Como conduzir reuniões mais produtivas com a sua equipe

Reuniões são inevitáveis na rotina de todo executivo. Mas, sem planejamento e mal conduzidas, podem ocupar mais tempo do que o necessário, atrapalhando a execução de estratégias e os negócios da empresa, do gestor e da equipe.

Além de planejar cada encontro, o executivo deve saber conduzir e acompanhar as soluções discutidas.

Para otimizar os resultados, o primeiro passo é verificar se a reunião é realmente necessária. Como mobilizam pessoal e custos, não devem ser encaradas como última alternativa de gestão, diz Sérgio Guimarães, consultor e fundador da Academia do Tempo.

“Esses encontros não fazem milagres, muito menos devem ser usados para procurar problemas, mas, sim, para resolvê-los.”

Segundo cálculos de Christian Barbosa, fundador da Triad PS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, uma empresa de 100 funcionários que realiza reuniões por, no mínimo, quatro horas semanais, gasta, anualmente, quase R$ 500 mil , considerando o valor médio por hora de cada participante a R$ 50. E apenas a metade das reuniões realizadas gera resultados.

Uma das dicas para economizar tempo é evitar encontros meramente informativo. O ideal, nesses casos, é que o material seja divulgado aos subordinados antes do encontro, e a reunião seja utilizada apenas para tirar dúvidas e discutir pontos complexos.

Se você ainda perde muito tempo com reuniões presenciais, avalie o uso de aplicativos ou ferramentas on-line, como o Google Docs, que possibilitam o compartilhamento de uma apresentação,permitindo que cada funcionário faça comentários no próprio documento.

Há outras situações em que as reuniões devem ser evitadas: quando é necessário lidar com questões pessoais de alguém da equipe; quando a preparação é insuficiente ou faltam dados importantes; quando os assuntos são triviais e podem ser resolvidos de outra forma; ou quando existe hostilidade e é necessário tempo para acalmar os ânimos.

Barbosa, da Triad PS, recomenda, em seu livro “Estou em reunião”, que o gestor que planeja convocar um desses encontros pense antes em uma possível solução e a envie por e-mail para a equipe se manifestar. Se alguma ideia interessante surgir e todos concordarem, o problema se resolve sem a necessidade de uma reunião.

Para as inevitáveis, o ideal é que durem, no máximo, duas horas. Mais do que isso, há perda de foco e engajamento dos participantes, o que acaba tornando a reunião improdutiva.

No caso de reuniões anuais,com gerentes de todo o país, por exemplo, uma solução é dividir os encontros em blocos de duas horas, com intervalos de meia hora entre eles. “Dessa forma, o gestor impede que assuntos sejam retomados e o número de participantes pode ser menor”, diz Guimarães.

Muitas reuniões se alongam devido à comodidade de salas fechadas. Ficar de pé, em ambiente menos reservado, como salas de café, contribui para que a reunião seja mais objetiva e pode ser indicada para questões que exijam decisão rápida.

Quem conduz a reunião deve organizar a conversa, ideias, registrar as ações posteriores e cortar conversas paralelas. Para isso, o gestor pode optar por técnicas. A mais conhecida é aquela na qual cada participante expõe suas considerações, por tempo limitado, e somente depois o debate é aberto. Mas existem outras opções.

“No workout, as pessoas registram opiniões em post its e o mediador os organiza e todos votam nas melhores. Na teoria dos seis chapéus, cada rodada requer um comportamento diferente dos participantes. Por exemplo: em uma delas as pessoas podem apenas sugerir dados e informações, e outros comportamentos, como opinar, são proibidos. É um jeito de controlar comportamentos e inibir conflitos.”