7 formas de garantir efetivamente o alinhamento entre TI e Negócios

Em um universo ideal, a TI e o mundo dos negócios estariam perfeitamente alinhados, com a TI fornecendo aos líderes de negócios os planos estratégicos e os recursos necessários para atingir o máximo desempenho, eficiência e lucros.

No entanto, como você deve ter notado, buscar a perfeição pode ser uma busca um tanto incerta. No mundo real, os líderes de TI geralmente ficam imaginando se os planos que criaram e as tecnologias que selecionaram estão realmente atendendo às expectativas da empresa. Os líderes de negócios, por sua vez, frequentemente se preocupam porque a TI não está totalmente sintonizada com as necessidades e desafios reais da empresa.

Felizmente, existem métodos comprovados que permitem aos líderes de TI obter uma compreensão clara da relação TI-Negócios. As sete sugestões a seguir mostram como construir uma parceria produtiva que irá satisfazer as necessidades das partes interessadas enquanto atende às restrições de tempo e orçamento de TI.

Construir relações comerciais estreitas

Seja cara a cara ou zoom a zoom, os líderes de TI devem reservar um tempo para se reunir e discutir assuntos importantes com os líderes de negócios em sua empresa. “Um componente-chave para um bom diálogo é simplesmente falar em português claro, mesmo quando se tenta explicar questões técnicas complexas”, aconselha Nidal Haddad, Diretor de Ecossistemas e Alianças na consultoria de negócios da Deloitte Consulting.

Construir um alinhamento estreito entre TI e negócios requer o compromisso de discussões sérias e perspicazes. Imagine, por exemplo, uma conversa sobre Inteligência Artificial. Neste exemplo, o líder de negócios deseja adotar a tecnologia, mas não entende que a IA é principalmente baseada na nuvem ou que funciona melhor quando alimentada por grandes quantidades de dados. “Ao explicar os conceitos por trás da IA de maneira clara, o líder de negócios pode ser apresentado aos blocos de construção da IA e o líder de TI pode desenvolver uma estratégia aceitável”, diz Haddad.

Para construir laços fortes e próximos, o gerenciamento de TI também precisa ouvir e aprender com seus colegas de negócios. “Os líderes de TI não podem criar um plano para permitir as prioridades de negócios no vácuo”, explica Haddad. “É melhor pedir aos líderes [de negócios] que compartilhem seus planos, eliminando as suposições sobre as necessidades e intenções dos negócios”. Lembre-se também de que a TI é um ator fundamental na definição da visão corporativa. “Os departamentos de TI mais bem-sucedidos atuam como capacitadores poderosos, ampliando a estratégia do negócio e aumentando seu sucesso”, afirma.

Um relacionamento interpessoal próximo é poderoso porque “checa as iniciativas de TI em relação aos planos de crescimento do negócio”, diz Deb Gildersleeve, CIO do desenvolvedor de plataforma de construção de aplicativos QuickBase. “O pessoal de TI não deve ter medo de entrar em contato com seus colegas, seja em marketing, contabilidade ou qualquer outro departamento, para entender melhor seus pontos fracos e fazer um brainstorm de soluções juntos”, ela aconselha, observando que ferramentas de colaboração, como o Slack, são “inestimáveis para manter um diálogo livre e aberto”.

Faça as perguntas certas

Ao se reunir com colegas de trabalho, é natural concentrar-se nas questões relacionadas às tecnologias, estratégias e operações de TI. No entanto, esses tópicos são um território estranho para a maioria dos líderes empresariais. “Exige que eles representem seu trabalho, e eles não são muito bons nisso porque nunca foi o trabalho deles”, explica Rob Collie, fundador e CEO da P3, uma empresa de consultoria de inteligência de negócios.

Collie acredita que é muito mais útil e produtivo perguntar aos líderes empresariais sobre seus próprios trabalhos, incluindo sua visão das tendências de mercado e os principais desafios de negócios que enfrentam. “É nosso trabalho no lado de TI avaliar onde as soluções de tecnologia podem ser colocadas on-line para atender a essas necessidades”, afirma ele. “Essa é realmente a essência da declaração de missão de TI”.

Construir confiança

Relacionamentos de sucesso são construídos sobre confiança, transparência, respeito mútuo e objetivos compartilhados. Conexões profissionais não são diferentes. “Garantir que você tenha um conhecimento profundo dos negócios de seus parceiros, assumir responsabilidade extrema pelos desafios e ser vulnerável são fatores necessários para a construção de parcerias estreitas”, observa Andrew Palmer, CIO para a região dos EUA na Liberty Mutual Insurance.

Deixar de alinhar os interesses de TI e negócios corrói gradualmente a confiança conquistada com dificuldade. “Isso alimenta o ceticismo nas estratégias de tecnologia, promove uma cultura de culpa, reduz a paciência e força o planejamento a níveis improdutivos de detalhes, resultando em uma falsa sensação de precisão”, diz Palmer. Quando os líderes de negócios têm confiança em sua organização de TI, tudo se move mais rápido. “A tomada de decisões é mais nítida, a assunção de riscos aumenta e as equipes passam mais tempo executando do que planejando”.

Criar e cultivar uma cultura que ofereça suporte à comunicação aberta e constante é outra chave para construir uma colaboração de negócios e TI próxima e confiável. “O resultado é uma equipe com metas e objetivos compartilhados”, disse Merim Becirovic, Diretor-Gerente de TI Global e Arquitetura Corporativa da consultoria de negócios Accenture. Os líderes de TI devem convidar os líderes de negócios para discutir os desafios e objetivos dos processos de negócios do dia a dia e como a TI pode ajudar a melhorar a velocidade, eficiência e inovação. “Essa cultura de comunicação bidirecional e feedback encorajador… podem permitir que a TI e a empresa saibam como continuar melhorando a colaboração”, observa ele.

Torne-se um motivador

A maioria dos líderes de negócios espera que a TI seja o motor que impulsiona o sucesso empresarial. “Apenas visando atender definidas necessidades de negócios é vendê-lo curto”, diz Aviv Ben-Yosef, Consultor Executivo e Coach Independente do setor de tecnologia. “As melhores equipes de TI do mundo trazem sua própria inovação para resolver as necessidades de negócios”.

Entenda que os líderes de negócios podem ainda não estar cientes de tecnologias novas ou aprimoradas importantes. É responsabilidade do líder de TI, diz Ben-Yosef, alertar colegas de negócios sobre tecnologias disruptivas e transformadoras com potencial para mudar todo o cenário de negócios, bem como inovações menores que podem levar a melhorias de desempenho e mercado incrementais.

Meça com métricas

Métricas e indicadores-chave de desempenho (KPIs), refletindo os resultados de negócios de sistemas e processos críticos, são ferramentas valiosas que podem ajudar os líderes de TI e de negócios a determinar o quão bem as operações de TI estão alinhadas com as necessidades de negócios. “Exemplos de KPIs orientados a resultados de negócios incluem rastrear se os programas que você entregou forneceram benefícios de negócios e rastrear o tempo de inatividade dos funcionários como resultado de problemas de TI”, disse Chris Fielding, CIO da Sungard Availability Services, uma empresa de serviços de TI.

As organizações de TI geralmente definem métricas e KPIs para atividades que podem controlar diretamente, como tempo de atividade do serviço, capacidade de resposta do help desk e o tempo necessário para atualizar sistemas e corrigir bugs. “Todas essas são medidas valiosas e importantes de eficiência”, observa Haddad. Lembre-se, porém, de que ser eficiente é um jogo decisivo para as empresas, portanto, nunca é uma boa ideia tentar ocultar KPIs abaixo da média. “Um líder de TI deve assumir a responsabilidade e compartilhar as mesmas métricas de seus colegas de negócios”, ele aconselha.

Do outro lado da moeda, a TI deve ser capaz de explorar as métricas de negócios para avaliar o quão bem está dando suporte às operações essenciais da empresa. “Por exemplo, se aumentar as vendas é a meta de negócios, a TI pode se perguntar se criou as ferramentas de que as vendas precisam para vender com eficiência”, diz Haddad.

Aprenda com as pesquisas

As pesquisas devem ser elaboradas com o objetivo de fornecer insights profundos sobre a visão geral do negócio, incluindo estratégia, principais prioridades e recursos necessários. As pesquisas de TI tradicionalmente se concentram em tecnologia e qualidade de serviço em áreas como suporte de help desk, confiabilidade de entrega, estabilidade e segurança de sistemas, observa Palmer. Os tempos mudaram, no entanto. Uma pesquisa moderna deve direcionar as maneiras como a TI pode ajudar a impulsionar a visão de negócios. “O objetivo é capturar os resultados necessários para vencer a estratégia central, como crescimento, lucro, experiência do cliente e inovação”, diz Palmer.

As perguntas da pesquisa variam, dependendo dos respondentes-alvo. “A chave é criar pesquisas curtas e permitir flexibilidade nas respostas”, recomenda Becirovic. “O feedback qualitativo é tão importante quanto as porcentagens”, acrescenta.

Realizar avaliações contínuas

Como qualquer iniciativa de otimização de negócios, o alinhamento de TI/negócios deve ser visto como um projeto aberto. “Estabeleça processos para garantir redundância e supervisão para determinar se o relacionamento é bem-sucedido ou precisa de melhorias”, sugere Gildersleeve. “Trata-se realmente de manter um diálogo constante e consistente com as contrapartes em toda a empresa”, observa ela.

Avaliar o alinhamento deve ser uma conversa constante no gerenciamento de TI. “Com verificações de alinhamento consistentes e frequentes, a equipe de TI evoluirá de reativa para proativa”, observa Haddad. “Uma equipe de TI proativa trabalha para corrigir e resolver os problemas antes que eles ocorram, em vez de esperar que um problema force o controle de danos e a recuperação”.