8 dicas para evitar o burnout da equipe de TI durante uma pandemia

Nunca antes os prós e os contras de trabalhar em casa se tornaram mais óbvios do que em 2020, quando o coronavírus deu início a um êxodo em massa de escritórios corporativos em todo o mundo. No início, os funcionários revelavam sua capacidade de dormir até tarde e de passar mais tempo com a família.

Logo a realidade distorcida da pandemia se instalou. Os dias de trabalho se tornaram mais longos na ausência de deslocamentos diários. Os olhos dos trabalhadores ficaram vidrados enquanto assistiam a uma maratona de reuniões diárias do Zoom. Seus dedos se espalharam por teclados e telas sensíveis ao toque, enquanto eles respondiam ansiosamente a e-mails durante a noite.

O novo normal é uma espécie de Twilight Zone da vida real, cujos efeitos na produtividade, bem-estar e outros aspectos merecem atenção. Enquanto 63% dos 20.000 funcionários pesquisados pela Lenovo em maio dizem que se sentem mais produtivos trabalhando em casa, muitos citam a redução das conexões pessoais com colegas, problemas em conciliar trabalho e vida doméstica e distrações domésticas como desvantagens.

“A distinção entre a vida profissional e a vida pessoal acabou”, diz o CIO da Guardant Health, Kumud Kalia. “Coisas que pareciam pouco profissionais há seis meses agora são vistas como rotina”.

Os CIOs que viram as coisas boas, ruins e feias dessa nova forma de trabalhar oferecem dicas para manter os funcionários focados e produtivos durante o período de trabalho em casa.

Seja flexível

Este experimento do home office na pandemia é novo para a maioria dos trabalhadores, então mostre paciência com os funcionários que lutam para equilibrar estar presente para suas famílias com a realização do trabalho, diz Kalia, do Guardant. Além disso, o estresse aumentará quando os pais se prepararem para mandar seus filhos de volta à escola pela primeira vez em meses. “Não existe uma solução única para isso”, diz Kalia.

Também é responsabilidade dos líderes de TI facilitar as transições de novas contratações. Esse é um grande motivo pelo qual Kalia lançou o Barista, um chatbot que ajuda na integração remota respondendo a perguntas sobre benefícios corporativos, suporte técnico, onde obter treinamento de segurança cibernética e outras dúvidas. Os funcionários acessam o software por meio da interface do Slack da empresa.

Facilite comunicações regulares

O CIO da NetApp, Bill Miller, entra em contato com sua equipe regularmente e pede que seus subordinados diretos façam o mesmo para oferecer suporte, ajudar com os desafios e permanecer conectados. Isso elevou os relacionamentos de sua equipe de TI, pois eles lidavam com os desafios de trabalhar remotamente. “Precisamos de interação humana e estar atento para garantir que isso aconteça é importante para manter o ânimo alto”, diz Miller. “Estamos juntos nessa”.

A equipe do Oldcastle APG pontua sua semana de trabalho com intervalos virtuais para o café, Lunch and Learns e TED Talks, diz Kim Trevisan, CIO da construtora. No mínimo, essas saídas virtuais mantêm as pessoas que normalmente se veriam no dia a dia mais conectadas aos colegas.

A reunião antes da reunião

Torne as reuniões mais significativas oferecendo material “pré-lido” por meio de canais de colaboração, dando a cada pessoa tempo para compartilhar, diz Miller. “Isso é algo que nem sempre acontecia em uma sala de conferências porque as maiores vozes frequentemente dominavam a conversa”, diz Miller. Isso ajuda a manter as reuniões mais curtas e produtivas, proporcionando aos funcionários tímidos mais conforto para compartilhar. Isso está “trazendo à luz mais ideias, mais perspectivas e aprofundando o sentimento de inclusão e pertencimento”, diz Miller.

A CIO da CommScope, Karen Renner, limita suas reuniões a 50 minutos e as registra para que a equipe que não pode comparecer a todas as reuniões possa acompanhar seu próprio cronograma.

Informalizar e mobilizar a reunião

O CTO da Equifax, Bryson Koehler, incentiva a equipe individual a iniciar videochamadas improvisadas que duram apenas cerca de 5 minutos, um alívio da rotina de chamadas consecutivas. “Uma videochamada de cinco minutos substitui uma conversa no corredor”, diz Koehler. “As pessoas estão mentalmente exaustas, então estamos tentando ser mais cuidadosos com as reuniões”.

Na Land O’Lakes, o CIO Ted Bekele incentiva sua equipe a levar o celular para videoconferências e dar uma caminhada para esticar as pernas. Quando possível, limite as reuniões a 6 ou 7 pessoas, o que incentiva mais pessoas a se envolverem.

Escreva uma vez, leia amanhã

A menos que seja uma emergência, você não precisa responder a esse e-mail tarde da noite. “Se estou enviando e-mails à meia-noite, todos os outros vão sentir que precisam fazer o mesmo”, afirma Karen Renner, CIO da CommScope. “O equilíbrio entre vida pessoal e profissional começa com os exemplos que damos”.

Siga a prática de Trevisan em Oldcastle: escreva um e-mail no final da tarde – enquanto ainda está fresco na sua cabeça – mas programe-o para ser enviado no dia seguinte. Dessa forma, a equipe não sente a ansiedade de ler, muito menos responder a um e-mail de trabalho antes de dormir, parte da ótica de manter o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal, se ele permanecer. Trevisan acrescenta: “Não é um equilíbrio entre vida pessoal e profissional; é integração trabalho-vida”.

Monitore a produtividade do local de trabalho

O esgotamento geralmente se apresenta como uma trepadeira lenta e insidiosa, em vez de um colapso histriônico. Se a cadência de funcionários de alto desempenho começar a diminuir, isso pode ser um sinal de alerta.

Land O’Lakes monitora as tendências de produtividade dos funcionários com o Microsoft Workplace Analytics, que rastreia tudo, desde o envolvimento dos funcionários por meio de dispositivos de trabalho, sessões do Microsoft Teams e mensagens instantâneas. Com esses dados, Bekele pode ver se os funcionários estão trabalhando mais horas e recomendar folga e buscar um equilíbrio mais saudável entre vida pessoal e profissional.

Facilite a diversão em família

Que o trabalho agora aconteça em casa significa que a vida doméstica dos funcionários se sobrepõe, então incentive as pessoas a compartilhar mais. A equipe da Equifax compartilha fotos de como eles estão relaxando e fazem apresentações familiares. Os funcionários da Land O’Lakes reservam tempo para videoconferências de seus filhos para mostrar suas criações de Lego. Os funcionários da Guardant designam um horário para ler histórias para os filhos dos colegas.

“Estamos vendo eventos sociais virtuais criativos, como pet shows e bate-papos com as crianças”, diz Renner. “Esta é uma forma divertida de aliviar a carga, unir-se e levar algum tempo em equipe para relaxar”.

Mandato de descanso e relaxamento

Os funcionários da CommScope são incentivados a tirar todo o seu tempo de férias a cada ano para se refrescar e recarregar regularmente, diz Renner. Ela acrescenta que lembretes automáticos por e-mail lembram a equipe de agendar folgas regularmente em seus calendários.

Como os CIOs sabem que essas dicas estão funcionando? “As pessoas ainda têm um bom senso de propósito sobre o que estamos tentando realizar, apesar da transição cultural de trabalhar em casa”, diz Trevisan.