Como o GED dá a liga da transformação digital às áreas de negócios?

Para empresas da América Latina, a digitalização será prioridade de negócios até 2020, e as mudanças de processos e estratégias para alcançar este patamar já estão em curso, com vistas, principalmente, ao ganho de competitividade.

Para alcançar tal ganho, está no foco dos CIOs o incremento da digitalização para melhoria dos métodos de produção e gestão, bem como da experiência do consumidor.

Os dados são da pesquisa IT Leaders, da IDC, e também mostram a digitalização como principal ponto de aproveitamento de outros pilares da transformação digital, como analytics e big data, mobilidade e inteligência artificial.

Vitus Klarmann, diretor da Rede&Imagem, empresa especializada em digitalização e gestão eletrônica de documentos, explica que tais tecnologias não serão aproveitadas em toda sua potencialidade se não houver melhoria da gestão de arquivos e informações.

“Em se tratando de segurança cibernética, um dos temas mais visados no ambiente corporativo atual, a gestão eletrônica de documentos (GED) torna-se uma ferramenta vital para permitir maior controle sobre os arquivos, ampliando a visibilidade da empresa sobre os dados e auxiliando na adequação dos mesmos a estratégias de guarda, gerenciamento e uso seguros\”, comenta o executivo.

Klarmann destaca que dados em papel são mais difíceis de gerir, por exemplo, porque não podem ser integrados aos demais sistemas de gestão e de segurança de uma companhia. Desta forma, acabam por não participar da estratégia de gestão e de proteção, colocando a empresa e seus usuários/clientes em risco.

Ainda segundo o especialista, a tecnologia de GED também melhora a circulação das informações dentro da empresa. Digitalizados, os arquivos podem ser acessados de forma mais organizada, rápida e prática, evitando o desperdício de tempo e recursos humanos na procura por papéis. No formato digital, os dados fluem ao longo das áreas de negócio com mais agilidade, o que aumenta a produtividade.

“Quando falamos em áreas de negócio, podemos nos referir a todas: fiscal, contábil, gestão, comercial, RH, entre outras”, ressalta. Klarmann.

No departamento fiscal, por exemplo, a digitalização de documentos traz benefícios de ponta a ponta das rotinas, como agilidade na emissão, certificação, legitimação, conferência e envio de arquivos ao consumidor e ao fisco.

Ainda na área fiscal, a gestão documental por meio da digitalização agiliza o atendimento a rigores da legislação, como os do eSocial e do SPED – este último, um amplo indicador da importância do GED também para o setor contábil.

Na pequena e média empresa, a formalização digital dos documentos aparece como um método de organização, olhando para a formalização da documentação empresarial, auxiliando o empreendedor na gestão empresarial.

No RH, o atendimento ao eSocial, especialmente no que tange às exigências relativas à área de Saúde e Segurança do Trabalho, também passa diretamente pela digitalização de documentos, pois esta torna mais fácil e abrangente a conferência e, quando necessário, atualização das informações de cada colaborador, bem como seu envio aos órgãos competentes, minimizando riscos de penalização à empresa por irregularidades trabalhistas ou previdenciárias.

“Estes são alguns exemplos, apenas. A digitalização e gestão eletrônica de documentos elimina as dispendiosas e nada produtivas pilhas de papel em todos os departamentos corporativos, e se alia de forma coesa e harmônica a tecnologias imprescindíveis para a transformação digital, como a mobilidade, o big data e o analytics. Isto porque, digitalizados, os dados podem integrar as estratégias de negócio que utilizam tráfego online e móvel, participar das políticas de cloud computing e ficar disponíveis para análise e aplicações variadas a partir de softwares de BI e BA”, destaca o executivo.

Segundo Klarmann, investir em gestão documental, por meio da digitalização, é um passo imprescindível para a transformação digital. Por consequência, é também um investimento direto na competitividade, elevando a posição das companhias no páreo ante a concorrência, em vista de todos os diferenciais que o GED traz.

“Tudo isso se traduz em ganho, em crescimento, em lucratividade. Aspectos dos quais empresa alguma pode prescindir”, conclui.