15 dicas úteis para usar o Slack com eficiência

“O Slack mudou a maneira como nos comunicamos internamente”, disse Rob Shapiro, diretor sênior de estratégia de produtos da Muck Rack, uma plataforma digital de relações públicas e jornalismo. O acesso mais fácil do Slack a arquivos compartilhados, áreas de discussão e notificações “tornou nossa equipe mais inteligente, mais rápida e mais sintonizada”, acrescenta.

Em tempos de quarentena e home office, virar um craque no Slack pode alterar o jeito que sua empresa trabalhar e economizar algumas boas horas. Por isso reunimos aqui algumas boas dicas que vão te ajudar:

1- Use nomes curtos para grupos privados

Usar uma abreviação curta para departamentos ou equipes facilita tudo. Por exemplo, use #mkt para marketing. Outra dica: adicione um complemento curto para descrever o canal, como #mkt_facebook, Isso ajuda a ordenar os canais da sua lista e facilita a leitura e a localização dos canais.

2 – Encontre canais rapidamente usando o recurso de pesquisa de canais

Use o atalho de teclado ⌘-K (para Macs) ou Ctrl-K (para Windows), que exibe uma tela de pesquisa para encontrar mensagens, canais, pessoas e muito mais. (Você também pode clicar na caixa Pesquisar, na parte superior da janela do Slack, para exibir a mesma tela.)

3 – Use estrelas para destacar itens importantes

A adição de uma estrela aos canais e DMs os coloca no topo do painel esquerdo. Você pode estrelar os canais e DMs dos quais participa para facilitar o acesso.

4 – Atalho para as DMs

⌘-Shift-K nos Macs e Ctrl-Shift-K no Windows permitem que você vá diretamente para o menu Direct Messages.

5 – Defina lembretes para as mensagens que você precisa responder

Às vezes, você tem alguns segundos para ler uma mensagem, mas não há tempo suficiente para responder. Passe o mouse sobre uma mensagem e clique no ícone de três pontos, role para baixo até “Lembrar-me sobre isso” no menu que aparece e escolha quando deseja ser lembrado.

6 – Não exagere no símbolo @

Quando você deseja garantir que uma ou mais pessoas vejam uma mensagem, o Slack tem uma ferramenta útil: o símbolo @. A inclusão de @username em uma mensagem notifica a pessoa que você mencionou em uma postagem.

O comando @here notifica todos os usuários ativos do canal e @channel notifica todos os membros do canal, estejam eles ativos ou não. Mas muitas menções @ podem sobrecarregar e incomodar seus colegas de trabalho; portanto, use com moderação.

7 – Não exagere nas mensagens privadas

Use apenas mensagens privadas no Slack quando a) a mensagem for direcionada a uma pessoa específica b) for irrelevante para um projeto específico.

8 – Inicie uma thread para separar subtópicos

Os canais geralmente têm várias conversas acontecendo simultaneamente, o que pode dificultar o rastreamento de subtópicos e desorganizar um canal. Os threads tornam mais fácil manter um único tópico de conversa sem ter que trocar para um canal diferente ou usar DMs.

9 – Integre o Slack com outros aplicativos

Um dos pontos fortes do Slack é a capacidade de se integra a mais de 1.500 aplicativos de terceiros – desde serviços de armazenamento a gerentes de projeto e plataformas de CRM.

O Slack também funciona bem com ferramentas de conector como Zapier e IFTTT, que automatizam ações no Slack que são acionadas por ações em um serviço conectado.

10 – Reúna e-mail e calendários com o Slack

O Slack construiu recentemente uma nova ponte para o email. A integração significa que, no Slack, você pode enviar e receber mensagens com usuários que não são do Slack em sua organização, desde que um administrador as configure adequadamente.

Por exemplo, você pode DM ou @ mencionar alguém sem Slacker em um canal Slack e suas mensagens irão para as caixas de entrada do Microsoft Outlook ou Gmail da pessoa enquanto as respostas de e-mail delas, por sua vez, vão para o seu Slack.

O Slack também implementou a integração com os calendários do Outlook e do Google, para que você possa sincronizar seu status do Slack com o seu calendário, permitindo que aqueles com acesso ao seu calendário conheçam sua disponibilidade.

11 – Mova os threads de e-mail em andamento para o Slack

Quando uma série de e-mail segue por mais de duas ou três rodadas, é uma boa levar o papo para o Slack, que geralmente é mais eficiente para conversas do que o e-mail tradicional.

12 – Edite ou exclua facilmente as mensagens enviadas

Se você enviou uma mensagem prematuramente ou por acidente, basta pressionar a seta para cima no teclado. A mensagem mais recente que você enviou no canal atual será reaberta e você poderá editar.

Para excluir uma mensagem que você enviou, passe o mouse sobre ela, pressione a seta para cima, exclua o texto, pressione Enter e pressione Enter novamente para confirmar.

13 – Silencie canais ruidosos

Alguns canais podem ser importantes para você, mas você não precisa ver o fluxo constante de notificações. O recurso de silenciamento de canal do Slack suprime todas as notificações do canal, mas ainda permite que você navegue por ele quando quiser.

Para silenciar um canal, clique no ícone de engrenagem na parte superior da tela e escolha Silenciar #canal no menu pop-up.

14 – Use canais compartilhados para otimizar a colaboração com parceiros externos

O recurso de canais compartilhados do Slack permite que dois locais de trabalho independentes colaborem no mesmo canal.

Ao colaborar em canais compartilhados, todas as partes podem ver o trabalho sendo realizado em tempo real, para que possam fornecer feedback, o que elimina a necessidade de atualizações por e-mail ou aquelas reuniões desnecessárias.

15 – Reconheça quando é hora de realmente falar

O que é conversado dentro do Slack pode envolver decisões que precisam ser tomadas. Nesses cenários, pressione o botão de chamada na parte superior da janela do Slack e tenha uma rápida conversa cara a cara.

O Slack possui seu próprio serviço interno de chamadas de voz e vídeo e também se integra a vários aplicativos de videoconferência de terceiros.