Como dizer ‘não’ com elegância para reuniões desnecessárias via videoconferência

Além das festas de final de ano, um aspecto que marca o mês de dezembro é o aumento de encontros que existem nesta época: de amigo secretos a happy hours, o número de festividades costuma ser grande. 

Por conta da pandemia da Covid-19, boa parte desses eventos foi transferida para o mundo on-line, por meio de videoconferências. O problema: esse tipo de contato está um tanto quanto saturado, então é compreensível a vontade de escapar de alguns desses eventos para preservar a sanidade. 

E como fazer isso sem “criar um clima”? Executivos e psicólogos compartilharam com a Fast Company seus insights estratégicos sobre como dizer não profissionalmente. 

Seja honesto e transparente

Há uma razão pela qual é tradicionalmente considerada a melhor política: a honestidade nos torna todos humanos. Como observa Deb LeMere, vice-presidente da Datasite, as pessoas valorizam a transparência e, ao explicar como você se sente, você se conecta com seus colegas ou clientes de maneira diferente.  

“Saiba que se você está se sentindo cansado, é provável que outras pessoas também estejam. As pessoas com quem você está se reunindo podem ficar aliviadas por você ter apresentado uma solução diferente”, diz ela para a Fast Company. 

Ela sugere dizer algo assim: “Eu ainda gostaria que nos encontrássemos, mas você estaria aberto a um telefonema? Eu estive em várias videochamadas hoje e gostaria de dar 100% do meu tempo para ouvir e falar com você.” 

Crie estratégias com base no tamanho da reunião

Paula Wilbourne, psicóloga clínica e cofundadora e diretora científica da plataforma de saúde e bem-estar da Sibly, diz que todos dão o melhor de si usando várias estratégias.

Enquanto alguns gostam de ter essa conexão constante, outros precisam de tempo para se desconectar, sintonizar seu fluxo de criatividade e, em seguida, entrar em contato com colegas de trabalho para obter feedback.  

É por isso que os limites ainda importam; em alguns casos, são ainda mais importantes do que o pré-COVID-19. Ao dizer não, explica Wilbourne, maximizamos nossa eficiência e mantemos uma perspectiva positiva. Para ela, o tamanho da reunião é importante. 

Para uma conversa individual, um telefonema quase sempre será suficiente. Quando ela recentemente propôs isso, ela disse que a ideia foi muito bem recebida e, de fato, a outra pessoa parecia ecoar um sentimento de alívio por não ter que aparecer na câmera. 

Tenha uma discussão sobre qualidade versus quantidade com seu chefe

Embora estejamos nove meses em um experimento global de trabalho remoto, muitas organizações ainda precisam definir diretrizes claras ou melhores práticas para videoconferências.

Por medo de perder o engajamento dos funcionários ou perder o controle em tarefas necessárias, muitos gerentes estão agendando mais reuniões do que nunca, de acordo com Janeen Gelbart, CEO e cofundadora da empresa de consultoria de liderança Indiggo. 

Embora essa sobrecompensação não seja para causar estresse, muitos profissionais lutam para se concentrar se estão preocupados com sua aparência ou se seu cachorro vai interromper uma chamada. 

É por isso que Gelbart sugere ter uma conversa franca e franca com seu chefe sobre qualidade versus quantidade com o Zoom. Então, quando você for bombardeado com solicitações de reunião, você pode facilmente compartilhar porque você não vai entrar ou porque você acha que o zoom não é necessário. 

“Essa estrutura compartilhada permite uma cultura em que você pode recusar reuniões não essenciais em um contexto comum, levando a resultados mais eficazes”, explica ela. “O contexto compartilhado é mais importante para recusar com sucesso do que o meio usado para recusar a reunião.” 

Priorize a produtividade

Uma maneira de recusar uma reunião do Zoom profissionalmente é dar um motivo convincente por que participar de uma sessão de vídeo tem um impacto oposto ao pretendido em seu desempenho. 

Quando a maioria das pessoas se sente cansada e esgotada com as conversas cara a cara, sua produtividade no trabalho é inferior. Elas cometem mais erros, demoram mais para concluir os resultados e, no geral, realizam menos, explica a treinadora de negócios feminina Teresa Sabatine. 

Se o seu gerente está abarrotando sua agenda, sugira uma maneira mais estruturada de trabalhar para que você possa superar as expectativas. Isso pode ser parecido com o agendamento de blocos de tempo de “criatividade” e a limitação de quantos zooms acontecem por dia.  

“Esta programação de tecnologia mais intencional lhe dará permissão para enviar o e-mail ou pegar o telefone durante uma caminhada pela vizinhança, em vez de se sentir pressionado a aparecer para tudo via vídeo”, acrescenta ela. 

Reconheça quando um e-mail é suficiente

Você já saiu de uma reunião pensando consigo mesmo: poderia ter sido um e-mail? Se sim, você não está sozinho. Pode parecer desprezível oferecer um e-mail para substituir um vídeo, mas pode ser igualmente útil, dependendo do tópico.  

Por exemplo, o palestrante motivacional Keith L. Brown tinha um cliente que queria se encontrar virtualmente e ele explicou que esteve “conectado” a maior parte da semana e recomendou um e-mail mais elaborado. Embora a cliente tenha ficado decepcionada no início, ela acabou concordando que era mais do que suficiente. 

Na prática, você pode até usá-lo como um exercício de formação de equipe, já que muitos funcionários não estão nada entusiasmados com mais um coquetel Zoom.

Brown diz que pode parecer que todos enviam suas respostas por e-mail para definir perguntas e outros adivinham o tom do e-mail, com base nos memes usados e assim por diante. 

Seja criativo com alternativas

Outra opção de atualização que não é uma videoconferência ou um e-mail? Um passeio e conversa. Ashley Stahl, especialista em carreira da SoFi, recentemente teve várias reuniões agendadas com seu editor para finalizar seu livro. Embora amou o processo, ela precisava salvar seus olhos da tela. 

Ela sugeriu que, para fazer fluir a criatividade, a próxima sessão seria um telefonema ambulante. “Nós dois colocamos nossos fones de ouvido e começamos a andar. Cerca de 15 minutos após o início da ligação, estávamos mais envolvidos e animados do que o normal, e isso se tornou uma ocorrência mais regular daqui para frente ”, diz ela. 

Ou, se você quiser manter seus exercícios em uma experiência solo, a empresária Leena Alsulaiman sugere aproveitar o aplicativo de nota de voz em seu telefone.

“Se a reunião foi solicitada para discutir uma questão que você acha que poderia ser tratada de forma assíncrona, você pode enviar ao organizador uma nota de voz com sua entrada para responder e possivelmente negar a necessidade da chamada Zoom por completo”, ela compartilha. 

Peça uma agenda antes de aceitar

Às vezes é óbvio quando uma reunião não exige vídeo. Outras vezes, você está dentro de 10 minutos e está revirando os olhos internamente com a falta de propósito para a reunião. Gelbart diz que é razoável pedir uma agenda de reunião antes de aceitar um convite.

Examinando o que a sessão cobrirá, você pode determinar se sua presença é realmente necessária ou não. Suponha que não se encaixe em suas prioridades atuais, mas pode ser de interesse no futuro, comunique claramente quando você estiver pronto para discutir este tópico.

“Se não for relevante para você, é mais fácil recusar imediatamente, explicando que este não é o seu foco agora, em vez de manter alguém esperando para se encontrar com você”, explica ela. 

 Se você se reportar às pessoas que o estão convidando, Gelbart recomenda compartilhar suas áreas de foco atuais e perguntar se você ainda deve comparecer.