Comunicação unificada já começa a propiciar mudança de processos

Com expectativa de reduzir entre 20% e 25% os custos com telefonia, o grupo varejista gaúcho Zaffari direcionou 300 milhões de reais para viabilizar o projeto de VoIP e Comunicação Unificada. A solução vai envolver todas as unidades da cadeia, que inclui 30 supermercados e seis shoppings, entre Rio Grande do Sul e São Paulo.

Presente no mercado há 75 anos, o grupo varejista está expandindo os negócios e percebeu que podia diminuir os gastos com telefonia com a adoção de uma rede híbrida, que abrigará VoIP e telefonia convencional. “Fica difícil migrar tudo de uma vez e optamos por ficar com os dois sistemas. Existem áreas, como a de produção, em que o uso de telefones IP é mais complicado e pode gerar danos”, diz o engenheiro de Telecomunicações do Zaffari, André de Souza Santos.

A empresa era usuária dos PABXs analógicos da Ericsson, divisão que foi comprada pelo grupo canadense Aastra. Ao todo, o sistema antigo conta com 2,3 mil ramais para atender toda a cadeia. No início do ano passado, a rede varejista chamou a fornecedora e comprou a solução MxOne, que une soluções de VoIP e UC.

A solução permite integrar os serviços de telefonia fixa e móvel com e-mail, chat e sistemas de colaboração. “O que mais nos chamou a atenção foi a possibilidade de trocar arquivos com outras pessoas. Se eu estiver trabalhando em um projeto, posso pedir opinião para um colega de São Paulo, por exemplo, e verificar as alterações em tempo real”, conta Santos.

O Zaffari conta com uma unidade de desenvolvimento de software para suportar os negócios da rede e que agora poder criar soluções em conjunto com outras equipes, que não estejam na sede da companhia, em Porto Alegre, com interação em tempo real.

Outro benefício é a possibilidade de levar o ramal fixo para qualquer lugar com o softphone instalado nos notebooks. O Zaffari ainda está em fase de implantação da solução de UC, testando a tecnologia com alguns departamentos, como Diretoria, Administração e TI. Nessa primeira etapa, a empresa adquiriu 60 licenças do programa e a ampliação acontecerá aos poucos.

Os primeiros usuários selecionados para testar a solução já estão com e-mail, chat e a funcionalidade de presença integrados. O grupo pretende usar outros recursos, como videconferência para fazer reuniões e economizar com viagens.

“Queremos ganhar eficiência e dar a cada área a possibilidade de aumentar a produtividade”, afirma Santos, que espera até dezembro de 2011 estar com toda a solução de UC rodando na companhia.

PMEs adotam solução na nuvem
As pequenas e médias empresas (PMEs) que não têm como investir na compra de PABXs IP têm a opção de contratar solução de UC com processamento na nuvem, pagando valor fixo por usuário. Essa foi a alternativa adotada pelo grupo Orium.

O grupo é uma consultoria de comunicação e marketing digital, que reúne três empresas (Orium, Igne e Fire), distribuídas pelas cidades gaúchas Porto Alegre, São Leopoldo e Santa Maria. O caminho mais rápido para entrar no mundo convergente, segundo o Orium, foi a contratação de um pacote de serviços por meio do modelo software como serviço (SaaS) da operadora de telecomunicações Tellfree.

O pacote contratado inclui PABX virutal e UC com pagamento fixo por mês. O CEO do grupo Orium, Alexandre Monteiro Chequim, explica que buscaram essa solução para baixar os gastos com ligações DDD entre os três escritórios do grupo, que caíram em torno de 30%. “Hoje, todos os usuários das unidades se falam com custo zero”, relata o executivo.

As equipes passaram a usar menos o correio eletrônico e mais o telefone em algumas situações. “Por vezes, perdíamos dez minutos para explicar um assunto. A mensagem virava ping-pong, com idas e vindas”, lembra o CEO da Orium.

O problema maior era quando o funcionário não entendia a informação e executava a tarefa de acordo com o que achava correto. Hoje, as pessoas se falam mais, e a situação não se repete. A companhia ganhou em produtividade.

A vantagem da solução por meio de SaaS, segundo Chequim, é 　que a empresa não precisou investir muito para ter VoIP e UC. Os únicos gastos necessários foram com a contratação de uma conexão de banda larga de 15 Mbps e a compra de telefones IP, com preço entre 300 reais e 500 reais para algumas áreas.

Outro benefício apontado pelo executivo do modelo de serviço é que a empresa contrata o número de ramais de acordo com a necessidade. O grupo trabalha com uma equipe de aproximadamente 30 pessoas, mas dependendo do projeto esse número pode subir para cem ou mais.

O grupo Orium está utilizando a solução de UC da Tellfree, especialmente para integrar e-mail, serviços de voz e conferências de áudio. Para colaboração, usa a plataforma americana Goalkeeper e paga por volume de dados armazenados.