6 maneiras de reestruturar a TI para produtividade máxima

Da mudança de modelos operacionais para favorecer uma abordagem mais multifuncional à colaboração, os CIOs estão melhorando a produtividade da TI

Author Photo
4:59 pm - 07 de março de 2022

Maximizar a produtividade organizacional é uma meta que todo CIO deseja. Infelizmente, relativamente poucos líderes de TI são capazes de conduzir seus departamentos à produção máxima, ou mesmo reconhecer o sucesso uma vez alcançado.

Construir uma organização de TI altamente produtiva requer um CIO com uma série de atributos, incluindo insight, perseverança e criatividade. Também exige uma equipe flexível e adaptável, pronta para desenvolver novas abordagens para desafios persistentes e novos.

Aqui estão seis dicas para ajudá-lo a começar.

1. Atualize o modelo operacional de TI

Comece determinando como e onde a TI agrega valor à empresa, diz Valence Howden, Diretor Principal da Prática de CIO da empresa de consultoria e consultoria de TI Info-Tech Research Group. Use esse insight para entender os recursos que seu departamento precisa para cumprir sua missão e como esses recursos se combinam e interagem.
Em seguida, ajuste as operações com base nas formas como sua organização precisa trabalhar. Equipes ágeis, por exemplo, estruturam-se de maneira diferente da equipe tradicional ou centrada em produtos/serviços, observa a Howden. “Você também precisa alinhar sua governança com a nova estrutura para garantir sua eficácia e alterar suas métricas de desempenho”, acrescenta.

A melhor maneira de implementar esse modelo é entender completamente o que sua organização está tentando fazer – sua proposta de valor – e o que ela entrega. “Use esse insight para determinar como a TI precisa ser para atingir esses objetivos; isso lhe dará um forte ponto de partida na reestruturação de sua organização de TI”, diz Howden. “Também o ajudará a identificar lacunas ou oportunidades que podem exigir novos recursos de TI”.

A Howden diz que um modelo operacional atualizado abrirá o caminho para a produtividade máxima, garantindo que a TI esteja totalmente comprometida com o suporte às necessidades organizacionais e alinhada à velocidade de sua equipe e suas formas de trabalho. “A produtividade que não está alinhada com a produção de metas organizacionais tem valor limitado”, observa ele.

2. Considere uma abordagem matricial e multifuncional

Ola Chowning, Sócio da empresa de consultoria e pesquisa tecnológica ISG, relata que muitas organizações de TI estão adotando uma abordagem matricial para o aumento da produtividade criando estruturas de relatórios duplos. A primeira, uma estrutura de relatórios de linha dura que se concentra no domínio e no crescimento da carreira. Enquanto isso, uma linha de relatório pontilhada secundária concentra-se nas atividades de trabalho do dia a dia e nos resultados de valor/negócio dentro de uma equipe alinhada a uma capacidade de negócios específica.

“A produtividade individual é abordada principalmente na linha de relatórios secundários, com foco na entrega orientada ao produto/negócios em equipes pequenas e multifuncionais”, diz ela.

A abordagem de Chowning usa medidas de desempenho e produtividade baseadas em equipe, em vez de tentar confiar no desempenho individual, que tende a ser difícil de medir e pouco influencia a operação eficaz da equipe ou os resultados do negócio. “Isso permite que as equipes tenham um foco persistente no valor do negócio e gerenciem a demanda de um grupo específico de partes interessadas, resultando em uma resposta mais direta que é gerenciada pelo negócio em termos de prioridade”, diz Chowning. Em vez de competir em várias prioridades, a equipe se concentra em um único grupo de partes interessadas e, portanto, seu tempo de resposta e produtividade são muito maiores para esse grupo de partes interessadas.

Dentro da própria equipe, o trabalhador individual mais eficaz e eficiente pode ser colocado na tarefa de maior valor, resultando em maior eficiência da equipe e melhoria contínua da produtividade. “Isso também incentiva a equipe a aprender as tarefas uns dos outros, de modo que, quando o indivíduo mais eficiente para uma tarefa não estiver disponível, outros possam intervir efetivamente e a produtividade geral da equipe sofra menos”, diz Chowning. “Essa abordagem também promove o trabalho em equipe, uma vez que todos os membros da equipe são incentivados a apoiar todas as tarefas e podem remover o fardo da competição de progressão na carreira entre os membros da equipe”, observa ela.

3. Escolha no-code

Adotar o desenvolvimento no-code pode abrir as portas para um departamento de TI mais ágil, mais eficiente e responsivo às necessidades corporativas em andamento. “O uso de ferramentas sem código permite que as equipes de entrega acelerem a adoção de recursos integrados que fornecem prototipagem rápida, permitindo a criação de software funcional em apenas algumas horas”, explica Paul McCarthy, Diretor Sênior de Aplicativos Globais da Liberty Mutual Insurance. “Isso apresenta possibilidades reais de transformar uma ideia do conceito através do protótipo para a funcionalidade implantável de negócios em um prazo muito curto – horas, não dias”.

McCarthy observa que, embora os desenvolvedores cidadãos e os engenheiros de software tradicionais compartilhem habilidades básicas geralmente equivalentes, o conhecimento técnico aprofundado que um engenheiro de software precisa para usar as plataformas de desenvolvimento tradicionais não é necessário para o desenvolvimento sem código. “Isso permite que uma gama maior de pessoas dentro de uma organização seja produtiva na entrega de recursos”, diz ele.

4. Construir alinhamento de TI-negócios

Examine a base de talentos da sua organização e crie equipes que reflitam uma diversidade de pensamentos, habilidades e perspectivas, aconselha James Hannah, CIO Global e Vice-Presidente Sênior de Cadeia de Suprimentos da empresa de gerenciamento de serviços de TI General Dynamics Information Technology (GDIT). “Ao alinhar dessa forma, você pode colaborar com diferentes áreas de negócios e entender o que elas precisam para ter sucesso”.

Hannah diz que incentiva sua equipe a liderar não apenas do ponto de vista da produtividade, mas a colaborar em toda a empresa. “Fazemos parceria com líderes de toda a empresa, seja RH, finanças ou qualquer outro departamento, para entender melhor as pessoas, processos e tecnologias que estão em vigor”, explica ele.

Hannah observa que o alinhamento colaborativo beneficia toda a empresa, tornando-a mais ágil e eficiente. “Por exemplo, se você deseja atender às necessidades de recrutamento de sua empresa, entenda como o departamento de RH busca talentos, atrai pessoas e as mantém engajadas ao longo de suas carreiras”, sugere. “Depois de entender o fluxo de valor, alinhe sua organização de TI para melhor atender às necessidades de cada departamento”.

Manter um diálogo aberto é a chave para um alinhamento próspero entre TI e negócios. “A capacidade de ter conversas difíceis com seus stakeholders para garantir que você alcance coletivamente os resultados que o negócio exige é essencial para o sucesso do projeto e da organização”, diz Hannah. Este objetivo é alcançado através da criação de uma equipe que possui diversos pontos de vista. “Se sua equipe for composta por pessoas que pensam de uma determinada maneira, você não receberá o fluxo de ideias ou conversas que levam a soluções melhores”, explica ele.

5. Erradique reuniões desnecessárias

Pare de agendar reuniões permanentes, pede Anita Williams Woolley, Professora Associada de Comportamento Organizacional e Teoria da Tepper School of Business da Carnegie Mellon University. “Torne as atualizações e discussões assíncronas o padrão”, ela aconselha.

Faça as contas, sugere Woolley. Se houvesse uma dúzia de pessoas sentadas em uma reunião, ouvindo cada participante apresentar uma atualização de projeto de cinco minutos, a reunião duraria cerca de uma hora, consumindo 60 horas dos recursos humanos da organização, explica ela.

Woolley calcula que a maioria dos adultos instruídos pode ler informações pelo menos cinco vezes mais rápido do que ouvir relatórios apresentados oralmente. “E isso não leva em conta que, quando você está lendo, você pode pular e pular coisas que você já sabe”, observa ela. Combine essa verdade com o fato de que a maioria dos palestrantes não consegue expressar ideias de uma maneira tão organizada quanto informações escritas, e é fácil ver por que as reuniões – tanto no local quanto virtuais – são destruidoras de produtividade.

Se, em vez disso, cada participante da reunião escrevesse um breve relatório, Woolley estima que todos levariam menos de 15 minutos para ler todos os relatórios, ou um total de três horas de recursos humanos gastos. “E se você levar em consideração que talvez as pessoas gastem 20 minutos escrevendo suas atualizações, cada pessoa gasta apenas um pouco mais de meia hora no total, versus uma hora”.

6. Crie um departamento de TI multifacetado

As organizações de TI estão contratando mais funcionários focados nos negócios e no setor, diz Dan Kirsch, Diretor Administrativo da empresa de pesquisa e consultoria Techstrong Research. “Embora esses funcionários possam não ter formação em ciência da computação, eles entendem como a TI afeta os negócios e também têm insights sobre o setor”, explica ele.

Para acompanhar as tendências e necessidades de negócios em evolução, é necessária uma diversidade de pensamento. “Muitas organizações corporativas de TI estabeleceram práticas de rotação de líderes em ascensão em unidades de negócios para que possam entender melhor as pressões que os negócios estão sofrendo”, observa Kirsch. “A solução de tecnologia mais belamente arquitetada terá credibilidade zero se as equipes de negócios não a comprarem”.

Os líderes de TI precisam se tornar mestres em envolver sua própria organização, bem como as unidades de negócios, da liderança para baixo. “Os CIOs mais bem-sucedidos entendem as pessoas, os negócios, a tecnologia e coisas muito além de seu controle, como tendências ambientais, sociais e políticas”, diz Kirsch.

Newsletter de tecnologia para você

Os melhores conteúdos do IT Forum na sua caixa de entrada.