Sete passos para racionalizar seu portfólio de aplicativos

Seu portfólio de aplicativos cresceu a ponto de torna-se inadiministrável? Há grandes chances de que muitos dos aplicativos em carteira não estejam sendo usados ou estejam subutilizados, o poderia custar aos cofres da empresa milhões de dólares.

“Estes resultados apontam para a necessidade de a TI obter maior controle sobre o inchaço das aplicações e pensar duas vezes sobre a real necessidade de adicionar novas, sob pena de o inchaço prejudicar mais o negócio do que ajudá-lo”, diz John Newsom, vice-presidente e gerente geral de monitoramento de desempenho de aplicativos da Dell Quest Software, que em conjunto com a Harris Interactive pesquisou o fenômeno.

Empresas têm tendência a inchar o portifólio

Empresas tendem a acumular aplicações. Muitas vezes, os aplicativos são implantados para dar aos usuários o acesso a novos recursos que, em teoria, permitem que eles façam seu trabalho melhor ou de forma mais eficiente. Às vezes, os aplicativos são adicionados à carteira como parte de uma fusão ou aquisição. As organizações também tendem a construir aplicações customizadas para apoiar processos de negócio específicos.

O problema, diz Newsom, é que há pouca provisão feita para a racionalização dos aplicativos mais antigos. Em alguns casos, um grupo de usuários pode continuar a usar o aplicativo antigo por razões de familiaridade ou mesmo conjuntos de recursos que uma nova aplicação não tem. Em muitos casos, os aplicativos não são utilizados ou são subutilizados por causa de uma desconexão entre o negócio e as equipes de TI que os  projetaram e desenvolveram. Seja qual for a razão, os aplicativos não utilizados ou subutilizados permanecem na rede, consumindo recursos.

“Quando a Alcatel fundiu com a Lucent, herdamos uma realidade de TI onde a maioria das aplicações era duplicada ou multiplicada, dado o histórico de compras anteriores”, diz Pascal Bataille, arquiteto corporativo da Alcatel-Lucent, na França. “No entanto, nós tivemos que mantê-las e darmos suporte a todos os clientes e todas as especificidades de negócios desde o primeiro dia. Levou algum tempo para lidar com a política habitual e avaliar os aplicativos tecnicamente considerando a estratégia de nossa nova empresa. “

Metade das empresas tem mais de 500 Apps

A Harris Interactive ouviu 150 altos executivos de TI de organizações com receita anual de 500 milhões de dólares ou superior. Metade dos entrevistados disse que sua empresa tem mais de 500 aplicativos implementados (34%  têm mais de 1 mil aplicativos implementados). No entanto, 57% dos entrevistados disseram que seus usuários demandam  menos de 249 aplicações em um dia típico e 28%, menos de 50 aplicativos por dia.

Os dados batem com outros levantados pela empresa de consultoria Capgemini, que em 2011 entrevistou mais de 100 CIOs em diferentes países. Segundo o estudo da Capgemini, 85% desses CIOs admitiram na época que o portfólio de aplicativos de suas empresas precisava ser racionalizado (60% disseram que suportavam  “muito mais aplicações do que as necessárias”) .

“O que descobrimos confirma nossa hipótese inicial: as organizações de TI continuam carregando um fardo pesado de aplicações que muitas vezes não entregam real valor para a empresa”, afirmou a Capgemini. “A maioria das empresas tem aplicações muito mais do que as necessidades do negócio e são forçados a gastar recursos valiosos de TI em suporte de sistemas obsoletos, em vez de concentrar seus ativos no crescimento futuro.”

Centenas de milhares de dólares ou mais

Aplicativos lentos, que vivem caindo ou não respondendo, custam muito dinheiro para as empresas. Mais da metade dos entrevistados falaram em centenas de milhares de dólares por ano (22% relataram custos da ordem de milhões de dólares e 7%, dezenas de milhões de dólares ou mais).

“Eles têm que retomar o controle sobre o que diabos está em uso e consumindo recursos”, diz Newsom. “Há definitivamente um desafio de gestão aí.”

Fazer isso de uma forma significativa requer visibilidade de suas aplicações, quem continua a usá-las, como elas estão sendo usados ​​e os recursos que consomem. 

Estratégias para racionalização de seu portfólio de aplicativos

O combate à expansão desenfreada de aplicativos requer uma estratégia que lhe permita manter atualizações saudáveis e um portfólio de aplicativos continuamente racionalizado. A Capgemini recomenda sete passos para atingir este objetivo:

1. Construir aplicações sustentáveis. Aumentar a colaboração entre os grupos envolvidos no projeto, desenvolvimento e manutenção vai permitir a criação de aplicativos que são fáceis de manter, e dar-lhe a oportunidade de simplificar as operações, reduzir custos e obter maior agilidade. A Capgemini aponta a Cummins, fabricante de motores, como um bom exemplo.  A TI da Cummins dividiu as responsabilidades para o desenvolvimento de aplicações em camadas. A primeira consiste em usuários de negócios emparelhados com analistas de negócios e arquitetos funcionais que entendem as necessidades e estrutura de aplicações, especificarem o projeto. Feito isso eles entregam o projeto de aplicação a um segundo time, a equipe de arquitetura de hardware, o que garante a Cummins adequar a arquitetura corporativa para suportar a aplicação. Na terceira etapa, a equipe de arquitetura de hardware entrega o projeto para a equipe de desenvolvimento de aplicativos e serviços de apoio para cada área de aplicação principal, que tem a responsabilidade de suportar esses sistemas.
2. Implementar estratégias de governança do portfólio. Uma estratégia de governança clara é requisito primordial para a precisão da TI, priorizando as demandas a partir do alinhamento com as necessidades do negócio.
3. Buscar maior alinhamento com o negócio. A empresa inicia projetos de desenvolvimento de aplicativos,  não a TI. Isso significa que a TI  tem que promover verdadeiramente uma “fusão” com negócios, que começa assegurando o alinhamento entre os usuários e as equipes que desenvolvimento e suporte  das aplicações. A TI precisa se tornar um catalisador e driver para a inovação através da sua maior compreensão do negócio.
4. Superar a resistência à mudança. Usuários muitas vezes resistem em adotar novas aplicações. Na maioria das vezes eles estão confortáveis com aplicativos mais antigos, mesmo que ineficientes. Não é suficiente simplesmente construir um aplicativo. Você precisa que os usuários o abracem, adotem de fato. Para superar essa resistência, envolver as partes interessadas na estratégia de desenvolvimento da aplicação e assegurar que cada passo do processo de desenvolvimento seja monitorado, permitindo  ajustes antes e durante a implementação, incluindo a fase de treinamento.
5. Ganhar visibilidade. Antes de fazer alterações ou embarcar em um novo produto, você precisa usar métricas para analisar e entender as relações entre as aplicações e o ambiente. Ferramentas de mapeamento de relacionamento podem ajudar a identificar e mapear as relações entre as aplicações e a infraestrutura subjacente e compreender quem está usando seus aplicativos, como  e que recursos seus aplicativos estão consumindo. Contexto é essencial. A quantidade de usuários de um aplicativo muitas vezes é muito menos relevante do que a compreensão da importância de cada sistema específico para o negócio, de como cada um deles afeta a receita da empresa.
6. Terceirizar a solução, não o problema. Segundo a Capgemini, 74% de todas as carteiras de aplicações são parcialmente ou totalmente terceirizadas, mas a terceirização pode criar mais problemas. A manutenção de sistemas complexos de TI, muitas vezes requer conhecimento especializado local, dentro da empresa. Como resultado, a Capgemini alerta que seus custos podem subir. Por outro lado, oprovedor de outsourcing pode se beneficiar de economia de escala e otimização do uso de recursos. A racionalização deve considerar esses detalhes.
7. Aplicar uma abordagem de ciclo de vida para aplicações e dados. Se um aplicativo não é mais usado para apoiar um processo de negócios atual e seus dados não estão mais crescendo significativamente, ele deve ser aposentado e seus dados arquivados. Se o fizer, irá reduzir custos e liberar engenheiros para se concentrarem  no desenvolvimento de sistemas inovadores.