Por que os projetos de ERP falham? Erros de gestão

Grandes projetos, grandes problemas. Não importa a metodologia
utilizada, a ferramenta escolhida e o tamanho da equipe. É comum, até
demais, que implementações de sistemas de gestão (ERP) fracassem. Prazos são estourados, orçamentos vão muito além do limite e os resultados não correspondem às expectativas das áreas de negócios.

Mesmo projetos bem sucedidos enfrentam
problemas no seu decorrer. Sejam eles motivados pela cultura da
empresa, por mau planejamento ou briga de egos, os percalços acabam
custando caro para as companhias. Afinal, no mundo dos negócios, tempo é
dinheiro e sistema que não funciona é igual a processos que não
funcionam.

Por que os projetos de ERP fracassam?

Apontar
uma razão principal é difícil, mas, segundo especialistas, existem
alguns fatores comuns encontrados nas empresas que, fatalmente, levam ao
mau resultado. O primeiro não tem nada a ver com questões técnicas, mas
sim com a cultura das organizações. As empresas, e principalmente os
departamentos de TI, precisam saber o que esperar de um projeto.
Estimativas altas demais, ou mesmo com foco errado, comprometem todo o
trabalho, não importa se foi bem feito.

O problema das
estimativas ainda vai além do resultado. As empresas têm dificuldades
para prever a quantidade de tempo e recursos necessários para a
conclusão do projeto. Como consequência, tendem a acelerar uma das
pontas do processo, pulando etapas e cortando custos, prejudicando as
demais.

Veja alguns pontos, segundo especialistas em ERP ouvidos
pela Computerworld, que fazem a diferença na hora de iniciar um
projeto.

– Falta de uma camada de gerenciamento de projetos: no mínimo, a empresas precisa conhecer as melhores práticas de gerenciamento. É preciso que uma metodologia esteja presente.

– Falha no planejamento do projeto:
essa talvez seja a fase mais crítica de um projeto. Empresas não podem
ter preguiça de escrever, fazer diagramas, relatórios, etc.

– Processos críticos de negócios mal definidos:
quase uma consequência do mau planejamento. Fatalmente, caso isso
aconteça, a empresa terá de fazer mudanças no sistema depois de estar
pronto.

– Falha em detalhar os processos nas pontas: caso
a empresa não conheça exatamente a rotina das pessoas que vão, de fato,
utilizar o sistema, fatalmente fará algo inútil ou complicado demais.

– Falta de envolvimento do pessoal das pontas:
determinada empresa, após implementar um novo ERP, começou a ter
problemas com a qualidade dos dados. Após meses de investigação,
descobriu que os operadores de empilhadeira, responsáveis pela coleta
dos dados nos armazéns da companhia, não conseguiam digitar corretamente
nos computadores de mão por usarem luvas. Este pequeno detalhe acabava
comprometendo todo o processo.

– Falha em preparar o sistema para aguentar os picos de utilização:
nenhum sistema é utilizado com a mesma frequência o tempo inteiro. É
preciso saber o quanto ele aguenta e quanto terá de aguentar, quando for
exigido em carga máxima.

– Evangelizar os patrocinadores do projeto:
tudo tem de estar escrito. Todos os envolvidos no projeto precisam ter
consciência do que está no papel e saber que é isso que será realizado,
nada menos, nada mais.

– Iniciar a implantação antes de definir o escopo: nada acontece antes que o cronograma e os recursos estejam bem definidos e formalmente aprovados.

– Estouro do escopo:
estratégias e cenários econômicos mudam, mas não é possível modificar o
projeto a cada novidade de mercado. Por isso é fundamental ter um
sistema bem definido de gerenciamento de mudanças.

– Falhas de testes:
de 20% a 40% do tempo total de projeto deve estar reservado para os
testes. E eles só são válidos se forem devidamente documentados.

– Falta de treinamento:
é um erro reduzir o custo do projeto cortando o treinamento. É
necessário ter um plano de treinamento, que serve, também, para avaliar o
conhecimento dos usuários.

– Falhas ao carregar os dados no sistema:
um sistema ERP gera mudanças culturais na empresa. Muitas vezes, os
funcionários estão acostumados a usar diversos sistemas legados, cada um
referente a uma determinada época. Por isso é preciso definir o alcance
do novo sistema. Falta de dados também é um problema. Se um usuário diz
que precisa trabalhar com determinada informação, não significa,
necessariamente, que ela exista.

– Falha no “cut over”: a
data de inauguração do novo sistema, e desligamento de antigo, deve
estar definida e o processo planejado. É impossível fazer isso sem
causar impacto. Este plano tem de ser discutido já na fase de
planejamento do projeto.

– Falhas após o “go live”:
depois de estar tudo funcionando, não é difícil se deparar com um time
de suporte mal dimensionado. Outros problemas são a falta de
documentação e falhas no entendimento das responsabilidades dos
envolvidos.

– Deixar os testes para depois do “go live”:
testes devem ser feitos durante a fase de testes. Testar quando o
usuário está precisando da ferramenta dará dor de cabeça, com absoluta
certeza.