Hospital São Lucas terceiriza todo seu parque tecnológico

Quando o assunto é melhorar os processos assistenciais e administrativos de uma instituição de saúde, a área de TI está diretamente envolvida, uma vez que, grande parte das operações realizadas hoje no hospital passam de uma maneira ou outra, por sistemas de gestão.

Com base nessa premissa e o objetivo de aumentar o desempenho de seu departamento de tecnologia da informação, o Hospital São Lucas, na capital mineira, deu o primeiro passo e decidiu terceirizar todo seu parque tecnológico, ou seja, suas estações de trabalho.

No entanto, o outsourcing começa antes que a empresa especializada no assunto entre na instituição para realizar o trabalho. O gerente de TI do Hospital São Lucas, Christiano Barbosa, conta que para este processo ter o sucesso é necessário, antes de qualquer coisa, identificar um fornecedor capaz de atender as demandas da instituição, para depois disso implementar as mudanças.

Com o apoio da AeC, empresa especializada em outsourcing, o hospital mineiro de 148 leitos está substituindo todas as 75 estações de trabalho. Para isso foi necessário realizar um estudo de maturidade da TI do hospital e identificar suas necessidades e para onde ela desejava caminhar.

O primeiro passo dessa implementação foi a realização de um Core I O (Otimização da Plataforma Básica) ? processo que auxilia a organização a entender e avançar em direção a uma infraestrutura de TI mais segura, melhor gerenciada e dinâmica, reduzindo o custo total de TI ? utilizada pela Microsoft.

Segundo a avaliação, o São Lucas estava em uma faze primária em relação à segurança da informação, padronização de computadores, de softwares, senhas e outros sistemas. ?Nosso objetivo com esse outsourcing é melhorar os serviços de TI do hospital, e melhorar a qualidade do serviço prestado ao usuário?, conta Barbosa.

Depois de mapeadas as necessidades da entidade, a AeC iniciou o processo de outsourcing, substituindo os primeiros 15 computadores por equipamentos da Dell. Outra medida foi padronizar o uso de softwares e disponibilizar suas respectivas licenças, que, como em toda terceirização são locadas pela empresa, o que reduz o custo operacional, uma vez que não é necessário pagar o preço total da permissão e evita o possível uso de programas piratas.

Além dos computadores, o serviço de help desk também foi terceirizado, desonerando a equipe de TI do hospital e deixando todo o suporte ao usuário, manutenção e substituição de máquinas a cargo da empresa terceirizada.

?Agora, eu posso ter o parque tecnológico do jeito que eu quero. Em relação a manutenção, antes desse processo, eu era obrigado a consertar cada máquina, ou seja, ter peças sobressalentes para cada uma delas, que nem sempre eram do mesmo modelo, o que gera um custo maior.? conta Barbosa. O executivo conta que a equipe de TI do São Lucas estava praticamente direcionada a realizar o serviço de manutenção e suporte desses computadores, deixando pouco tempo para representar o papel estratégico que a TI deve ter dentro de uma unidade de saúde.

?O principal motivo de terceirizar os serviços era fazer com que a TI do São Lucas deixasse de ser um vagão e passasse a ser uma locomotiva. Precisávamos mudar de área operacional para estratégica, pensar em projetos de mobilidade, acompanhar a implementação de novos sistemas de gestão e outras tecnologias.?

No entanto, como em toda mudança organizacional, esta também gerou um choque cultural dentro do hospital. Foi necessário mostrar aos colaboradores os benefícios do processo de BPO e que nenhuma informação contida nos antigos computadores seria perdida. Outro ponto foi o de convencer os profissionais do hospital a aceitarem a padronização dos equipamentos e instalação de novos softwares. Para isso, foi necessário o envolvimento de todas as camadas hierárquicas da entidade.

Com o projeto praticamente finalizado, o próximo passo da TI no hospital é finalizar o processo de instalação do ERP clínico e administrativo da entidade, trabalhar os projetos de implantação do prontuário eletrônico e back-office, integrando toda a instituição no prontuário eletrônico.

Outro passo que o hospital mineiro pretende dar em direção à evolução tecnológica é iniciar o projeto de mobilidade, permitindo o acesso a informações do paciente e administrativas via tablets, smartphones e outras dispositivos móveis.

Relação custo benefício

A equipe de TI colocou na ponta do lápis ações como: compra de computadores e peças, equipe especializada em manutenção, relacionamento com fornecedores, ociosidade de equipes assistenciais e administrativas, período de espera da manutenção ou substituição do equipamento, depreciação tecnológica das máquinas e custo com licença de softwares.

Na opinião de Barbosa, mesmo com considerando alguns fatores intangíveis, o ganho com a terceirização é muito superior ao de manter o serviço internamente, não só no ponto de vista financeiro, mas também no ganho de eficiência das equipes assistenciais. ?Hoje, se colocarmos um computador em uma estação de trabalho, mesmo que contenha as mesmas configurações, se estiver fora dos padrões do BPO as equipes reclamam conosco?, brinca Barbosa.