Como organizar uma reunião on-line efetiva?

Realizar reuniões de forma remota é uma prática cada vez mais comum para otimizar o tempo que anda cada vez mais precioso. As reuniões virtuais são essenciais para sustentar a colaboração ainda mais se os membros da mesma equipe estiverem em edifícios diferentes ou trabalhando em várias cidades ou países distintos.

Uma pesquisa realizada pela Frost & Sullivan afirma que 65% dos entrevistados sabiam os benefícios das reuniões on-line e uma a cada três pessoas usam as conferências virtuais no dia a dia, pelo menos uma vez na semana. De acordo com a pesquisa 96% dos entrevistados esperam manter ou aumentar o uso das plataformas digitais.

Para Gustavo Boyde, Head of Marketing da LogMeIn para América Latina, o GoToMeeting, ferramenta que realiza reuniões on-line, possibilita o melhor aproveitamento da reunião em razão das soluções apresentadas na plataforma.

Neste contexto, Boyde apresenta o passo a passo para realizar uma reunião efetiva:

Antes da reunião

Defina o objetivo: quais decisões importantes precisam ser tomadas? Quais ações devem ser realizadas? Se não puder definir o objetivo, não estará preparado para a reunião.

Defina os assuntos a serem tratados: para pequenas reuniões liste apenas alguns pontos principais. Caso as reuniões sejam maiores tente uma abordagem mais estruturada. De qualquer maneira, envie os assuntos que serão abordados para que os participantes estejam preparados e consigam otimizar o tempo até na hora de levantar questões ou dúvidas.

Atribua funções e compartilhe expectativas: maximizar o tempo de todos é essencial e você pode fazer isso atribuindo funções da reunião e comunicando suas expectativas antecipadamente. Certifique-se de que aqueles que farão apresentações tenham preparado seus materiais de apoio. Se você é o organizador, deixe tudo já estruturado para evitar perder tempo.

Durante a reunião

Administre a discussão: é interessante orientar a conversa, manter o ritmo e garantir que não haverá uma voz predominante. Incentive participantes passivos a falar mais alto e os que dominam a fala a fazer uma pausa.

Nomeie um participante para controlar o tempo: isso vai ajudar a reunião a se manter no horário, assim você poderá se concentrar no assunto. Essa pessoa deve acompanhar cada item da ordem do dia e informar a todos quando for momento de ir adiantar os pontos a serem discutidos. Seguir a lista de assunto é fundamental.

Depois da reunião

Faça o acompanhamento adequado: faça circular um resumo do que for conversado e acertado por e-mail e continue administrando a comunicação da equipe para que todos fiquem informados sobre suas responsabilidades e observem os progressos obtidos após a reunião online.