Em troca de ERP, Marisol aposta em gestão de mudanças

Depois de um planejamento de médio prazo em que previa crescimento expressivo para os próximos anos, a indústria têxtil Marisol, com 46 anos de existência, percebeu que seu sistema de gestão estava ultrapassado e poderia ser um gargalo na expansão das vendas. Mas mais do que tecnologia, a empresa precisava alterar processos e se renovar. Assim, o projeto de mudança do ERP precisou, também, envolver gestão de mudanças e pessoas para o sucesso.

Em 2009, a Marisol fazia uma complexa atualização do ERP desenvolvido internamente quando entendeu que a busca por novos negócios, aquisições e maior flexibilidade de produção não combinavam com o sistema caseiro. Assim, no início de 2010, a empresa optou por cessar o desenvolvimento interno ? concluiu apenas ajustes que respondessem a demandas de legislação ? e ir atrás de algo pronto e voltado ao setor de vestuário.

?Queríamos uma solução robusta para suportar todas as áreas da companhia e trazer as melhores praticas de negócio no segmento de vestuário e calçado. Buscávamos estar alinhados com empresas conceituadas em nível mundial?, explica o gerente de tecnologia da informação da companhia, Gelásio Schlup.

A dona das marcas Pakalolo, Lilica Ripilica e Tiger T avaliou algumas alternativas, entre os sistemas da Microsoft, da Totvs, da Oracle e da SAP. Os testes foram realizados até julho de 2010. Em agosto, a companhia optou pelas soluções da SAP e fechou a aquisição do ERP Apparel and Footwear (AFS), do Product Lifecycle Management (PLM) e, ainda, da ferramenta de business intelligence (BI).

Para chegar à melhor solução para o negócio, a TI fez uma prova conceito na qual envolveu mais de 50 pessoas de praticamente todas as áreas da companhia: têxtil, confecção, logística, administrativo e etc. Schlup lembra que foram escalados tanto diretores, que contribuíram com a visão estratégica de negócio, quanto supervisores, que agregaram a perspectiva mais operacional. A TI deslocou 15 analistas de sistemas para a esta tarefa.

A possibilidade de maior integração entre as áreas da companhia foi considerada mais importante e prevaleceu em relação a sistemas especialistas para cada departamento, o que favoreceu a solução da SAP em detrimento das demais.

Em setembro, e com o apoio da consultoria Clientis-S3G do Brasil, a equipe de TI da Marisol deu o primeiro passo: o planejamento do projeto, uma tarefa que durou um mês. Assim, em outubro de 2010 teve início o processo que deve se estender até janeiro de 2012.

Resolvida a tecnologia, a Marisol tomou, então, uma decisão importante para seu futuro: para cada requerimento de negócio foi observado o padrão SAP para definir processos. ?Moldamos a empresa aos processos standard da SAP. Estamos alterando vários processos por conta desta escolha?, explica o gerente de TI.

Atento à necessidade de definir os processos de acordo com as necessidades de negócio, Schlup sabia que só poderia ter sucesso se envolvesse as áreas de negócio da empresa para escolher entre as opções da SAP e definir as poucas personalizações a serem feitas. Dos 50 participantes do processo de escolha, 13 foram deslocados para o centro de custo criado com este projeto e ficaram dedicados integralmente a ele.

?Não foi fácil conseguir os melhores de cada uma das áreas para se dedicarem exclusivamente à adoção do SAP. Ter colocado todos os envolvidos em um novo centro de custo destravou as negociações?, aponta o gerente de TI.

Outra consequência importante da adoção de processos padrão SAP foi um alto nível de mudanças por toda a Marisol. E quando muita mudança ocorre ao mesmo tempo, a chance de haver confusões é grande. Mais do que isso, o medo do novo e desconhecido pode travar o projeto e até inviabilizá-lo.

Para evitar que as novidades fossem mal recebidas, o comitê gestor do projeto criou uma área para gerenciamento das mudanças na qual o gerente de recursos humanos da Marisol foi diretamente envolvido. ?A tecnologia é muito importante, mas ela está resolvida, em geral. A grande questão é como fazer as pessoas aderirem as mudanças para entenderem as melhores práticas?, aponta Schlup.

Agora, concluídos os testes iniciais individuais, a Marisol conclui personalizações e parte para testes integrados. Em breve, mais uma fase decisiva chegará: treinar 800 pessoas em dois meses e meio. ?Todo conhecimento do sistema atual morre. Depois do retorno do recesso de fim de ano, em janeiro de 2012, a operação da empresa será definida pelo nível de entendimento e assimilação dos novos processos e sistemas?, frisa Schlup. Não será uma tarefa para amadores.