivo e aplicativos. Assim como outros produtos da Apple nesta lista, qualquer fornecedor que suporte o protocolo MDM da Apple deve ser capaz de gerenciar uma frota de unidades de Apple TV fixas ou unidades para funcionários e executivos que precisam viajar como opção de apresentação. Além da Apple TV, a situação é mais obscura, embora os fornecedores de EMM suportem diferentes plataformas de TV, principalmente a Android TV.

Apesar do potencial de negócios dos assistentes virtuais em negócios e empresas, o mercado de alto-falantes inteligentes é quase inteiramente baseado no consumidor. O mesmo acontece com plataformas de infoentretenimento de veículos, como o CarPlay da Apple e o Android Auto. Isso não significa que eles não podem ser usados para tarefas básicas de negócios, como pedir à Siri para ler e responder a mensagens ou dizer ao Google Assistant para agendar uma reunião ou criar uma lista de tarefas. Sem integração corporativa direta, essas plataformas simplesmente usam sua conexão com a identidade de um usuário em seus respeitados ecossistemas para realizar tarefas e transportar os resultados para os dispositivos de um usuário, agindo essencialmente como um atalho para concluir uma tarefa em um smartphone ou PC.

Trabalhar com funcionários, gerentes e executivos para oferecer a melhor combinação de ferramentas para apoiar suas funções de trabalho tornou-se um requisito para quase todos os departamentos de TI, principalmente após dois anos e meio de trabalho remoto e híbrido durante a pandemia. Isso oferece tremendas oportunidades tanto para os usuários quanto para a equipe de TI, mas muitas coisas boas deixam de ser boas.

A palavra de ordem é equilíbrio – e o que isso significa para cada organização será diferente. Planeje de acordo.