Como criar (e seguir) uma lista de tarefas quando você é procrastinador

Começamos esse texto com essa verdade universal: todo o mundo procrastina em algum momento. Seja porque a atividade a se fazer é algo que não se gosta ou por ser algo que demande muito tempo e esforço para ser executado. O problema acontece quando esse desejo de evitar ao máximo iniciar uma tarefa acabe atrasando prazos e prejudicando o trabalho de outras pessoas.

Para quem sente procrastinar é uma tendência dentro da sua rotina, existem diversos métodos criados para retomar o foco e a produtividade. Das principais dicas, a que costuma angariar o melhor custo-benefício costuma ser criar uma lista de tarefas. Se você não sabe como montar a sua ou já tentou e o resultado não foi esperado, confira essas dicas que podem ser úteis para a deslanchar a tarefa:

1) Divida um projeto grande em processos menores

Muitas vezes o que mais nos impede de começar um projeto é pensar em todas as coisas que precisam ser necessárias para concluí-lo. Por isso, vale a pena avaliar as ações necessárias para se finalizar um pedido e, com tudo escrito, executar cada fase como se fosse um projeto em separado. A sensação de “tarefa feita” pode ser bem motivadora.

Nos casos de demandas urgentes, procure iniciar o trabalho fazendo a parte que mais gosta. Na maioria das situações, o “começo” é a pior parte. E aplicar medidas que te estimulem a iniciar o serviço já costumar resolver a situação.

2) Crie uma lista de tarefas baseada em projetos ao invés de dias

Produzir uma lista diária costuma ser uma tarefa maçante por implicar escrever a mesma coisa de forma repetida e por diversos dias e observar o tamanho das tarefas crescer a cada dia.

Uma abordagem diferente para a criação da lista estaria em condicioná-la com a produção de um projeto em específico, realizando o controle das atividades que precisam ser feitas e do que está concluído. Nesse momento é importante ressaltar que a lista precisa te ajudar a otimizar sua vida — e, em muitos casos, controlar a demanda de uma tarefa em específico já cumpre com essa função.

3) Entenda o que pode ser eliminado ou automatizado da sua rotina

Uma consequência comum ao se montar uma lista é perceber tarefas que, com apoio de outras áreas ou mesmo uma conversa com o gestor ou colegas, podem ser facilmente ajustadas ou mesmo eliminadas.

Caso você se depare com uma situação assim, não hesite em buscar ajuda e entender o que pode ser feito para resolver a situação. Automatizar tarefas que podem (na verdade, devem) ser automatizadas proporciona mais tempo para atividades mais estratégias e também faz com que o serviço possa ser executado de forma mais independente.

4) Nos dias mais complicados, se comprometa a fazer apenas uma tarefa

A autora Alice Boyes (que já escreveu um livro sobre procrastinação e produtividade) explica em entrevista para Fast Company que quando se prender à sua lista parecer uma tarefa quase impossível, a melhor estratégia a se adotar é focar em terminar uma única atividade. De preferência, algo que já está na fila há algum tempo e que seja importante.

Com esse item terminado o funcionário pode escolher qualquer outra atividade para realizar.  De acordo com Boyes, o que em geral acontece é fazer outras atividades do seu dia a dia que não estavam elencadas, de forma mais tranquila e prazerosa do que as que você tinha separado.

5) Crie uma lista para de “pequenas grandes tarefas”

Para os dias em que se concentrar em atividades mais complexas realmente não for uma opção, vale voltar sua atenção para aquelas atividades que não são mais rápidas, não te proporcionam nenhum sentimento negativo e que, de uma forma ou outra, te ajudem em algum aspecto do ambiente de trabalho.

O objetivo é entender que, dependendo da situação, avançar em alguma questão mais elaborada realmente não vai ser possível. Mas isso não necessariamente significa que você precise passar todo o expediente chateado por não conseguir “ser produtivo”.  E essas tarefas mais básicas, mesmo que simples, representam sim algum tipo de progresso.