8 sinais de que você calculou mal uma importante iniciativa de TI

Quando se trata do sucesso da iniciativa de TI, o tempo pode ser mais importante do que você pensa

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3:37 pm - 22 de fevereiro de 2023

Planejar e lançar uma grande iniciativa de TI pode ser o maior desafio de um CIO. Tudo tem que dar certo: a tecnologia, os objetivos, a plataforma financeira e o mais importante de tudo, o timing. Se lançar uma iniciativa muito cedo, a tecnologia pode ser prematura e defeituosa. Por outro lado, não iniciar o projeto em tempo hábil pode significar ficar para trás dos concorrentes, talvez até fatalmente.

Saber exatamente quando lançar uma iniciativa crítica de TI requer conhecimento profundo da empresa, do mercado e da tecnologia. A maioria dos CIOs já possui esses atributos, mas também é importante saber o que não fazer. É por isso que é fundamental evitar os seguintes oito erros potencialmente fatais.

Liderança defeituosa

A liderança é um componente-chave no timing bem-sucedido de qualquer grande projeto de transformação, à frente da estratégia e da tecnologia, diz Suneet Dua, Diretor de Receita e Crescimento de Produtos e Tecnologia da empresa de consultoria de negócios PwC. A liderança inadequada e o baixo envolvimento da equipe podem levar a atrasos e erros que desperdiçam tempo.

“Identificar rapidamente onde os erros foram cometidos e trazer seu pessoal na jornada de correção, em vez de mantê-los no escuro, pode ser uma ferramenta poderosa ao fazer o controle de danos”, observa ele.

Muitos erros de tempo de TI se resumem a uma desconexão entre TI e outros departamentos da empresa. “Para impulsionar a adoção bem-sucedida de iniciativas de TI, os líderes de TI devem operar fora das restrições do departamento de TI e trazer cada líder C-suite em sua jornada de transformação digital”, aconselha Dua.

Planejamento ruim

O planejamento defeituoso geralmente leva a um timing inadequado, especialmente quando uma iniciativa entra em conflito com as operações de negócios estabelecidas. “Muitas vezes, as equipes de TI não consideram outras atividades, que não sejam de TI, que possam afetar sua base de usuários e sua capacidade de colaboração”, diz Seth Lively, Líder Digital dos EUA na empresa de consultoria de TI PA Consulting. A confusão ocorre quando a iniciativa arruína inadvertidamente a sincronização departamental.

A Lively acredita que a melhor maneira de cronometrar corretamente uma importante iniciativa de TI é criar um escritório de gerenciamento de transformação (TMO), ou entidade semelhante, que coordenará atividades e dependências. “Um TMO estabelece a estrutura para rastrear os benefícios de grandes programas de transformação e fornece uma equipe centralizada para conectar as partes do negócio envolvidas na transformação”, explica ele.

Iniciativas inoportunas acabam resultando em adoção insatisfatória, adverte Lively. “Se as dependências e iniciativas forem planejadas adequadamente, as partes interessadas do negócio estarão engajadas durante as principais partes do desenvolvimento da solução”.

Horários sobrecarregados

Os líderes de TI já têm muito com o que lidar, observa Kevin Shuler, CEO da empresa de consultoria de tecnologia Quandary Consulting Group. Portanto, a maioria dos CIOs se concentra em operações críticas para os negócios, já que a manutenção dos sistemas corporativos existentes é uma prioridade. “Trata-se de não se afogar primeiro e, em seguida, usar o tempo e os recursos adicionais de TI para atender a outros requisitos”, explica ele.

Para criar o tempo necessário para nutrir uma iniciativa potencialmente transformadora, Shuler aconselha os CIOs a explorar maneiras de aumentar sua força de trabalho sem adicionar custo extra ou membros da equipe. Ele sugere o uso de plataformas de low-code. “Eles podem ampliar a produção dos desenvolvedores usando trechos de código pré-fabricados”, diz Shuler. “Isso reduz drasticamente o tempo de desenvolvimento, ajudando a TI a acompanhar as tarefas”.

Shuler acrescenta que um programa de desenvolvimento cidadão também pode liberar tempo extra, embora estruturas de governança devam ser criadas para garantir que o programa permaneça no caminho certo. “Ainda assim, delegar tarefas menos essenciais a funcionários treinados em low-code pode melhorar a produção sem consumir recursos de TI”, observa ele.

Compromisso fraco

A indecisão e um baixo apetite por risco são dois motivos comuns pelos quais os CIOs frequentemente atrasam uma importante iniciativa de TI. “Líderes ágeis e voltados para o futuro colocam a velocidade de execução no centro das discussões de desempenho; líderes de TI indecisos tendem a confiar em decisões consensuais e avaliações de risco sem fim”, diz Colm Sparks-Austin, Presidente e Diretor Administrativo da empresa de consultoria de negócios Capgemini Canada.

Para cronometrar corretamente uma grande iniciativa de TI, o tomador de decisão deve alinhar a iniciativa com os objetivos de negócios. “Se a empresa não está liderando a iniciativa ou não está ciente disso, fica claro que algo está errado”, diz Sparks-Austin.

Os CIOs também devem garantir que estão analisando todos os gastos com TI por meio de uma lente de metas de negócios, aconselha Sparks-Austin. Essa técnica — combinada com medidas discretas de sucesso que correspondem às metas de negócios durante um determinado período de tempo — pode reparar o dano de uma iniciativa inoportuna, observa ele.

Financiamento inadequado

Financiamento irrealista quase sempre desempenha um papel importante no timing da iniciativa, observa Ravi Malick, CIO da Box, fornecedora de ferramentas de gerenciamento de conteúdo baseado em nuvem, colaboração e compartilhamento de arquivos. Financiamento excessivamente otimista é quase sempre uma parte importante da equação quando uma iniciativa falha, observa ele. É sempre melhor esperar do que lançar uma iniciativa subfinanciada.

O subfinanciamento não aparece do nada, diz Malick. Ocorre como uma combinação de coisas, como hardware, software e preços de mão de obra. “Saber onde concentrar sua energia de negociação para obter o preço mais baixo é a chave para ficar dentro do orçamento e garantir que você não precise fazer concessões mais tarde, o que prejudicará a iniciativa”.

Confiar no status quo

Líderes de TI otimistas esperam que o ambiente de negócios permaneça o mesmo, ou talvez até melhore, durante todo o processo de desenvolvimento e implantação da iniciativa. Isso pode ser uma suposição perigosa, no entanto. “Eventos macroeconômicos e desafios internos de lucratividade têm um efeito dramático na disposição de uma organização de continuar investindo em iniciativas tipicamente grandes, caras, plurianuais e de vários provedores”, diz Eric Lefebvre, CTO do provedor de software de compliance fiscal Sovos.

Para evitar surpresas financeiras desagradáveis, Lefebvre sugere dividir a iniciativa em partes gerenciáveis que agregam valor incremental ao longo da vida do projeto. “Por exemplo, em vez de esperar três anos pelo sucesso, comece com uma entrega inicial de seis meses de algum recurso básico de produto mínimo viável [MVP]”, ele recomenda.

Os aumentos trimestrais de capacidade, observa Lefebvre, produzirão algum nível de benefício, mesmo que a iniciativa completa esteja a meses ou anos de distância da implantação total. Os CIOs também devem planejar com a expectativa de que o financiamento possa acabar após os resultados de qualquer trimestre, ele aconselha. “Essa [atitude] garante que o plano seja defensável e possa ser facilmente pausado até que as condições sejam mais propícias ao investimento”.

Coordenação deficiente das partes interessadas nos negócios

Iniciativas de TI, frequentemente, afetam processos críticos de negócios, e nem sempre de forma positiva. Cronometrar uma iniciativa para garantir que as partes interessadas afetadas possam se adaptar e adotar mudanças com o mínimo de risco é fundamental, diz Ola Chowning, Sócia da empresa global de consultoria e pesquisa de tecnologia ISG.

“Um exemplo pode ser fazer alterações em um sistema de relatórios financeiros durante a temporada orçamentária ou antes do final do mês ou, ainda mais impactante, no final do ano”, observa ela.

Distração

Os líderes de TI são responsáveis por uma variedade de responsabilidades críticas que podem resultar em perda de tempo. Atender a uma série de tarefas diárias urgentes pode resultar em iniciativas inoportunas.

Enquanto ocupado com outras funções, um CIO pode facilmente se tornar reativo em vez de proativo, diz Jeremy Richard, Chefe de TI e segurança do provedor de plataforma de inteligência de ativos Armis. “Em um mundo de tecnologia em constante evolução, os líderes de TI devem ser visionários com fortes habilidades de planejamento, sempre atentos aos objetivos corporativos para garantir o tempo e a execução adequados das principais iniciativas”, explica ele.

Richard observa que o dano causado por uma iniciativa fora de hora pode ser mitigado e, às vezes, até reparado, com planejamento adequado e comunicação aberta. “As equipes devem definir metas e expectativas claras e mensuráveis para lidar com o contratempo, bem como planejar a execução adequada da próxima vez”, diz ele, acrescentando que o líder de TI também deve analisar por que a iniciativa foi inoportuna e o que poderia ser melhorado para a implantação de iniciativas futuras.

A contagem regressiva final

Nunca há um momento perfeito para lançar uma grande iniciativa de TI, especialmente um projeto que tenha um amplo impacto multifuncional ou empresarial. A melhor maneira de reduzir a interrupção é com um planejamento diligente, diz Malick, da Box.

“Comece fazendo com que as pessoas se sintam alinhadas e apoiadas e, em seguida, certifique-se de que a governança esteja em vigor para ajudar a manter o foco e adiar projetos que podem ser despriorizados”, aconselha. “Finalmente, garanta o financiamento necessário – não mínimo”.

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