Leo Madeiras moderniza gestão de documentos e impressão com Simpress

Ainda que a transformação digital esteja em curso no mundo, a papelada continua a ser um fantasma que ronda o dia a dia de empresas de variados portes e setores. Para resolver essa questão, otimizar custos e melhorar o aproveitamento de seus materiais, a Leo Madeiras, distribuidora de insumos para marcenaria, decidiu investir no gerenciamento de processos de impressão.

Foram envolvidos nessa jornada de modernização profissionais de variadas áreas da empresa, em linha com os de TI para atender de maneira assertiva às expectativas do negócio. A tecnologia escolhida foi a da Simpress, empresa de outsourcing de impressão e gestão de documentos, que proporcionou melhor produtividade e agilidade aos cerca de 800 colaboradores que integraram a operação.

Walter Takahashi, coordenador de Service Desk da Leo Madeiras, destaca que no segmento em que atua a empresa, é muito importante contar com o pleno e bom funcionamento dos equipamentos, sem interrupções. “A alta demanda, no entanto, também nos causava grande preocupação. Muitas folhas eram esquecidas nas impressoras em nosso escritório central e acabavam sem utilidade, gerando grande desperdício”, destaca.

No controle

Para que o processo de impressão de documentos se tornasse gerenciável e personalizado, a Simpress implementou o software de bilhetagem com a função Follow You Print. Por meio do recurso, para que o usuário consiga ter acesso às impressões, é preciso que ele aproxime seu crachá de um sensor instalado na impressora.

Entre os ganhos desse controle, está a possibilidade de o colaborador resgatar seu documento em qualquer um dos equipamentos distribuídos pelo escritório, ampliando a eficiência e a rapidez dos processos internos. Como resultado, após oito meses utilizando a solução, a Leo Madeiras reduziu em 95% o desperdício de papéis.

De acordo com a Simpress, a modernização da gestão de documentos e de impressão evitou problemas com falta de suprimento nas lojas. Antes, sem gerenciamento, a operação era impactada. Caso faltasse tonner, não era possível imprimir uma nota fiscal, por exemplo, emperrando processos. A redução do consumo de papéis e, consequentemente, redução do volume de impressão, minimizaram a preocupação da área de TI com o alto desperdício.

Outras frentes também foram atendidas pela Simpress como o controle de suprimentos e a gestão de incidentes, pontos que anteriormente eram impactados negativamente com a falta de um suporte e controle de manutenções. Assim, a equipe de outsourcing foi responsável por garantir a fluidez das impressões e passaram a ser realizadas não só as manutenções corretivas, como as preventivas.

Hoje, ainda há alto volume de impressão, cerca de 480 mil páginas por mês. Mas a renovação de todo o parque de equipamentos, aliado ao trabalho de gestão garantiu a satisfação do cliente. “Os colaboradores da Simpress atuaram com muita determinação em nosso projeto, contribuindo para o nosso negócio e sempre estiveram abertos a sugestões”, finaliza o coordenador.