Como uma PME pode ser verde com iPads

Há muitas maneiras de medir o retorno sobre seus investimentos em TI – redução de custos, economia de tempo, aumento da produtividade etc. Há benefícios adicionais quando você gasta dinheiro em novas tecnologias, como tablets e aplicações móveis que combinam perfeitamente com a sua missão corporativa.

Esse é o caso da West Paw Design. Recentemente, a empresa de fornecimento para animais de estimação começou a racionalização de seus processos operacionais e de produção movendo a maioria deles para iPads, da Apple, cada um equipado com um scanner bluetooth de código de barras e aplicações custom-built Filemaker Go. A mudança tem gerado economia, significativa eficiência operacional e alinhamento com a filosofia de empresa verde.

Não deixe a indústria West Paw enganá-lo – isto não é o retorno do Pets.com. A West Paw é uma pequena empresa de 15 anos, que cresceu a cada ano durante a recessão e apresentou crescimento de 10% em 2011. O CEO Spencer Williams disse que o foco de tecnologia da companhia tem ajudado a capacitar cada um dos 50 funcionários da empresa para tomar decisões e, assim, é possível encontrar as eficiências operacionais que ajudam as pequenas empresas a competirem em grande escala. Isso é particularmente importante porque West Paw faz tudo internamente sob um único teto – desde desenvolvimento de produtos a fabricação do envio.

“Isso é realmente crítico do ponto de vista de controle de custos dos nossos produtos e nos permite competir como uma fabricante nacional a uma escala global”, disse Williams em uma entrevista. “E [também] nos permite melhorar a nossa eficiência operacional do ponto de vista de resíduos, e resíduos muitas vezes na forma de papel”.

A West Paw primeiro compreendeu o potencial dos tablets antes mesmo do iPad ter sequer sido lançado. A empresa começou a trazer o iPhone e iPod Touches -, embora eles estivessem disponíveis na Rússia antes que pudéssemos comprá-lo em Montana, observou Williams com uma risada. Isso permitiu trabalhar com os clientes no estande utilizando dados em tempo real nos servidores da empresa.

“O que aconteceu no ano de experiência é que percebemos que a interface estava um pouco pequena demais para realmente nos permitir trabalhar com nossos clientes e nossa ampla gama de produtos”, disse Williams. “De repente, quando foi introduzido o iPad, passamos a ter potência”.

Naturalmente, passou a observar-se o que a West Paw poderia fazer com o iPad em termos de operações internas. Desde que a companhia já era usuária de Filemaker, a adição do aplicativo GO foi relativamente uniforme. Quando o iPad2 foi lançado, Williams e sua equipe adicionaram um scanner Bluetooth à mistura e começaram a implantar unidades de produção para substituir bancos de dados existentes, inventários, transportes e outras aplicações e processos. Em outras palavras: cada passo – da ideia à expedição – que vai fazer e gerir um grande catálogo de diversos produtos. Williams disse que os resultados foram quase imediatos – maior velocidade, agilidade e eficiência no nível de produção.

Os resultados da West Paw falam de algo comum entre muitas PMEs: o cálculo de um retorno sobre os investimentos em tecnologia raramente é uma questão estritamente de dólares e centavos, mesmo quando os recursos são distendidos.
“Como uma empresa pequena, não temos equipes de pessoas que estudam o ROI de nossas iniciativas”, disse Williams, acrescentando que vê o retorno do trabalho que está sendo feito por cada membro da equipe. “Ter a tecnologia sem colocar algemas nas pessoas e libertar a sua capacidade de afetar mudanças positivas dentro da empresa, acaba sendo muito difícil de calcular o ROI.”

Há também o fácil alinhamento com os esforços de sustentabilidade da Weste Paw. A empresa está preparando um novo sistema de envio usando uma mistura similar de iPad, Filemaker eBluetooth, com foco em reduzir o consumo de papel em 200 mil folhas por ano. Assim como ela continua a transformar todos os aspectos de suas operações, West Paw também espera reduzir seu impacto ambiental em cerca de 80%.

Ainda o caso financeiro também é claro. Chad Oster, chefe de TI e desenvolvimento de Filemaker da West Paw, disse via e-mail que o custo de implantação do iPad-Filemaker Go-Bluetooth foi de $ 850. A diferença rendeu 5.800 dólares em redução de custos imediatos nas quatro primeiras implantações da West Paw. Oster disse que percebeu uma economia significativa no set-up e instalação, treinamento de funcionários e suporte de help desk – cerca de 40 horas por ano, por iPad. E essas não são as maiores economias.

“Nossa maior economia vem da capacidade de acompanhar nossas matérias-primas, o trabalho em processo e estoque de produtos concluídos de forma mais eficiente do que no passado,” disse Oster. As medidas reduzidas no processo de atendimento ao cliente e a capacidade de criar produtos personalizados sem interrupção da produção normal vem na forma de automação.

Não surpreendentemente, West Paw está reduzindo a quantidade de hardware convencional da sua carteira de TI, incluindo seus anteriores scanners de código de barras. Williams disse que alguns PCs permanecem na mistura – provavelmente os laptops, mas ele não imagina assinar uma ordem de compra para um novo desktop tão cedo. Implementações de iPads vão continuar; planos estão em andamento para cada departamento da empresa por causa do rápido sucesso do nível de produção. Williams disse que o próximo grande projeto de TI provavelmente envolverá a mudança de servidores internos da West Paw para a nuvem e investimento em uma comunicação interna e plataforma de colaboração.

O projeto também deverá incluir a espera por mais compras de iPads. Para o CEO, o caso ROI não está mais aberto para debate. O executivo valoriza a versatilidade do tablet em cada nível da organização.

“Eu gosto quando estou viajando – eu posso ser altamente eficaz através desse processo. As pessoas de dentro da empresa têm as informações nas pontas dos dedos”, disse Williams. “Se isso não é uma tecnologia transcendente, eu não sei o que é.”