Como as empresas estão lidando com os desafios da captura descentralizada?

Tornar processos mais eficientes, buscar novas formas de fazer negócios. Esses geralmente estão entre os principais objetivos de um projeto de transformação digital. Para isso, no entanto, as informações precisam estar acessíveis às novas tecnologias, e é exatamente essa a função das tecnologias de captura de imagem, que são o primeiro passo rumo à transformação digital.

Soluções de captura descentralizada permitem coletar dados da empresa ou disponibilizá-los de outra forma aos sistemas de informação. Trata-se de algo que envolve uma variedade de processos, incluindo a possibilidade de armazenar informações nos locais aos quais pertencem. Adicionar um contrato ou uma fatura aos sistemas apropriados para isso é um exemplo de como a captura de imagens pode facilitar a digitalização.

Graças à sua capacidade de padronização, a captura também é fundamental na integração entre os sistemas e na garantia que as empresas estão gerando metadados que poderão ser consumidos por robôs e inteligências artificiais, aumentando assim as suas eficiências na utilização das informações.

Oportunidades dos projetos de captura

A maioria das empresas usam tecnologias digitais para transformar e melhorar processos, independente de já ter ou não um ambiente totalmente digitalizado. A captura de imagens pode levar a melhoras significativas na forma de usar as informações. Por isso, os projetos de digitalização por meio da captura descentralizada, apesar de exigirem, em alguns casos, um investimento alto, oferece uma série de oportunidades de avaliar o modo como a empresa tem lidado com as informações que estão no meio físico, integrando as informações antes em papel aos data lakes das empresas, tornando mais eficientes a às estratégias de governança.

O impacto do OCR

Ao permitir o reconhecimento de caracteres a partir de um arquivo de imagem, o OCR desempenha um papel importante nos projetos de escaneamento. Sejam boletos, comprovantes de pagamento, contratos, entre outros, é essa tecnologia que garante a possibilidade de extrair o valor dos dados nos documentos físicos, permitindo a estruturação de dados que não podem ser lidos pelos sistemas corporativos.

Os passos de um projeto de gestão documental

O primeiro passo para dar início a um projeto de captura é avaliar as melhores estratégias e tecnologias para realizar esse trabalho. Quais documentos físicos realmente precisam ser digitalizados para integrá-los à estratégia de governança de informação? Será que o uso de assinatura digital pode ajudar? É fundamental, no início, priorizar o projeto para resultados imediatos em termos de eficiência, uso da informação e controle de riscos, identificando o que é usado com mais frequência, as informações de alto valor ou de alto risco.

Um projeto de captura é uma oportunidade integrar informações aos data lakes da empresa. Além disso, no caso dos documentos que precisam ser mantidos em papel, o armazenamento físico também pode ser repensado. Na maioria dos casos, por exemplo, é possível ser mais eficiente com uma solução de guarda documental externa, além de diminuir custos, acabando com os espaços ocupados por arquivos dentro da organização.

*Por Carlos Alberto Ferraiuolo Jr., diretor de tecnologia e produtos da Access