Como ajudar a equipe a gerenciar o trabalho pesado?

No filme Uma Noiva e Tanto, uma paródia de 1990, um policial chamado Tony confidencia ao seu capitão: “Estou com dúvidas sobre ser policial. Você sabe, não é como é na TV. Tudo o que faço o dia todo é preencher formulários e documentos”.

Tony achava que seu trabalho seria mais emocionante do que se revelou. A verdade é que Tony não está sozinho. Todo trabalho contém algum trabalho pesado, sem glamour.

Embora todos queiram encontrar um nível de significado e propósito em seu trabalho, muitas vezes, uma fração do tempo tem de ser gasto fazendo tarefas que não têm nenhum significado intrínseco e não servem a um propósito mais profundo do que ajudar a manter os trens em funcionamento. É o que conta Whitney Johnson, em artigo na Harvard Business Review.

Segundo ela, isso pode ser difícil para os profissionais em início de carreira aceitarem, especialmente aqueles em cargos de nível de entrada. A vida universitária é muitas vezes flexível, desafiadora e envolvente, e depois de quatro anos, pode ser difícil ficar parado em um escritório por horas, fazendo tarefas administrativas.

Mas não são apenas recém-formados que lutam contra o trabalho pesado. Qualquer pessoa pode pensar que seu papel deve envolver apenas tarefas que sejam empolgantes ou gratificantes e que o trabalho pesado está abaixo delas e que deveria ser problema de outra pessoa.

Por isso, o gerente precisa descobrir uma maneira de ajudar os colaboradores a superar a frustração e ver que todos na equipe têm um trabalho pesado que precisam fazer e também aprender a gerenciar seu tempo para que não mudem as atividades de maior valor.

Aqui estão algumas técnicas que poderia ajudar a diminuir a quantidade de tempo gasto em trabalho pesado:

Imponha restrições

Se um funcionário estiver preenchendo seus dias com tarefas de baixo nível que poderiam ser concluídas em muito menos tempo, é preciso haver uma restrição de tempo. O e-mail da manhã precisa ser respondido às 10h. As chamadas precisam ser devolvidas em uma hora. Os dados da semana anterior precisam ser compilados e informados até segunda-feira às 16h.

O gerenciamento do tempo é uma habilidade que muitos precisam de ajuda para aprender e o gerente pode precisar ser o professor. É provável que um funcionário diga que não pode concluir a tarefa X na metade do tempo, mas uma tarefa desanimadora pode se tornar um desafio mais envolvente quando uma restrição de tempo é imposta.

Deixe tudo mais interessante

Qual é o trabalho mais interessante que o funcionário gostaria de fazer? Qual é a sua visão do que o funcionário poderia estar fazendo pela empresa? Ambos precisam ter a conversa. Ajudar o funcionário a visualizar as novas oportunidades que podem complementar suas tarefas comuns.

Talvez emparelhar o funcionário com um trabalhador mais maduro que possa orientá-lo no gerenciamento do tempo. Procure também inspirá-lo com um vislumbre dos diferentes tipos de trabalho em que a empresa se envolve. A adição de um trabalho mais atraente ao seu portfólio os obrigará a diminuir o tempo gasto em trabalhos de menor valor.

Agite o dia a dia

Os funcionários que passam horas em tarefas que realmente não são tão importantes não gastam seu tempo com as coisas certas. Estabelecer metas para o trabalho com maior valor agregado e as consequências caso ele não atinja essas metas, pode ajudar.

Reduzir a quantidade de tempo que seu funcionário está gastando nas tarefas maçantes deve ajudar a atenuar sua frustração por ter que fazê-lo. Se isso não acontecer, talvez o gestor precise conversar mais sobre as metas de sua carreira e se elas podem ser atendidas em sua função atual ou até mesmo em sua empresa.

É preciso mostrar que, às vezes, cuidar do trabalho pesado é apenas mostrar que o colaborador pode ser um jogador de equipe com uma ótima atitude. Se um gerente pode confiar sobre as coisas chatas, então a pessoa pode definitivamente ser confiável com as coisas interessantes.

Modele o comportamento

Diferentes trabalhos são invisíveis. Quando um funcionário reclama do trabalho que ele tem de fazer, provavelmente é porque ele não vê o quanto de trabalho pesado todo mundo – incluindo seu chefe – tem de fazer. Torne o trabalho da equipe mais transparente. Converse com o funcionário sobre como todos têm de gastar certo tempo nesses tipos de tarefas é um ótimo começo.

Um bom exemplo é história contada sobre Sam Pitroda, então o chefe da C-DOT, empresa de telecomunicações da Índia. O C-DOT tinha dois andares de um hotel cinco estrelas como espaço de trabalho. Um técnico havia sido chamado para consertar uma maçaneta quebrada na sala de reuniões. Conserto concluído, ele arrumou suas ferramentas e se preparou para deixar – tanto a sala de reuniões quanto a bagunça que ele fizera ao fazer o conserto. Pitroda pediu uma vassoura, convidou o homem para sentar e começou a limpar a bagunça enquanto ele observava.