Itaipu ganha mais agilidade com modernização do sistema de compras eletrônicas
Concebida a partir da integração de duas nações, a Usina Hidrelétrica de Itaipu, localizada em território brasileiro e paraguaio, terá uma economia anual estimada em US$ 80 mil com a redução dos custos com correspondências para fornecedores. Esse ganho é um dos benefícios com adoção de uma nova solução para compras eletrônicas.
A plataforma é a WBC Public, fornecida pela empresa catarinense Paradigma Business Solutions, por meio de um consórcio binacional com a empresa paraguaia Excelsis. A solução foi adquirida para o desenvolvimento do portal de compras eletrônicas da Itaipu no Brasil e no Paraguai, criado para garantir maior transparência e agilidade aos processos de aquisições da companhia.
Entidade de direito internacional público, a Itaipu foi instituída por um tratado entre o Brasil e o Paraguai em 1973. Rosimeri Martins, superintendente de Compras da companhia, explica que por ser uma empresa binacional, a hidrelétrica tem o desafio constante de atender as necessidades específicas de cada país, garantindo sempre a isonomia na participação.
“O desenvolvimento de um portal de compras eletrônicas teve uma especial complexidade, pois trazia a necessidade de seguir a Norma Geral de Licitação da companhia, que contempla elementos dos sócios Paraguai e Brasil, enquanto se relaciona com fornecedores regionais e globais”, explica Rosimeri.
A necessidade da integração de compras começou em 2006, quando a diretoria Financeira da Itaipu decidiu adotar a ferramenta de ERP da SAP como solução de gestão empresarial para integrar as informações de suas superintendências que atuavam com sistemas distintos.
Com a diretoria integrada, a empresa desenvolveu internamente um portal de cadastro e um sistema de avaliação online para aprimorar sua relação com os fornecedores, além de desenvolver novos fornecedores nos dois países, que trouxe aumento de produtividade com a diminuição do tempo para concluir os cadastros e economia com papel.
Com esses dois projetos concluídos, a empresa decidiu partir para a modernização de seus mais de 2,6 mil processos de compras anuais. O economista da Itaipu Binacional, Fluvio Ricardo Nascimento, explica que, os processos de compras eram realizados de forma manual, por envio de email e fax para responder cotações e envio de cartas convite pelos correios para fornecedores do Brasil e Paraguai.
“Temos um trânsito muito grande de papéis entre os fornecedores em nossas compras de pequeno valor e nas licitações nas modalidades de Coleta de Preços e Pregão. Com a consolidação deste projeto, teremos considerável redução”, conta Fluvio.
Redução de custos
A binacional possui um volume de compras de US$ 152 milhões ano, sendo que 80% são para serviços como limpeza, vigilância, copa e transporte e os outros 20% são para sobressalentes, manutenção preventiva e materiais de consumo diverso.
Fluvio explica que a necessidade da implementação premente dessa solução surgiu com o abandono, em 2009, do Pregão Eletrônico Binacional, devido a problemas técnicos de utilização da ferramenta antiga.
Um dos pontos determinantes do projeto ficou a cargo da área de TI da usina que teve o desafio de definir um local como ponto neutro entre os dois países para instalação de uma infraestrutura de data center para a solução.
Para manter as condições iguais aos dois países, foi realizada uma análise para cruzamento de pontos, que garantisse que se algum fornecedor não conseguisse realizar uma operação por um provedor do Brasil, a operação seria concluída por um provedor paraguaio e vice-versa.
A solução está sendo utilizada desde setembro de 2014, com os processos de compras de pequeno valor e coleta de preços e, logo, será publicado um piloto para o pregão. “Estimamos uma economia anual de 128 mil folhas de papel e de US$ 80 mil com gastos em correspondências, por ano, com o fim do envio das cartas convite e da troca de correspondência com os fornecedores”, afirma Rosimeri. O próximo passo, segundo a executiva será a gestão das informações oferecidas por esses sistemas.