Burocracia não combina com transformação digital

Ao buscar na internet as palavras burocracia e corrupção encontramos conteúdos interessantes a respeito de como esses dois temas se interligam no desenvolvimento de um país ou mesmo de uma empresa. Para citar dois exemplos, o relatório “Burocracia e seus custos econômicos (2010)”, da FIESP, apresenta um mapeamento sobre os efeitos de processos burocráticos no Brasil, enquanto o estudo do Banco Interamericano de Desenvolvimento (BID) “Fin del Trámite Eterno: Ciudadanos, Burocracia y Gobierno Digital (2018)” traça uma relação entre corrupção e burocracia.

Mas o que esses termos têm a ver com a transformação digital?

Ao acompanhar o cenário empresarial nos últimos anos, sobretudo as empresas que mais defendem a transformação digital nos seus negócios, elas o fazem do site para fora, enquanto por dentro estão submersas em fluxos documentais baseados em papel.

Nos órgãos públicos, o cenário é ainda mais complexo. A quantidade de fluxos documentais baseados em papel é muito maior. O cidadão pode, por exemplo, vir a perder horas de trabalho para resolver problemas burocráticos.

Ainda há quem desista de continuar com os trâmites para atualização ou aquisição de um documento, perdendo a oportunidade de estar em dia com documentações importantes. Isso sem nos aprofundarmos no tema da corrupção, bem apresentado no relatório do BID, que nos faz acreditar que quem tem acesso rápido a um documento é quem tem dinheiro, e não quem tem o direito de tê-lo.

No mesmo estudo, o BID identificou que um fluxo documental presencial custava aproximadamente 40 vezes mais do que custaria em um ambiente digital. Outra pesquisa recente da Forrester Consulting aponta que a documentação digital é uma necessidade dos negócios, e reafirma que para cada documento que migra do meio físico para o digital há uma economia de 6 dólares.

Burocracia e prejuízo

Repensar a maneira como lidamos com documentos é uma necessidade inadiável – e eu presenciei duas situações que comprovam isso. A primeira, antes do início da pandemia, em uma instituição financeira, que contratou cinco caminhões para migrar os contratos de um armazém para outro bem maior. Os custos e riscos ali envolvidos eram incalculáveis. A segunda ocorreu durante a pandemia, quando conheci uma instituição pública que enviava os contratos para serem assinados via Uber, gerando custos extras desnecessários.

Está em marcha ainda uma revolução de sustentabilidade que projeta um mercado com faturamento da ordem de US$ 31 trilhões, ganhos também relacionados com as empresas e governos que adotarem as práticas ESG, o que engloba a revisão de processos e fluxos documentais em papel.

O que temos que pensar é: com tecnologia disponível, necessidade constante de diminuir custos e riscos, preservação do meio ambiente, obrigação de aprimorar a segurança no manuseio dos dados, e, principalmente, uma legislação que há 20 anos garante a validade jurídica da assinatura eletrônica, por que levamos tanto tempo para efetivamente fazer essa transformação digital dos fluxos e processos documentais?

Uma possível resposta está relacionada com a questão cultural. Vale dizer que segurar uma escritura pública referente à compra de um imóvel dá, sim, uma sensação de propriedade, posse, até segurança, o que é bem diferente da sensação de simplesmente guardar um arquivo em PDF da mesma escritura no HD do nosso computador. Mas seria só isso?

Sinceramente, acredito que não. Os fluxos documentais fazem parte dos trabalhos invisíveis executados regularmente sem que percebamos a quantidade e a complexidade dos fluxos documentais no nosso dia a dia.

Não é de hoje que contamos com tecnologias que garantem que um documento possa ser assinado digitalmente atendendo às exigências legais, com integridade, comprovação da identidade dos assinantes e demonstrando que houve intenção do assinante em fazer parte do fluxo documental.

Nada pode ser mais democrático do que o direito de acessar de maneira rápida e segura os nossos documentos, sem deslocamento ou horas em filas. O fluxo documental digital não trata apenas de aprimorar a experiência do usuário, como também de melhorar o exercício da cidadania.

Um convite que eu faço: da próxima vez que escutar o termo transformação digital, pense em como você lida com seus documentos no dia a dia. Reflita sobre como a sua empresa vem fazendo isso. E, por que não, como os órgãos públicos com os quais você se relaciona tratam essa questão.

* Eduardo Jordão é senior channel manager de Adobe Sign no Brasil