SalomãoZoppi adota sistema de coleta de materiais

Há mais de 30 anos, desde quando foi inaugurado, o SalomãoZoppi Diagnósticos oferecia o serviço de ?leve e traz? para os profissionais da área de saúde de São Paulo. A facilidade garantia que os clientes que fizessem algum tipo de exame no consultório médico tivessem o material coletado retirado por um portador, que o levava até o laboratório para a análise e, posteriormente, retornava com o laudo. Todavia, como o processo dependia de preenchimento manual, muitas vezes havia dúvida sobre a grafia do sobrenome do paciente, o número correto do produto do seguro ou plano de saúde ou mesmo o tipo de análise requerida.

Problemas como estes, bastante frequentes, acabavam ocasionando demora na entrega de resultados e consequentes custos adicionais para a empresa, onde funcionários precisavam perder tempo checando informações. ?Tudo é feito à mão e estamos tentando mudar essa cultura para facilitar o processo?, afirma o sócio-presidente da empresa Paulo Zoppi.

Para transformar este cenário, a marca investiu durante um ano no desenvolvimento de um novo software, o Logisticare. ?A proposta é ter um sistema informatizado, com inteligência artificial?, diz Zoppi. ?A principal vantagem do sistema é que antes do exame chegar ao laboratório, nós já sabemos que ele vai entrar?.

Com o Logisticare, o material coletado já sai com o código de barras do consultório, onde a secretária ou o próprio médico completam online todos os campos do formulário necessários para a análise do material. O código de barras é rastreado desde a saída do consultório até a chegada ao laboratório. Além disso, o sistema permite que no caso de uma necessidade de reposição de kits de coleta pelo médico, isso seja informado automaticamente pelo software, dispensando o contato telefônico, como era feito anteriormente. ?Por si só o sistema passa a ser uma ferramenta gerencial no sentindo não só de facilitar a operação, mas principalmente o rastreamento da amostra para que ela não se perca e seja detectada por qualquer setor do fluxo de produção onde ela está?, garante o executivo.

A implementação do Logisticare exigiu a realização de um projeto piloto durante quatro meses deste ano e contou com a participação de aproximadamente 150 consultórios, que instalaram o novo sistema. Com o cadastro disponível na internet, os profissionais de saúde credenciados podem acompanhar as fases da operação e ter um melhor controle sobre os prazos de entrega de resultados.

O maior investimento do SalomãoZoppi no projeto foi com a criação do software, desenvolvido por uma empresa terceirizada de acordo com especificações definidas pelas áreas de logística e TI do laboratório. Houve necessidade de uma interface importante com os sistemas internos, ponto crítico de utilização do sistema. O Logisticare demandou também a contratação de novos profissionais e a aquisição de equipamentos. ?Nossa expectativa é que a medida que o sistema esteja bem estruturado, esse custo seja diluído porque não precisaremos mais de uma equipe de apoio tão grande como nesta fase inicial?, acredita o sócio-presidente da empresa, Luis Salomão.

Um dos grandes desafios do Logisticare, entretanto, é o treinamento não de seus próprios funcionários, mas daqueles dentro dos consultórios médicos para que se adaptem ao novo sistema. No projeto piloto, a equipe de marketing do SalomãoZoppi foi capacitada para fazer o treinamento inicial com as secretárias desses consultórios. Todavia, muitas vezes, as dúvidas só aparecem na operação diária. Para solucioná-las,  a empresa criou uma linha de telefone específica no laboratório para responder eventuais questionamentos.

Segundo a empresa, os resultados iniciais do projeto são muito promissores. Foram elaborados indicadores internos para acompanhar o volume de exames realizados, tendo como finalidade, inclusive, o planejamento de novas expansões. A sustentabilidade do sistema se dará através das diversas ações que serão desenvolvidas nos próximos meses para que cada vez mais médicos se cadastrem e utilizem o Logisticare. A intenção é que mais de mil profissionais sejam visitados e convidados a fazer parte do sistema e futuramente a iniciativa seja ampliada para a Grande São Paulo. ?Não fazia sentido a empresa completar 30 anos usando exatamente os mesmos critérios para a coleta de material definidos há três décadas?, afirma Salomão. ?O mundo mudou muito e o Logisticare emprega tudo o que há de melhor em tecnologia e processos para que a gente tenha um sistema de referência no mercado?.

Para o executivo, a novidade não garante somente um bom retorno institucional, que reflete o crescimento do negócio, mas também a preocupação com a qualidade e o investimento em novas tecnologias do laboratório. Além disso, o sistema trará ainda uma significativa redução de perdas para a empresa, que não sofrerá mais com a glosa, o não pagamento de exames, provocado pela falta do preenchimento de dados corretos na requisição. ?Nossa intenção é que os ruídos na cobrança dos exames sejam mitigados?.