Seis dicas para melhor reter e trabalhar suas informações

É cada vez maior a quantidade de dados a que uma empresa é exposta para avaliar e desenhar suas estratégias. Diante disso, não é segredo nenhum que as corporações precisam urgentemente de uma política adequada para armazenamento, bem como trabalhar essas informações de forma estratégica. Pesquisa conduzida pela Symantec com duas mil empresas de 28 países, inclusive Brasil, por exemplo, mostra que os funcionários pedem arquivamento não apenas de e-mails e documentos comuns, como, também, arquivos de SharePoint, citados por 55% dos entrevistados, e redes sociais, mensagens de texto e mensagens instantâneas (43%), tornando o desafio ainda maior pela quantidade de fonte de dados.

Na América Latina, a pesquisa conclui que boa parte das companhias não está preparada para este desafio. Já que, na região, mais da metade dos entrevistados não possui um plano para retenção das informações. Dos profissionais ouvidos, 35% apontam custo como principal obstáculo. Entretanto, 32% dizem não ver necessidade. A companhia que provê soluções de segurança, defende que essas empresas invistam mais que em backup de informações, mas na automação do posicionamento da guarda legal de documentos e o uso de uma ferramenta de arquivamento. A fabricante acredita que, assim, as corporações terão mais êxito ao lidarem com diversas fontes de dados, melhorando as respostas quando houver pedidos de eDiscovery.

A seguir, você confere seis dicas deixadas pelo estudo que, além de profissionais de TI, ouviu, também, pessoas da área jurídica das empresas participantes:

– Crie e implante um programa de gestão de registros de informações. O conselho é começar por um plano formal e, depois, refiná-lo para cumprir com regulamentações que regem a retenção e disponibilidade de dados.

– Exclua de forma periódica as informações armazenadas eletronicamente, de acordo com seu programa de gestão de registro. 79% das empresas ouvidas pelo estudo acreditam que o plano adequado deve permitir exclusão de informações.

– Use backup para recuperação e arquivamento para eDiscovery. De acordo com o estudo, 40% deixam os dados em fitas de backup de forma indefinida para guarda legal de documentos. A fornecedora acredita que isso expõe as empresas a uma restauração de alto custo em caso de processos judiciais.

– Empregue processos para guarda legal de documentos, minimizando riscos de não-conformidade. Essa guarda em caso de processos judiciais envolve muitos riscos devido as possíveis sanções por espoliação. Muitas vezes são cobradas após a perda ou exclusão indevida de dados eletronicamente armazenados.

– Faça exercícios de preparação para processos judiciais para determinar áreas de exposição e formular plano de remediação com prioridades. As organizações devem avaliar o estado de prontidão para determinar se estão seguras e preparadas para responder a uma solicitação de eDiscovery ou investigação governamental.

– Esteja preparado para eDiscovery e investigações de governo usando uma rede ampla de informações armazenadas eletronicamente, incluindo redes sociais, nuvem de dados, mensagens instantâneas e sistemas de dados estruturados.