Kaiser terceiriza gestão, com moderação

André Borges

Muita coisa mudou no mercado de cervejas desde que a coroa portuguesa, em 1808, decidiu trazer a bebida para o Brasil a pedido do rei D. João VI, da qual, ao que consta, era fã incondicional. Quase duzentos anos depois, o setor cervejeiro, que hoje gasta fortunas com campanhas de marketing para disputar gota a gota o mercado, também tem se esforçado, a exemplo de empresas de outras áreas, para reduzir custos com atividades operacionais que nada tem a ver com a natureza de seu negócio.

Essa necessidade bateu à porta do departamento de recursos humanos da Kaiser no ano passado, época em que a empresa tinha cerca de 2.150 funcionários, distribuídos por nove fábricas e dezenas de escritórios espalhados por todo o País. “Tínhamos um efetivo próprio de 18 funcionários que realizava todo o trabalho de RH. Foi quando decidimos migrar o departamento para uma parceria, que seria responsável por gerenciar as operações”, conta Artur Pereira, gerente de administração de pessoal da Kaiser.

Um acordo para gerenciamento de processos de negócios (BPO) foi firmado com a Holomática, empresa paulista especializada em terceirização de recursos humanos e integradora da soluções da RM Sistemas. A partir desse contrato, iniciado em setembro do ano passado, a Kaiser trocou não apenas os sistemas internos que utilizava para realizar as operações, como também a própria equipe responsável pelo setor. Foram alocados 17 funcionários da Holomática, em diferentes unidades da empresa no País, além da implementação do sistema de administração de pessoal da RM.

Os resultados foram imediatos. “Com essa mudança, reduzimos em aproximadamente 20% os custos, além de ganharmos mais velocidade e transparência nas operações e mais tempo para me dedicar a assuntos como políticas internas e questões sindicais, por exemplo”, afirma Pereira. O executivo diz que o departamento pessoal da Kaiser nunca teve problemas em seu relacionamento direto com a área de TI.

As mudanças no modelo operacional, no entanto, evidenciaram pontos relevantes que obtiveram melhora. No modelo anterior, por exemplo, a cervejaria precisava de duas horas para processar sua folha de pagamento, prazo que caiu para 40 minutos. A conciliação contábil, que antes levava 30 dias para ser concluída, foi reduzida para dez dias. “É preciso considerar ainda que hoje são mais de 3,2 mil funcionários na empresa”, ressalta o gerente de administração de pessoal.

Atualmente, o que a Kaiser faz é depositar um pagamento mensal pelos serviços prestados pela Holomática que, por meio de um contrato de nível de serviço (SLA), cuida de toda a gestão operacional dos recursos humanos, o que envolve processamento de atividades como folhas de pagamento, gestão de benefícios, férias, conciliação contábil e pagadoria. “Não precisamos comprar nenhum software, o que fizemos foi um contrato com prazo indeterminado. Temos um SLA com multas estipuladas para várias operações como atraso nos pagamentos e documentos não encontrados. Mas até agora, não precisamos aplicar nenhuma multa”, comenta Pereira.

Por meio de relatórios, o executivo pode realizar acompanhamentos diários, semanais e mensais de cada serviço prestado, tudo via internet. “Medimos e controlamos processamentos em geral como os recolhimentos de encargos e toda a rotina de ponto.”

Passo a passo, a Kaiser pretende ampliar a estratégia. A próxima iniciativa, de acordo com Pereira, é implementar um módulo da solução RM voltado ao gerenciamento de currículos. Para o futuro também está no cronograma tornar disponíveis mais aplicações aos gestores e coordenadores de diferentes áreas da empresa, para que possam administrar assuntos como férias, medicina do trabalho, cargos e salários e avaliação de desempenho. “Gostamos do processo e agora o levaremos para outras áreas, mas isso será feito gradualmente”, reitera o executivo.

Questionado sobre o risco da terceirização na área de RH inviabilizar práticas relacionadas à gestão do conhecimento, que permite às corporações identificar talentos e potenciais dentro de seu quadro de funcionários, o executivo é sucinto em lembrar que o treinamento e o desenvolvimento de conhecimento continua sendo administrado pela própria Kaiser. “O que está fora é só a parte operacional. Com essa estratégia, inclusive, passamos a contar com instrumentos que agora auxiliam na própria gestão do conhecimento”, finaliza.