6 passos para colocar projetos problemáticos de volta aos trilhos

Atrasos são comuns no gerenciamento de projetos, independentemente do setor em que você está trabalhando. Mas uma vez que um projeto ficou para trás, o que você pode fazer como gerente de projeto para colocar seu projeto rebelde de volta nos trilhos?

Muitas vezes é mais fácil falar do que fazer, mas é importante não entrar em pânico; cabeças calmas sempre prevalecem, como dizem. Mas ainda assim, o tempo é essencial quando um projeto está ficando para trás, por isso é vital não atrasar a ação; caso contrário, sua organização estará suscetível a consequências potencialmente muito caras, pois o que pode não parecer urgente agora pode rapidamente se tornar um incêndio fora de controle em pouco tempo.

Veja como superar qualquer atraso no projeto em pouco tempo para evitar problemas e complicações adicionais no futuro.

Chegue rapidamente à raiz do problema

Identificar com precisão a origem de um atraso ou atrasos é um primeiro passo essencial. Sem conhecer as causas-raiz, você pode acabar tornando uma coisa ruim muito pior. Rastreie a raiz dos problemas para determinar as soluções certas de forma eficaz. Pode ser que um projeto esteja atrasado por problemas na cadeia de suprimentos, que se tornaram muito familiares para muitos projetos durante a pandemia de Covid-19.

Talvez um projeto esteja fora dos trilhos devido a problemas de recursos devido à equipe limitada – novamente outra preocupação para muitas empresas durante a pandemia. Utilize ferramentas de análise de causa raiz, como Gráficos de Pareto, Os 5 Porquês, Diagrama de Dispersão, Diagrama Espinha de Peixe ou outros para identificar a origem. Muitas empresas estão lutando para colocar projetos rebeldes nos trilhos devido a uma combinação desses e de outros fatores. A chave é que a causa raiz contém a resposta para a resolução de projetos fora dos trilhos.

Mantenha os principais interessados informados

Manter as principais partes interessadas informadas desde o início e durante todo o projeto é uma das etapas mais importantes quando as rodas saem do vagão. Infelizmente, esse tipo de comunicação é muitas vezes negligenciado, pois os gerentes de projeto podem ficar sobrecarregados ou esperançosos de que podem consertar as coisas antes que as partes interessadas descubram que há um problema com o projeto que estão encarregados de gerenciar.
A transparência deve fazer parte do seu plano de gestão das partes interessadas; é melhor ser aberto, oportuno e honesto. A maioria das partes interessadas prefere saber sobre as preocupações do projeto imediatamente e ter alguma contribuição. Os projetos são um esforço de equipe e as partes interessadas podem se tornar uma parte valiosa para ajudar a identificar soluções.

Apoie sua equipe

Gerentes de projeto experientes sabem que os projetos são um esforço de equipe; eles entendem que as melhores soluções são construídas usando uma abordagem baseada em equipe. É importante que as equipes trabalhem juntas para resolver problemas, não apenas identificá-los. Depois que a raiz dos atrasos ou problemas do projeto for identificada, é melhor envolver os membros da equipe que são especialistas no assunto para encontrar as melhores opções para colocar o projeto de volta em boa forma.

Reavalie o plano do projeto e ajuste o escopo

Você precisará voltar ao plano do projeto e revisitar o escopo para ver onde as coisas deram errado e fazer as solicitações necessárias e as alterações subsequentes. Esta etapa é obrigatória. Sua organização e seus projetos devem ter um processo formal de solicitação de mudança para solicitar, fazer, documentar e rastrear formalmente as mudanças necessárias. Se você não tiver um sistema para avaliar as mudanças de escopo, poderá não apenas falhar em colocar o projeto de volta nos trilhos; poderia agravar os problemas existentes criando outros adicionais.

Reavalie seus recursos

Antes de passar para a atribuição ou reatribuição de tarefas, reserve um tempo para analisar como e quando seus recursos atuais estão sendo utilizados. Pode ser que alguns já estejam sobrecarregados além da capacidade. Alguns recursos podem ser redistribuídos e melhor utilizados. Alguns podem não estar trabalhando em tarefas em que são qualificados e seu valor real está sendo desperdiçado.

A chave é examinar cada recurso de perto para identificar suas habilidades e treinamento – e quaisquer outros fatores que possam ter mudado devido à raiz do projeto estar fora do caminho. Depois de determinar se os recursos precisam ser deslocados, reatribua as tarefas conforme aplicável. Alterações em seu ambiente externo ou interno podem exigir flexibilidade para fazer ajustes rápidos em tempo real.

Dependendo da raiz dos problemas, orçamentos, garantia de qualidade ou outros aspectos de um projeto podem precisar ser revistos e ajustados.

Monitore e documente as mudanças

Monitorar e documentar mudanças pode parecer tedioso, mas é necessário garantir que as mudanças efetivamente coloquem um projeto fora de controle em ordem. Essa documentação de mudança de escopo e processo de monitoramento é uma prática recomendada crítica. Vários gerentes de projeto, equipes e patrocinadores de projetos tiveram que revisitar as mudanças para determinar se foram eficazes na solução de problemas.