Salve 1 milhão de euros com gestão de documentos

Ao longo dos anos, muitas empresas implantaram processos de gestão de conteúdos corporativos (ECM, no inglês enterprise content management) pelas mais diversas finalidades e razões. O primeiro passo para o sucesso de um projeto desse tipo, diz o Gartner, reside em identificar corretamente o foco do negócio para alinhar ações à governança.

“ECM é caro e acessado apenas por uma pequena quantidade de funcionários”, descreve a consultoria. Além disso, a falta de clareza na hora de mensurar o retorno das iniciativas torna difícil justificar o investimento. Há, ainda, um grande número de projetos desse tipo que falham.

Para investimentos de grande porte (acima de 300 mil euros) nesse tipo de solução, o Gartner recomenda às organizações investirem de seis a nove meses em planejamento e seleção de provedores. Outra questão importante verifica-se na importância de pegar o custo total, diluindo o valor em um prazo razoável de cinco anos.

O Gartner identificou seis abordagens para ajudar as organizações a salvar 1 milhão de euros em gestão de conteúdo.

1. Elimine documentos velhos ou duplicados antes de adotar padrões de ECM. Defina um “estrategista de conteúdo” para calcular os custos, valores e riscos associados a armazenagem e provisionamento.

2. Inclua políticas de implantação onde você desenvolve uma arquitetura de conteúdo. Essas ações devem ter estipulados regras e metadados que versam sobre categorização automática ou expiração de informações. A norma pode ser usada para definir o que será gravado imediatamente e o que não, servindo também para limpar repositórios e servidores de arquivos.

3. Inclua provedores de serviço de conteúdo e open source na estratégia. Os fornecedores funcionam como uma extensão dos sistemas, agregando benefícios como consultoria, implantação, terceirização e outras facilidades. Já a oferta de soluções de código aberto amadureceram bastante nos últimos anos e encontram-se estabilizadas.

4. Impulsione seu canal web. As corporações devem parar de desperdiçar dinheiro com manual de dados e transformação de conteúdo direcionados a diversos canais e estruturar um local de informações mestre para informações estruturadas ou não.

5. Explore os benefícios verdes de um ambiente de trabalho eletrônico. Existem várias iniciativas nesse sentido que uma organização pode explorar, tais como formulários eletrônicos, armazenamento digital, eliminação de redundância (50% dos documentos em papel arquivados são duplicados) que reduzem tempo, gastos, árvores, armazenamento físico…

6. Fuja dos “e-business mails”. O Gartner acredita num híbrido entre os sistemas de mensageria “in house” e hospedados “na nuvem”.