7 dicas para liderar vários projetos de TI ao mesmo tempo

O CIO de hoje pode se sentir um artista de circo, manipulando simultaneamente vários projetos e, ao mesmo tempo, certificando-se de que nenhum deles caia no chão. A pandemia acrescentou urgência a esse problema, com mandatos de trabalho em casa colidindo com a necessidade de acelerar as transformações digitais. Em breve, entretanto, quando o mundo começar a emergir da pandemia Covid-19, o malabarismo ficará ainda mais intenso à medida que trabalho remoto, segurança, transformação digital, automação e outras iniciativas urgentes começam a exigir atenção renovada e conclusão rápida.

Como a pressão se tornará intensa, é importante traçar estratégias agora como você planejará gerenciar vários projetos essenciais sem sacrificar tempo, orçamentos ou qualidade. As sete dicas a seguir ajudarão você a não deixar a bola cair..

Seja um líder de projeto, não um gerente

Um erro crítico que muitos executivos de TI cometem ao gerenciar vários projetos é se enxergar apenas como gerentes de projeto, e não como líderes. “Em vez de apenas gerenciar orçamento, cronograma, escopo, qualidade e riscos, [você] também precisa liderar as pessoas”, explica Byron Love, Gerente do Programa de Serviços de Proteção Cibernética da empresa de defesa Raytheon Intelligence and Space. “Os gerentes de projeto que acreditam que podem gerenciar projetos sozinhos levarão suas equipes e organizações ao fracasso”.

Líderes bem-sucedidos treinam equipes – e gerentes de projeto individuais – para servir como sensores humanos que irão imediatamente transmitir um sinal de alerta se uma iniciativa apresentar problemas graves. “Eles motivam [equipes e gerentes] a aplicar seus conhecimentos de uma maneira que mantém os projetos nos trilhos”, diz Love. “Quanto mais complexos os projetos e quanto maior o número de projetos, mais experiência e talento em liderança de gerenciamento de projetos são necessários para o sucesso”.

Considere o quadro geral

Ao enfrentar vários projetos de TI, é importante ter uma compreensão clara das prioridades atuais da empresa. Ao saber quais iniciativas são mais urgentemente necessárias, funcionários e outros recursos podem ser alocados para iniciativas de alta prioridade, enquanto empreendimentos menos importantes podem continuar progredindo em um ritmo menos furioso. “As organizações exigem muito da TI para uma ampla variedade de projetos interessantes e impactantes”, observa Heidi Norman, Diretora Interina de Inovação e Desempenho da cidade de Pittsburgh. “Cada pedido vem com um senso de urgência e, muitas vezes, falta clareza nos detalhes, que é onde os problemas começam a germinar”.

Norman sugere construir laços fortes com a gestão empresarial e outras partes interessadas importantes para atender às suas necessidades e expectativas, bem como para priorizar iniciativas e manter os projetos no caminho certo. “A falta de comunicação e atenção ao gerenciamento da mudança tende a ser o maior, ou talvez o mais comum, erro”, diz ela.

David Birdsall, Gerente Sênior do The Parker Avery Group, uma empresa de consultoria de varejo e bens de consumo, acredita que 80% do sucesso do gerenciamento de projetos está na comunicação. “Você precisa ser capaz de… relatar o status e as principais conclusões para que a organização entenda o que está acontecendo”, afirma. A comunicação aberta também ajuda um líder de TI a aprender quais empreendimentos precisam de atenção imediata, bem como projetos que podem ser tratados no futuro.

Designar um gerente de programa

Quando vários projetos de alta prioridade ameaçam sobrecarregar os recursos disponíveis, pode ser um sinal de que é hora de nomear um gerente de programa permanente ou temporário. Trabalhando em período integral ou parcial e reportando-se diretamente ao CIO, o gerente do programa é responsável por lidar com os relatórios de status do projeto e desenvolver processos para identificar e gerenciar riscos, lidar com itens de ação e resolver problemas pendentes conforme eles surjam. Em muitas organizações, o gerente do programa também lida com tarefas de gerenciamento de recursos e orçamento.

Um gerente de programa acelera os projetos, identificando quaisquer restrições ou dependências principais enfrentadas pelos empreendimentos atuais, dando aos gerentes de projeto individuais mais tempo para se concentrarem nas tarefas principais, diz Birdsall. “Além disso, o gerente do programa pode oferecer supervisão adicional e/ou assistência a cada gerente de projeto para garantir que as tarefas estejam progredindo conforme planejado”, acrescenta.

Confie em suas equipes

Quando uma iniciativa começa a atrasar, muitos líderes de TI cometem o erro de ignorar o gerente do projeto e tentar microgerenciar a iniciativa eles próprios.

“Em vez de confiar em sua equipe e delegar [responsabilidades], eles podem sentir a necessidade de fazer parte de todas as decisões tomadas em um projeto”, disse Chrystal Taylor, Geek da SolarWinds, fornecedora de software de gerenciamento de TI e monitoramento de rede. “Se você não pode confiar na equipe para realizar as tarefas de forma eficaz dentro de um projeto, então você não montou a equipe certa para o trabalho”, avisa.

A menos que os projetos estejam intimamente integrados ou relacionados, Taylor recomenda nunca nomear membros da equipe para mais de uma iniciativa. Os membros da equipe precisam ser capazes de se concentrar na tarefa em questão e não se distrair com problemas associados a outro projeto. Também é importante manter os membros da equipe informados por meio de seu gerente. “A prioridade da tarefa e do projeto não deve ser desconhecida ou confusa para eles”, observa Taylor. “Sair do caminho para permitir que as pessoas prosperem dentro de suas habilidades e apenas intervir quando for absolutamente necessário para orientar ou redirecionar as prioridades gera sucesso para todos”.

Aproveite a automação

Os líderes de TI que deixam de usar a automação para acelerar o desenvolvimento de projetos estão atrapalhando desnecessariamente suas equipes desde o início. “Buscar melhorar a eficiência, principalmente por meio da automação de tarefas repetitivas, economiza tempo e dinheiro”, afirma Taylor.

A automação torna processos complexos facilmente repetíveis e menos sujeitos a erros, diz Kyle Mizell, Vice-Presidente de Engenharia da AIM Consulting, consultoria de TI e fornecedora de tecnologia. “Houve muitos avanços na automação que reduzem a intervenção manual e/ou humana”, observa. “Esses avanços ajudam a simplificar e reduzir a quantidade de ‘peças móveis’ com o lançamento do seu projeto”.

A tecnologia de automação de processos robóticos (RPA), por exemplo, usa machine learning (ML) e inteligência artificial (AI) para executar de forma rápida e automática muitos tipos diferentes de tarefas repetitivas que normalmente consomem tempo, especialmente em processos de extração e migração de dados.

Evite duplicação

Muitos líderes de TI adquirem o hábito de examinar cada projeto individualmente, deixando assim de verificar proativamente as dependências ou as interações compartilhadas entre as iniciativas. Em vez disso, converse com cada líder de equipe para ver se pode haver uma maneira de compartilhar recursos entre os projetos em andamento, agilizando os cronogramas de desenvolvimento e implantação.

“A melhor maneira de lidar com vários projetos de TI é analisá-los de várias perspectivas diferentes, ou ‘lentes’”, diz Ruth Anne Guerrero, uma instrutora de gerenciamento de projetos de TI na empresa de treinamento de software DevelopIntelligence. “Cada ‘lente’ examina um conjunto diferente de características do projeto e podem revelar oportunidades de sinergia entre vários projetos”.

Visualizar projetos por meio de múltiplas lentes também pode levar à descoberta antecipada de requisitos redundantes ou conflitantes, ao mesmo tempo em que garante o uso eficiente de recursos e minimiza a confusão do usuário final. “Olhar para vários projetos juntos, usando várias lentes, pode revelar oportunidades para agrupar mudanças de software e agilizar todo o trabalho de projeto associado, beneficiando tanto os recursos do projeto quanto suas partes interessadas”, disse Guerrero.

Fique no alvo

Embora muitos líderes de TI se orgulhem de suas capacidades multitarefa, tentar fazer muitas coisas ao mesmo tempo pode corroer o julgamento e levar a erros críticos que, a longo prazo, na verdade prolongam o tempo de desenvolvimento de um projeto. “Tentar lidar com vários projetos de TI quando você está distraído ou desorganizado não afeta apenas a equipe mais ampla, mas também torna a organização mais confusa sobre a distribuição de recursos entre os projetos”, explica Vince Padua, Diretor de Inovação e Tecnologia da Axway, um provedor de plataforma de software de gerenciamento e integração de API.

Para obter ordem, estrutura e estabilidade, os líderes de TI inteligentes deixam de lado as distrações e seguem um plano detalhado e consistente para cada projeto. As ferramentas de gerenciamento de tarefas, como Trello e SmartSheet, permitem que os líderes em dificuldades observem o progresso da equipe e atribuam tarefas a indivíduos específicos, mantendo o controle de cada etapa de cada projeto.

Ao supervisionar vários projetos, Pádua sugere começar com o fim em mente. “Saiba quais são as… prioridades da organização e, em seguida, alinhe rigorosamente seu tempo, os esforços e os recursos das equipes aos objetivos gerais”, ele aconselha. “Isso o levará por aqueles tempos caóticos em que equilibrar vários projetos parece especialmente assustador”.