3 formas de ganhar mais com Google Docs

Startups e companhias que convivem com orçamentos apertados precisam lançar mão de tudo que podem para economizar recursos. Isso significa, frequentemente, encontrar novas formas de usar ferramentas tecnológicas que vão muito além daquelas listas na descrição do produto.

Pegue o Google Docs como exemplo. Não importa se você tem a versão gratuita ou o Google Apps for Business, com um pouco de criatividade você pode olhar para a funcionalidade core e adaptar a aplicação para suas necessidades. Isso cai como uma luva se você administra um orçamento modesto. Outro benefício é a versatilidade que você agrega quando usa Google Docs e o pacote Office ao mesmo tempo.

?Todas as empresas deveriam aderir ao Google Docs, ainda que não seja a principal suíte de produtividade?, avalia Nick Narodny, cofundador e vice-presidente da startup de educação online Grovo.

Em uma combinação de entrevistas por e-mail e telefone, Narodny apresentou três formas para uma PME tirar vantagem do Docs.

Scraping

Narodny define scraping como ?forma automática de extrair uma grande quantidade de informação de um site?. Esta prática tem diversos potenciais usos. Algumas, claro, esbarram em questões éticas, mas o executivo pede para que sejamos menos mercenários. Um bom exemplo é para prospecção de leads de vendas. A prática de scraping pode automatizar o processo de vasculhar a web em busca de possíveis novos clientes e coletar dados em um único e simples lugar.

?Tradicionalmente você tem que saber como codificar para fazer isso efetivamente, mas com a extensão Scraper Chrome e Google Docs você pode puxar e agregar uma grande quantidade de dados rapidamente?, ensina Narodny.

Os passos são simples. Primeiro, baixe e instale a extensão Scraper para Chrome. Então, defina os dados que você quer extrair das páginas. Depois, clique na área definida e selecione ?Scrape Similar?. Finalmente, selecione a opção ?Exportar para Google Docs?. Você também precisa garantir o acesso do Scraper ao Google Docs antes de toda a tarefa. Depois disso, você terá à disposição a visualização das informações no Docs e a possibilidade de organizar e modificar de acordo com suas necessidades.

Relatório de despesa.

Gerentes de finanças e contabilidades vão apreciar esta parte, particularmente, se você gerenciar planilhas de Excel para relatórios de despesas. Em vez de processar e armazenar toneladas de arquivos de Excel localmente, você pode mover tudo para o ambiente online e gerenciar a partir de um único local.

Veja como é simples: faça um upload do template de Excel existente para Google Docs. Clique em criar e, na sequência, em ?from template?. Selecione o link ?submeter template?. Selecione o relatório que você acabou de subir, digite a descrição, adicione a categoria e submeta. Agora, os funcionários poderão criar e submeter todos os relatórios online a partir deste template. E, além disso, você pode fazer mudanças futuras nesse template, sem se preocupar com as pessoas que estejam usando as versões mais antigas armazenadas em suas respectivas máquinas.

Ele oferece ainda outro conselho: para ter certeza de que o template inicial não será editado por acidente, desabilite o compartilhamento neste documento.

Quadro virtual

?Com frequência, ideias e informações se perdem quando comunicadas remotamente, não importa se via telefone ou chat online?, lembra Narodny. O aplicativo Drawings no Google Docs oferece uma forma rápida e simples para sua força de trabalho móvel contar com uma sala de conferência confiável em qualquer lugar. A função compartilhar garante que os dados sejam vistos pelas pessoas certas e ninguém mais.

Siga esses quarto simples passos para ter esse quadro branco online: cria uma nova Drawing. Clique em ?Untitled Document? para dar um nome. Compartilha com os participantes do encontro ao clicar em Share e adicione os e-mails dos convidados. Desenhe e colabora em tempo real.

Isso é tudo.