5 dicas para um programa de compliance efetivo

Com os desdobramentos da Operação Lava Jato, os riscos da não conformidade ficaram bastante evidentes: longos processos (com seus gastos inerentes), pesadas multas, prisão de executivos (dentre outras sanções), perda de contratos, impossibilidade de fazer negócios com o poder público, risco de falência e danos irreversíveis a reputação das empresas. Não por acaso, recente pesquisa da Amcham apontou que 60% das empresas alegam ter investido mais em compliance em decorrência da operação Lava-Jato.

Para auxiliar empresas de diferentes portes e segmentos, a Integrow, empresa especializada em diagnóstico e implantação de programas de compliance e ética empresarial, reuniu cinco dicas essenciais para o estabelecimento de um programa efetivo de compliance. As orientações são da CEO da Integrow, Maria Fernanda Teixeira, e da especialista em complicance da Integrow, Helena Vasconcellos, ambas com anos de experiência na área e com projetos bem sucedidos implementados em instituições financeiras, indústrias, empresas de infraestrutura, dentre outros.

“Um programa de compliance efetivo, não se preocupa apenas em criar regras. Ele se preocupa em criar práticas éticas cotidianas, prevendo mecanismos de implementação e monitoramento contínuos. O exemplo da liderança, a disponibilização dos recursos necessários e a documentação de todo processo são outros aspectos importantes”, afirma Maria Fernanda Teixeira.

Confira a seguir as cinco dicas:

1) Não basta falar, é preciso fazer

De nada vale um “Paper Program”, o chamado “Programa de Papel”, que só funciona na teoria, mas na prática não é aplicado. Compliance é efetividade: as medidas propostas pelo programa precisam ser colocadas em prática e combater, efetivamente, a corrupção. Compliance é prática, não teoria. É melhor começar com um programa mais modesto, mas que seja cumprido em sua integralidade, do que criar um programa irretocável cuja empresa não tenha condições orçamentárias ou mesmo físicas de cumprir.

2) Não basta fazer uma única vez

Compliance é constância, é repetição. Não basta investigar, treinar, questionar, conscientizar uma única vez. Tudo deve ser contínuo: treinamentos, monitoramentos, diligências em terceiros, etc. Isso porque, como a realidade muda a todo o momento, a continuidade nos treinamentos e monitoramentos garante que o assunto se mantenha sempre atual e a empresa esteja sempre protegida.

3) Liderança se dá pelo exemplo

Os funcionários aprendem muito mais pelo exemplo do que pela teoria. Isso significa dizer que eles observam o tom do topo (“tone at the top”) por aquilo que a liderança faz, e não pelo que ela diz. Isso significa que os líderes devem ser os primeiros a seguir as determinações de Compliance se querem que o restante da empresa o faça.

4) Tamanho importa

Os programas de Compliance devem ser feitos sob medida (“tailor made”), sempre levando em consideração o tamanho da empresa e as peculiaridades do seu ramo de atuação. Setores de alta regulação, por exemplo, exigem um Compliance mais robusto, independentemente do seu faturamento. E isso é previsto pela própria legislação de Compliance, que determina que micro e pequenas empresas, por exemplo, não precisam obedecer a todos os 16 parâmetros de um programa de integridade.

5) Quem faz, prova!

No Compliance, a documentação é muito importante. Manter o tracking de treinamentos, reuniões de Board, entre outros, e guardar documentos sensíveis como contratos com fornecedores, contratos com terceiros intermediários, formulários de “Know Your Customer”, “Know Your Client”, etc., é fundamental. A guarda da documentação auxilia em eventuais investigações, além de conferir transparência e legitimidade aos processos internos da empresa, ao permitir um amplo controle dos assuntos sensíveis da companhia.