A migração de sistemas ERP legados para uma plataforma moderna baseada em nuvem tornou-se um imperativo de negócios para a maioria das empresas. Também pode ser o projeto mais desafiador, complexo e de alto risco que um CIO empreende em toda a sua carreira.
Se você acertar, sua empresa estará bem posicionada em relação aos concorrentes nos próximos anos. Uma nova pesquisa do IDC indica que as organizações que começaram uma migração para a nuvem ERP como parte de uma iniciativa de transformação digital antes da pandemia de Covid-19 se saíram muito melhor do que as organizações que não o fizeram. “Isso permitiu que eles se preparassem para construir novos produtos, permitiu que eles revolucionassem seu próprio mercado e se tornassem líderes de mercado”, disse Mickey North Rizza, Analista do IDC.
Mas acertar não é fácil. “Se você está perdendo um pequeno elemento de dados ao passar por esta migração, você pode literalmente virar o negócio de cabeça para baixo”, aponta Rizza.
Para ajudar os CIOs a evitar as armadilhas e ciladas, aqui estão alguns dos segredos de uma migração de ERP bem-sucedida para a nuvem.
Praticamente todas as empresas migraram aplicativos não ERP para a nuvem ou para plataformas SaaS. Essa experiência deve informar sua abordagem na migração de ERP para a nuvem.
No início do processo, os CIOs devem reunir líderes de negócios, usuários finais e funcionários de TI associados a esses projetos anteriores para identificar custos imprevistos ou obstáculos técnicos que possam ter surgido, bem como qualquer segurança inesperada, privacidade, backup de dados ou problemas de rede. Também é importante identificar quaisquer grupos ou indivíduos dentro da empresa que eram particularmente resistentes a mudanças. Cada empresa tem uma cultura única, por isso é importante entender como os lançamentos de nuvem anteriores foram comunicados, como foram recebidos e como foram executados.
Ninguém seria tolo o suficiente para embarcar em um projeto dessa magnitude sem um plano. Mas você precisa de mais de um plano: você precisa de um plano de migração de aplicativos, um plano de migração de dados e um plano de comunicação, além de planos de treinamento, segurança, rede e monitoramento e manutenção contínuos. Uma migração de nuvem ERP em uma grande empresa pode levar três ou quatro anos para ser concluída, portanto, o plano geral abrangente de planos deve ter marcos específicos. As organizações devem se esforçar ao máximo para cumprir o cronograma e evitar o aumento do escopo. Mas o plano também deve ter alguma flexibilidade para acomodar as mudanças nas condições de negócios.
Parece muito básico, mas depois de 10 ou 20 anos personalizando aplicativos comerciais e escrevendo alguns por conta própria, você ficaria surpreso com o que descobriria ao realizar uma pesquisa abrangente do portfólio de aplicativos. Mesmo com os dados, você precisa saber o que você tem, em que tipo de formato está, onde está localizado, quanto precisa ser movido com os aplicativos, quais dados históricos precisam ser arquivados e por quanto tempo.
Os aplicativos ERP não vivem no vácuo, por isso é importante entender como os sistemas ERP “se espalham para outros sistemas”, diz Rizza. E isso se aplica tanto aos sistemas internos, como o CRM, quanto aos parceiros de negócios que podem ter que fazer alterações em seus processos em resposta às suas alterações.
Além disso, as organizações precisam fazer um “inventário de conhecimento” para obter uma compreensão clara não apenas do que você tem, mas também do que você faz em termos de processos e procedimentos que podem ser afetados por uma mudança para a nuvem.
Existem duas estratégias que as organizações podem adotar ao mover aplicativos ERP para a nuvem. Você pode “elevar e mudar” os aplicativos existentes para uma plataforma de nuvem como a primeira etapa e, em seguida, refatorar ou reescrever aplicativos específicos para aproveitar ao máximo os benefícios de negócios de um aplicativo nativo de nuvem otimizado e simplificado. Ou você pode fazer tudo em uma etapa, modernizando os aplicativos enquanto eles ainda estão no local e, em seguida, migrando esses aplicativos atualizados para a nuvem. De modo geral, a abordagem em duas etapas é mais popular; ele oferece benefícios mais rapidamente e é menos arriscado.
Ravi Ravishanker, CIO da Wellesley College, era um veterano de duas atualizações de ERP em empregos anteriores, quando lançou um projeto para mover os aplicativos ERP legados da faculdade para a plataforma de nuvem Workday. A disponibilidade de materiais e metodologias de treinamento fornecidos pelo fornecedor é “uma virada de jogo”, diz ele.
Ravishanker achou útil personalizar os materiais de treinamento do Workday para seus usuários finais. “Precisávamos criar documentos que orientassem as pessoas durante o processo com capturas de tela”, diz.
Sua equipe trouxe grupos de funcionários para o laboratório de informática para treinamento prático; e, em alguns casos, a TI conduziu um treinamento individual no escritório do funcionário (antes da Covid). Ravishanker destaca que o treinamento é um processo contínuo; mesmo depois que o sistema foi implantado, as organizações precisam reservar o tempo da equipe para que os materiais de treinamento possam ser constantemente atualizados para refletir os novos lançamentos do fornecedor.
A automação pode ajudar as organizações a acelerar suas migrações de ERP em nuvem e também pode ajudar a reduzir o erro humano. Há uma variedade de ferramentas de automação disponíveis, incluindo aquelas que automatizam as transferências de dados, auditam a migração de dados para garantir que tudo foi feito corretamente e automatizam os testes, backup e recuperação de desastres.
Os fornecedores de ERP geralmente recomendam a criação de uma matriz que categoriza os aplicativos em seu nível de uso, complexidade e impacto nos negócios. Ao embarcar em uma migração de ERP, os líderes de TI devem começar com os aplicativos que causam o menor impacto no negócio, de acordo com essa estratégia. Ravishanker usou essa abordagem para mover os aplicativos ERP da Wellesley para o Workday, poupando finanças e folha de pagamento de missão crítica para o final. Como parte dessa estratégia, Ravishanker realmente executou o antigo e o novo sistema em paralelo por um período de tempo para ter certeza absoluta de que a transição ocorreria sem problemas.
Depois de ter os principais processos de negócios em execução na nuvem, é fundamental que os funcionários possam acessar com segurança esses aplicativos de qualquer local. As empresas devem se certificar de que os funcionários se conectem por meio de uma VPN e que a autenticação de dois fatores seja necessária. As organizações também devem ter conexões redundantes com a nuvem, com alguma combinação de MPLS, Metro Ethernet, wireless fixo e links de banda larga tradicionais.
Para empresas sem muita experiência em mover aplicativos para a nuvem, é importante fazer uma avaliação honesta das habilidades necessárias para fazer o trabalho e compará-las com o conjunto de habilidades da equipe de TI. Eles têm largura de banda e experiência para reescrever aplicativos para a nuvem? Eles estão conectados aos processos de negócios a ponto de poderem avaliar os aplicativos e decidir quais devem permanecer no local por motivos regulatórios ou de segurança – o que deve ser movido como está para a nuvem e que forneceria um benefício comercial significativo se for reescrito para a nuvem? Nesse ponto, muitas empresas contratam consultores externos com as habilidades e a experiência relevantes.
Assim que seus aplicativos ERP saírem do prédio, é importante que os planos de DR/BC reflitam a nova realidade. A boa notícia é que mover aplicativos para a nuvem oferece uma oportunidade para renovar os planos de backup e DR para incluir backup e recuperação baseados em nuvem. Isso pode eliminar a necessidade de um data center de backup ou uma instalação física que hospede discos ou fitas de backup.
“É importante ter empatia e saber a dor que as pessoas vão sentir”, diz Ravishanker. Os CIOs precisam se comunicar com todos os envolvidos no projeto desde o início e manter uma comunicação constante durante todo o processo. Esteja disposto a ouvir os usuários finais e permitir que eles ajudem a moldar o projeto na medida do possível, diz Ravishanker. Sua equipe até criou uma linha direta para que os usuários finais pudessem ligar se tivessem problemas quando o novo sistema fosse ao ar.
As organizações também precisam estender seus esforços de comunicação para clientes e fornecedores, certificando-se de enfatizar que todas as mudanças que estão ocorrendo estão sendo feitas para melhorar os processos de negócios e tornar a vida de todos mais fácil a longo prazo.
Com uma migração de ERP em nuvem, os aplicativos de missão crítica estão saindo do seu controle direto e podem acabar sendo replicados em várias zonas de disponibilidade de nuvem. As organizações precisam entender que ainda são responsáveis por cumprir os regulamentos de privacidade, como o GDPR, e proteger os dados do cliente, independentemente de onde estejam localizados.
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