Como fazer um planejamento estratégico de TI eficiente

Planejamento estratégico de TI, ou PETI, é uma ferramenta fundamental no processo de elaboração de estratégias, que irá ajudar a definir a forma como a tecnologia será utilizada, estruturada e organizada em uma empresa. Hoje em dia, é inegável o papel que a tecnologia desempenha nas companhias. De acordo com uma pesquisa realizada pela consultoria Gartner, os gastos mundiais com TI devem chegar a US$ 4,5 trilhões em 2022, o que representa um aumento de 5,1% em relação a 2021. Mas de que forma esses gastos serão distribuídos nas empresas?

De acordo com o relatório “Agenda 2022”, da Deloitte, que coletou dados de quase 500 companhias que faturam, juntas, o equivalente a 35% do PIB do Brasil, os investimentos em tecnologia vão se concentrar em aplicativos, sistemas e ferramentas de gestão (96%); infraestrutura (96%); gestão de dados (95%); segurança digital (95%); customer marketing (81%), atendimento ao cliente (78); canais de venda (71%); robôs móveis autônomos (AMR) (39%); digitalização do parque fabril (34%); e realidade virtual aumentada e drones (29%).

Mesmo com as incertezas econômicas, sociais e políticas do país, as expectativas dessas companhias é de que esses investimentos se revertam em aumento de produtividade e receita. Entretanto, como podemos avaliar, a maioria dos investimentos está relacionada ao operacional.

Então, voltando ao planejamento estratégico de TI, como escolher o que é prioridade? Como assegurar que a inovação não vai ser ofuscada pelos gastos operacionais? Como alinhar os interesses do negócio com a área de TI? De que forma os CIOs ou os executivos de TI podem atuar mais estrategicamente na empresa?

O primeiro passo para a elaboração de um bom planejamento estratégico de TI é entender que nenhum plano vai ser igual a outro, justamente porque o PETI precisa estar alinhado com os objetivos e valores de cada organização.

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Quando a estratégia não é clara para todos, é comum que cada um tenha uma ideia diferente de qual deveria ser o foco da TI. A área de finanças vai querer reduzir custos, outras vão querer melhorias operacionais, growth vai estar focado em crescimento rápido, buscará por produtividade e diferenciação, e por aí vai. Porém, sabemos que a tecnologia tem potencial não só para melhorar a infraestrutura e o operacional, mas também para gerar valor, seja por meio da transformação digital ou de inovações, alinhadas à estratégia do negócio.

A tendência é que a área de negócios e a de tecnologia fiquem mais alinhadas, já que, normalmente, são orientadas por estratégias diferentes. A primeira requer mais adaptação, procurando por sistemas mais flexíveis e que consigam se adequar às mudanças necessárias no mercado; enquanto isso, a área de TI procura manter os sistemas consistentes e seguros.

Abaixo, segue, cinco passos para montar um planejamento estratégico de TI:

1º passo: Análise de contexto

Atualmente, as mudanças acontecem com muita agilidade, tornando o mercado ainda mais dinâmico, e fazendo com o que processo de tomada de decisão seja ainda mais complexo.

Por isso, o primeiro passo do PETI é justamente fazer uma análise de contexto, que permita entender o lugar que a sua organização ocupa, onde ela quer chegar e quais são os meios para isso. Além disso, é importante avaliar a situação atual das tecnologias da companhia, a infraestrutura organizacional, a arquitetura dos sistemas e os projetos atuais.

Existem algumas ferramentas que podem auxiliar nesse processo, como: sensemaking (ferramentas de análise de contexto, que ampliam o entendimento das necessidades de uma determinada situação), cynefin (um framework de sensemaking e decision making, que orienta os modos de agir em cada situação, dependendo do nível de complexidade e imprevisibilidade que foi diagnosticado no contexto) e pace layered (uma metodologia criada pela consultoria Gartner para categorizar, selecionar, gerenciar e orientar esquemas de governança como forma de apoiar inovações e mudanças tecnológicas nas empresas).

2º passo: Definição de objetivos

O próximo passo é fundamental para concretizar as estratégias: a definição dos objetivos. Para isso, é importante ter em mente os tópicos abaixo: visão da TI; missão do setor; objetivos estratégicos; e valores essenciais da TI.

Agora, no momento de definir os objetivos, não se esqueça de que eles precisam ser realistas, para evitar problemas na execução, desalinhamento de expectativas, quebra de confiança, ou, ainda, prejudicar o time na hora de demonstrar o valor gerado para a organização.

Para esse passo, é possível utilizar os critérios SMART, que são um anagrama para:

• SPECIFIC: criar objetivos específicos ou de fácil compreensão para todos;
• MEASURABLE: eles precisam ser mensuráveis e com valor relacionado;
• ATTAINABLE: possíveis de serem conquistados pelo time;
• RELEVANT: objetivos relevantes, com alto impacto no negócio;
• TIME BASED: com prazo definido para finalização.

3º passo: Análise financeira

É impossível fazer um planejamento estratégico de TI sem considerar os aspectos financeiros, especialmente quando falamos na área de tecnologia. Muitas vezes, o investimento inicial representa um valor considerável, que pode ser aplicado em atualizações tecnológicas, invocações, transformação digital, contratação de serviços etc., os quais possuem tempos de retorno e impactos diferentes.

Uma boa dica é categorizar os investimentos necessários (entre Capital Expenditure e Operational Expenditures, por exemplo), de acordo com o que foi definido nos objetivos, para equilibrar os impactos e retornos. Além disso, a análise de contexto realizada no passo 1 também deve ajudar nessa categorização, para entender a complexidade das escolhas.

4º passo: Elaboração de cronograma

O 4º passo é mais estrutural, mas não deixa de ser importante, justamente porque ele será um complemento do próximo item. A ideia é estruturar os objetivos de acordo com a execução, definindo prazos e prioridades.

Como estamos pensando na execução, é interessante pensar em responsáveis e na possível aplicação de frameworks da metodologia ágil para organizar as tarefas e entregas.

5º passo: Apresentação para a empresa 

Uma das principais vantagens do planejamento estratégico de TI é a possibilidade de ter um documento que facilite a comunicação com as outras áreas, especialmente a de negócios, que como já comentamos, costuma ter mais descompassos com a TI.

A área de tecnologia precisa falar a língua do negócio, se inserindo nos processos, se mostrando como uma figura relevante no processo de tomada de decisão, assumindo o posicionamento estratégico, pensando no planejamento.

Governança de TI e o planejamento estratégico de TI 

A governança de TI é um conjunto de diretrizes, habilidades, competências e responsabilidades assumidas pela diretoria e pelo time TI para guiar as ações organizacionais, de modo a controlar processos, gerenciar o planejamento estratégico, otimizar a aplicação de recursos, dar suporte para a tomada de decisões e garantir a segurança das informações.

Como a gestão de recursos é uma das atribuições da governança de TI, essa estrutura pode contribuir na tomada de decisões, criando critérios de priorização para garantir o alinhamento com os objetivos do negócio e gestão do portfólio, com base no retorno dos projetos e ativos para a organização.

Transformação digital: qual o momento certo de investir? 

É por meio da transformação digital que é possível desburocratizar etapas e setores, aumentar a produtividade, otimizar processos e dar mais espaço para o desenvolvimento das soft skills, com um grande potencial de gerar valor e receita para as organizações.

Por isso, é importante considerar no planejamento estratégico de TI o nível de maturidade digital da organização e os objetivos de crescimento, para selecionar os investimentos.

O papel do CIO está mudando: como se destacar 

Como já comentamos acima, o relacionamento entre áreas começa a ser cada vez mais fundamental, ainda mais quando os executivos de tecnologia começam a compreender profundamente todo o negócio, cheio de nuances e complexidades, podendo participar efetivamente do  planejamento estratégico da empresa, que vai refletir no planejamento estratégico de TI.

Planejamento estratégico de TI: colocando projetos em prática

A realidade é que, assim como não existem dois planejamentos iguais, também não existem respostas prontas para garantir a execução do planejamento estratégico de TI.

Entretanto, esse exercício garante passos muito importantes, como o alinhamento com a organização, e que TI e negócios estejam na mesma página, mostrando os resultados e o valor gerado por meio desse planejamento.

* Francisco Barguil é fundador e CEO da OPUS Software