Como tornar suas reuniões mais produtivas

Não há nada como um aviso de reunião para gerar nos funcionários um
nítido sentimento de desânimo. Desde que o tempo da maior parte dos
funcionários está mais curto por conta da carga de trabalho bastante
pesada, reuniões podem ser vistas como perda de tempo. Infelizmente,
isso ocorre porque a maioria realmente é. A principal razão para as
pessoas odiarem reuniões é que elas não andam ou não resultam em nada.

Funcionários interessados em alcançar metas são ainda mais afetados
por reuniões, de acordo com Steve G. Regelberg, professor de ciência e
psicologia organizacional da Universidade da Carolina do Norte,
Charlotte. Para os funcionários preocupados em cumprir tarefas e atingir
metas, reuniões são interrupções irritantes no trabalho e na
produtividade; o nível de insatisfação no trabalho aumenta quanto maior o
número de reuniões. O estudo apontou ainda que funcionários menos
esforçados têm uma orientação mais flexível no trabalho e, na verdade,
gostam de reuniões, presumivelmente vistas como uma bem-vinda
interrupção, uma chance para ser social.

Reuniões ineficientes são especialmente danosas para as empresas.
Inúmeros estudos sustentam a ideia de que o nível de produtividade das
reuniões é o mais poderoso fator para a satisfação no emprego; quanto
mais tempo gasto em reuniões sem sentido, maior a insatisfação e mais os
funcionários tendem a deixar a companhia.

Frequentemente os funcionários saem das salas pensando, “este não foi um bom uso do
meu tempo, nós falamos muito, mas não havia um propósito claro ou
resultado”. Mesmo quando há um propósito claro, é muito fácil que o
tópico da reunião seja mudado ou ignorado por alguém que pretende
parecer esperto ou puxar sua própria pauta de demandas.

Então como tornar as suas reuniões mais produtivas?

1- Marque somente reuniões necessárias
Pense com
simplicidade: Quando os funcionários estão em uma reunião, não estão
produzindo. O salário pago a cada um para estar em uma reunião e a
quantidade de trabalho perdida coletivamente, ao mesmo tempo, deveriam
ser considerados quando questionada a importância da reunião. Seu
propósito deve ser a tomada de decisão, a solução de um problema, a
resposta a uma querela ou a seleção de um fornecedor. Além disso, cada
uma dessas questões diz respeito somente a algumas pessoas e só elas
devem ser chamadas. “Existem assuntos legítimos, mas eles só dizem
respeito a X pessoas; o resto ficará aborrecido, sentindo que há coisas
mais importantes a serem feitas”, diz .

Uma boa regra para determinar a necessidade da reunião é quando
começamos a ver correspondência frequente sobre um mesmo assunto entupir
as caixas de mensagem. Nesse ponto, vale a pena marcar uma reunião para
chegar ao coração do problema.

2- Elimine reunião de atualização ou reduza sua frequência

Muitas
reuniões simplesmente atualizam a situação das áreas, entregam
relatórios, anunciam novos sistemas e assim por diante. Fazer uma
pequena atualização, em geral, não é uma boa razão para chamar uma
reunião. Essas informações poderiam, na maioria dos casos, ter sido
passadas de outra forma; eletronicamente, por exemplo. Para aqueles que
consideram as reuniões o momento de entrosamento da equipe, faça isso,
mas coloque o nome correto. Se falta entrosamento há uma forma melhor de
promovê-lo. Algumas empresas, porém, podem achar difícil deixar de
realizar reuniões de todos juntos.

3- Crie uma agenda

Criar uma proposta clara e uma
estrutura para condução dos temas é crucial. Você precisa saber
identificar a chave para o ponto central da reunião, ou aquela coisa que
precisa acontecer para poder dizer, “Sim, essa reunião foi um sucesso.”
Inclua o objetivo na pauta para que todos estejam cientes da proposta
da reunião. Dias antes da data estabelecida, solicite itens para a pauta
de reunião aos outros participantes e inclua-os. Certifique-se de
enviar a pauta para todos os participantes com antecedência.

4- Prepare a forma de conduzir a reunião e não somente os assuntos a tratar

“Se você vai conduzir a reunião, precisa sentar e pensar o que pode
acontecer. Como darei prosseguimento à reunião se tal coisa acontecer? E
se uma pessoa chave não aparecer? Ou se a tecnologia não funcionar? Um
participante ficar entediado ou começar a tumultuar?

5- Reveja a pauta e os objetivos no começo da reunião

O segredo para manter uma reunião no rumo pretendido é resumir os
assuntos a serem cobertos e aquilo que você almeja da reunião. Por
exemplo, “Estamos aqui hoje para rever nossas opções de venda e até o
final do encontro precisamos estreitar nossas opções em apenas três
tipos. Ao adotar a lista de pautas (incluindo as pautas de todos) e
verbalizando os objetivos logo no início gerou-se um impacto enorme da
produtividade das reuniões.

6- Encoraje os participantes com ouvido atento

Sem uma atmosfera de respeito, você não pode esperar uma participação
ativa; muitas pessoas simplesmente não falarão em um ambiente onde não
se sintam à vontade. A forma como você responde a uma contribuição pode
reforçar – ou negar – suas palavras. Mostre que você está aberto a
diferentes pontos de vista pedindo por esclarecimentos. E desencoraje
comportamentos inapropriados dos outros. Por exemplo, corte os que
interrompem: “Entendo que você discorde, mas vamos deixar Maria concluir
seu pensamento antes de discutirmos.” Encoraje outros, com perguntas
pertinentes, tais como, “Você acha que não temos dados suficientes para
tomar uma decisão. O que o resto de você pensa sobre isso?” Chame as
pessoas reconhecendo seus conhecimentos, “Fulano, eu sei que você tem
experiência nesse tipo de projeto, o que acha disso?”

7- Revise ao final

Quando o tempo tiver
terminado, conclua a reunião. Resuma as opiniões, decisões e os próximos
passos a serem tomados. Regelberg diz que esse tipo de atitude pode
parecer perda de tempo, mas enfatiza que é, na verdade, justamente o
oposto: “Você não quer que as pessoas saiam da sala com percepções
diferentes do que foi decidido, e os cinco minutos finais são cruciais
nesse sentido.”  São tantas discussões durante uma reunião que algo pode
sair pela tangente. Relembrar foi um aprendizado importante.

8- O relatório deve ser entregue em um tempo razoável

Você
deve enviar um rascunho da ata reunião e avaliar os interessados. A
versão final deve ser encaminhada assim que os interessados forem
localizados e incluídos. Para ambos, estabeleça prazos de acordo com a
complexidade do que foi discutido e decidido na reunião. Dito isso,
quanto antes acontecer, melhor.

Tornar reuniões mais proveitosas deveria ser prioridade para as
organizações. Por conta de seu poderoso efeito na satisfação dos
funcionários, sem mencionar os custos, as formas de tornar as reuniões
mais eficientes merecem a sua atenção.