Dez verdades para uma Gestão da Mudança bem-sucedida

Gestão da Mudança é uma disciplina que visa apoiar indivíduos, equipes e organizações durante processos de mudança através da combinação de Ciências Sociais e do Comportamento, Tecnologia da Informação e Soluções de Negócio.

Atualmente, as empresas estão focadas na Transformação Digital, reinventando modelos e processos de negócio. Estas mudanças digitais podem alterar sua essência – olhe, por exemplo, o caso dos fabricantes de impressoras que passaram a vender soluções de gestão documental.

Chegar lá requer um realinhamento da forma como os trabalhadores olham para a empresa e para os seus papéis, de como a empresa chega aos clientes e de como ela utiliza a tecnologia. E é aí que a Gestão da Mudança entra em campo.

“Todas as empresas lidam com a mudança em algum momento”, diz Frank Calderoni, CEO da Anapalm. Calderoni foi também CFO e vice-presidente de operações da Red Hat e desempenhou funções de CFO na Cisco, QLogic e SanDisk.

A mudança “está relacionada com o ambiente externo em que existe. A mudança é, de fato, uma questão de competitividade, de velocidade e de inovação”, sublinha Calderoni. “Sabemos que temos de estar em constante mudança. O problema com a mudança é que, algumas vezes, não é fácil para as pessoas envolver-se e ser bem-sucedidas”.

Envolver as pessoas requer uma liderança forte. “As mudanças falham quando começam na base, mesmo que comecem em um grupo de entusiastas apaixonados”, refere Calderoni. “Sem o apoio que precisam para levar o processo para a frente em empresas ou organizações de maior dimensão, é impossível efetivá-las”.

Os CIOs estão bem posicionados para defender ou bloquear a mudança, uma vez que ela deve ser conduzida a partir do topo da “C-suite”. E aí está uma oportunidade para eles próprios e suas equipes. O CIO que decidir se  “agarrar às planilhas e sistemas legados, vai tornar-se antiquado a qualquer momento. Psrs manter-se relevante em relação com o que se passa à sua volta, é preciso mudar a forma como se fazem as coisas e as ferramentas que se utilizam.

Calderoni desenvolveu, ao longo dos anos, 10 verdades que “os líderes da mudança devem acatar para ter sucesso”.

1. É tudo sobre pessoas
A tecnologia pode facilitar a mudança, mas o sucesso da mudança depende, em última instância, da adesão ou resistência dos empregados. “Começa com as pessoas”, diz Calderoni. “Assegure-se que você está pensando nas implicações que as alterações que pretende fazer têm nas pessoas. Há pessoas que vão ajudar no processo, outras que vão colocar obstáculos. É preciso minimizar o número de resistentes e maximizar os apoiadores”.

2. A mudança leva tempo
As tecnologias podem mudar rapidamente nas circunstâncias adequadas, mas mudar a forma como os empregados olham para os seus papéis, o negócio e a cultura da empresa é algo que não acontece de um dia para o outro. O tempo necessário para a mudança de “corações e cérebros” deve ser incluído no plano de Gestão da Mudança. “Vai levar tempo”, diz Calderoni. “Seja razoável nas expectativas que cria sobre o tempo que irá levar para fazer as mudanças. Inclua-o no plano. Pode ser agressivo, mas precisa de ser realista, igualmente”.

3. Comece com uma visão
As estratégias de Gestão da Mudança de sucesso requerem um desenho claro do que se pretende atingir. A ideia não pode ser demasiado rígida – será necessário introduzir alterações ao longo do processo – mas será necessária uma visão clara dos objetivos que se pretende atingir para que todos se movam na mesma direcção.

“Assegure-se de que existe uma visão”, assinala Calderoni. “Qual será o indicador de sucesso depois de todo o trabalho desenvolvido? Ajuda a compreender o “porquê” e a valorizar e aderir a esse “porquê”.

4. Envolva os interessados
Para ter sucesso na Gestão da Mudança é necessário identificar as pessoas que serão mais afetadas pelas alterações propostas e envolve-las no projeto. Essas pessoas vão transformar-se os maiores resistentes ou apoiadores da mudança. Se possível envolva-os na criação da visão de Gestão da Mudança desde o primeiro momento.

“Entenda quem precisa ser parte do processo de mudança e assegure-se que eles estão alinhados”, sublinha Calderoni. “Assegure-se que estão dispostos a fazer a mudança e transforme-os em defensores da mesma”.

5. Conheça as compensações
Todas as mudanças têm impacto. Se destinar pessoas e orçamento a um projeto, outros projetos ou processos poderão ser afetados. Quando planejar a mudança, identifique outras áreas que poderão ser afetadas e procure quantificar esse efeito para equilibrar as alterações. “É necessário ter consciência de que não é possível fazer tudo”, sublinha Calderoni. “Assegure-se das prioridades do que está fazendo e o modo como o está fazendo”.

6. Trabalhe com apoio
Ouvir vozes dissidentes pode ser valioso, uma vez que elas podem ter pensado em outras consequências que você e sua equipe não tinham identificado. Mas não se consegue mudar uma organização com sucesso se as pessoas colocarem obstáculos a toda a hora. É necessário trabalhar com pessoas que compartilham a sua visão e deixar para lá os outros que não a têm.

“Assegure-se que você está rodeado das pessoas chave, em especial aquelas que têm papéis críticos e que são os seus apoiadores”, diz Calderoni. “Eles compreendem o que está procurando atingir e são participantes interessados e não resistentes. Vão dar-lhe o impulso necessário para superar os obstáculos.

7. Comunique, comunique, comunique
Uma clara visão dos seus objetivos não o ajudará se ela não for compartilhada. Calderoni diz que costumava promover reuniões, enviar emails, newsletters, utilizar intranets, videoconferência e outras ferramentas para compartilhar as visões de mudança com os empregados. É preciso fazer tudo o que está ao seu alcance para fazer com que a visão chegue a todos e crie um sentido de missão entre os empregados.

“Faça com que abstraiam sua situação pessoal e pensem de um modo mais abrangente”, explica Calderoni. “É mais fácil dizer do que fazer. Algumas vezes pode-se convocar pessoas para uma reunião de brainstorming. Pode-se retirá-los da rotina. Ajudá-los a compreender e apreciar que existem outras formas de fazer as coisas. Incutir-lhes a necessidade de vencer”.

8. Ouça
A comunicação não é unidirecional. As partes interessadas, mais próximas do que pretende mudar, têm muitas vezes perspectivas diferentes das suas. Razão pela qual a contribuição deles é essencial. “Ouça tantas pessoas quanto possível”, sublinha Calderoni. “Receba informação e ouça à medida que vai trabalhando para que possa perceber quando é necessário fazer ajustes no percurso”.

9. Dê poder à maioria silenciosa
Em qualquer situação, algumas vozes serão provavelmente as mais barulhentas. Mas, ainda assim, não significa que representem a vontade de todos. Assegure-se que reúne opiniões daqueles que, de outro modo, não iriam falar. Sondagens anônimas é uma das opções, mas Calderoni assinala que é necessário formar e encorajar os indivíduos da maioria silenciosa a manifestar-se. “Há sempre resistentes com vozes dominantes”, afirma Calderoni. “Eles não estão necessariamente bem aconselhados. Envolva as pessoas certas e encoraje-as a falar também. Capacite esses indivíduos para que possam ter voz”.

10. Aprenda ao longo do percurso.
O general prussiano Helmuth von Moltke (século XIX) disse uma vez: “nenhum plano de batalha sobrevive ao primeiro contato com o inimigo”. Esta verdade é igualmente válida na Gestão da Mudança. À medida que lidera a sua organização através da mudança, surgem novos e inesperados desafios. O sucesso da sua Gestão da mMudança depende do ajuste a esses desafios. “Entenda que a todo o momento será necessário ajustar o projeto e reavaliá-lo para assegurar que ainda está no caminho certo”, diz Calderoni. “A informação nova vai acompanhá-lo ao longo de todo percurso, até ao final do projeto”.