BYOD, a implantação inteligente é o novo desafio

BYOD, sigla para o termo Bring Your Own Device (traga seu próprio dispositivo), se refere a uma tendência global que envolve serviços, políticas e tecnologias que viabilizam aos funcionários desempenhar atividades profissionais utilizando seus próprios equipamentos, como smatphones, tablets ou notebooks. Trata-se de um conceito mundial que vem ganhando força entre as organizações, em função do potencial de ganho de produtividade.
A tendência está alinhada à explosão de vendas de smartphones e tablets, que tem  proporcionado ao usuário alto poder de acesso e processamento de informações com mobilidade. Em primeira instância, BYOD desperta nas pessoas o interesse por escolher a ferramenta que lhe oferece mais afinidade e produtividade, ao mesmo tempo em que chama a atenção das empresas tanto pelo ganho de produtividade quanto pela redução em investimentos em dispositivos de usuário.
No entanto, há de se atentar aos investimentos necessários por parte da corporação, em especial no que diz respeito à infraestrutura e às políticas necessárias a uma operação BYOD confiável, evitando efeitos colaterais tanto para o usuário quanto para as organizações, principalmente no que tange à segurança da informação e às questões trabalhistas.
Este fenômeno de supervalorização dos benefícios e pouca atenção aos riscos não é raro na curva de introdução tecnológica de forma geral, como pode ser percebido nos estudos do Gartner Group. Em seu último relatório ?Hype Cycle for Emerging Technologies?, divulgado no segundo semestre de 2012, BYOD foi relacionado entre as tecnologias emergentes, em uma fase chamada de ?pico das expectativas infladas?, em que, tipicamente, o entusiasmo e a expectativa atingem níveis além da realidade.
Fazendo uma retrospectiva, BYOD está vivendo uma situação semelhante ao que foi observado com a tecnologia VoIP no Brasil entre os anos de 2005 e 2008. Muito se tratava sobre os benefícios da tecnologia VoIP, sendo que de fato muitos negócios foram consumados. No entanto, muitos daqueles clientes não alcançaram os resultados desejados, sofrendo ainda com quedas ou interrupções no serviço, causadas na maioria das vezes por uma infraestrutura de rede inadequada ou por gargalos nos acessos de internet, fatores não previstos na maioria dos projetos da época.
Explorando um pouco mais sobre este paralelo, os projetos que obtiveram sucesso naquela época apresentaram pelo menos duas características em comum: a) estudo de impacto e b) implantações graduais.
Estudo de impacto: Uma tecnologia inovadora normalmente é difundida através de dois meios: os entusiastas e os profissionais. Os entusiastas abordam a nova tecnologia como uma solução quase que inquestionável e obrigatória.  Para o entusiasta, não aplicar a nova tecnologia é tão absurdo quanto não calçar o sapato da moda. Já os profissionais entendem que há ganhos e riscos, e investem boa parte da fase de pré-venda e de projeto no levantamento do cenário, dos requisitos e dos riscos. Os projetos de sucesso foram e são aqueles tratados sob a óptica do profissionalismo.
Implantações graduais: É fato que quem chega primeiro bebe água limpa, mas também é sabido que quem vai na frente tem que abrir caminho. Ao tratar uma nova tecnologia, é possível que as ações elencadas para mitigar os riscos não revelem na prática o efeito planejado na teoria, requerendo revisões e ajustes no plano. Portanto, ao implantar um projeto com tecnologia disruptiva, é importante dividir o projeto em etapas. Nas primeiras etapas, devem se escolher por quais problemas de negócio se iniciará o projeto e quais usuários serão envolvidos, cuidando para que eventuais ajustes no projeto signifiquem um menor impacto sobre o negócio.
Traçando um estudo específico sobre aplicações de comunicação corporativa, existem soluções capazes de fazer do smartphone do usuário uma ferramenta corporativa, transformando um celular em ramal da plataforma de comunicação. Especificamente nestes casos, recomenda-se uma abordagem que cubra os seguintes tópicos:

1. Avaliação das áreas com maiores necessidades de comunicação, considerando tanto a importância da comunicação quanto o volume de gastos telefônicos;
2. Definição de usuários chave, como, por exemplo, colaboradores seniores ou gerentes capazes de gerar avaliações consistentes sobre a solução e contribuir na disseminação nas etapas seguintes.
3. Determinação do período de testes, tempo em que o BYOD não será a única solução, mas uma alternativa. Este período deve ser suficiente para os usuários formarem impressões e para se avaliar a confiabilidade da solução.
4. Estabelecimento de termos de compromisso com os usuários, contemplando, por exemplo, os dias e horários que ele está autorizado a utilizar o próprio dispositivo em atividades profissionais. Devem ser criadas regras que evitem o uso do sistema em horários inadequados. Esta ação irá ajudar a mitigar o risco de problemas trabalhistas.
5. Definição e avaliação dos aspectos de segurança, como por exemplo que tipo de portas devem ser abertas e que tipo de permissões de rede devem ser dadas aos usuários. As informações levantadas devem ser confrontadas com as políticas de segurança da empresa.

Portanto, tão importante quanto sair na frente e usufruir dos ganhos de competitividade que BYOD traz, é planejar como se dará sua implantação na empresa. Os novos patamares de mobilidade, agilidade e produtividade devem ser sustentados por infraestrutura e políticas sólidas.
* Vinicius Soares da Silveira é Engenheiro de Telecomunicações com MBA em Marketing, cursando mestrado em Engenharia de Produção. Atua na Leucotron desde 2004, com passagem pelas áreas de vendas e Marketing, ocupando atualmente o cargo de Gerente de Produtos.