Como ser ágil e inovador

Líderes de TI podem criar processos rápidos e flexíveis para desenvolver e
implementar novas aplicações de negócios. Esse processo tem de ser ágil, com a
visão clara dos profissionais de TI sobre como agir em passos rápidos e
focados. Um processo ágil requer ainda que você crie um cronograma apropriado
para que o projeto seja concluído dentro do tempo estimado – e disponível.
Agilidade significa que você será mais rápido que seus competidores.
Cronogramas ágeis são medidos em semanas e meses, nunca em anos.

Da mesma forma, executivos de TI podem usar o processo para impulsionar a
inovação. Um processo inovador faz as pessoas sentirem senso de urgência, dispostas
a mudarem o velho jeito de fazer as coisas. Colocar limites no tempo e no
dinheiro que seus empregados podem gastar para resolver um problema é uma ótima
maneira de criar essa urgência.

No passado, já desafiei meu pessoal a criar
soluções que custassem dez vezes menos do que nosso competidor estava gastando
e pudesse resolver as tarefas quatro vezes mais rápido.

Agilidade e inovação são pensamentos que têm de começar no CIO. É seu
trabalho colocar os processos corretos em andamento e certificar-se de que as
pessoas os estão usando. Criei meu próprio processo de três passos
chamado “defina-desenhe-construa”. É um guia simples e fácil de entender, por
meio do qual é possível desenvolver qualquer novo sistema ou processo de negócio.

Bastam três passos. O passo “defina” leva de duas a seis semanas e custa de
5% a 10% do orçamento total do projeto. O passo “desenhe” pode durar de um a
três meses e custar de 15% a 30% do orçamento. A fase final, “construa”, toma
de dois a seus meses e consome entre 60% e 80% do orçamento.

Você pode se perguntar como sei o cronograma sem conhecer cada projeto. A
resposta é: esse é o tempo disponível se você realmente pretende ser ágil.

Da mesma forma, sei que o desenho do projeto vai custar de 15% a 30% do
budget porque, se for gasto mais que isso, algo muito complexo está sendo
desenvolvido. Projetos mais caros vão levar mais tempo que três meses para
serem desenhados e, assim, tempo demais para serem concluídos.

Em suma, se o trabalho não puder atender a esses requisitos, pare o projeto.
Seja lá o que estiver sendo feito, não é ágil, nem inovador.

Algumas outras coisas destacáveis do
processo 
Em primeiro lugar, todo projeto necessita de uma pessoa dedicada a ele em tempo
integral. Esta pessoa tem de ter as habilidades e a autoridade necessárias para
fazer as coisas acontecerem e estar totalmente comprometida com o sucesso da
iniciativa. Eu chamo esta pessoa de “construtora do sistema”. Certifique-se de
ter um bom construtor para cada projeto que você iniciar.

Em seguida, construa uma solução “80%” em vez de ficar buscando a perfeição.
Evite a tentação de querer criar um sistema capaz de lidar com qualquer
imprevisto. Fazer isto eleva o custo e a complexidade exponencialmente. Prefira
ter um sistema capaz de lidar com as transações cotidianas e ter pessoas – não
computadores – preparadas para lidar com as exceções. Assim se faz um sistema
10 vezes mais barato que o da concorrência.

Lembre-se de que grandes sistemas sempre são constituídos por uma coleção de
subsistemas menores. Então, assim que o passo “Defina” estiver concluído,
projetos enormes e multimilionários podem ser divididos em iniciativas menores
para construir cada subsistema. Em vez de ter uma equipe para o grande projeto,
este modelo permite que diversos pequenos grupos de profissionais desenvolvam
cada parte, em paralelo. É assim que se faz um projeto em quatro vezes menos
tempo que seus competidores.

A princípio, as pessoas podem acusar os CIOs que adotam um processo como o
“Defina-Desenhe-Construa” de estarem pedindo demais e de não serem razoáveis.
Admito que esses meus três passos têm sido chamados de “faça, faça, faça!”. Mas
não desanime. O que você está pedindo é possível – equipes de TI podem alcançar
altos níveis de performance.

Dê às pessoas o treinamento que elas precisam e as oportunidades de aprender
fazendo, mas não baixe seus padrões ou amplie prazos.

Quando seus empregados aprenderem o processo e se tornarem adeptos a ele,
você verá a diferença.

 As pessoas irão criar um ar de autoconfiança
e uma atitude positiva.