Por que o post-it funciona tão bem nas metodologias ágeis?

Uso post-it no meu dia-a-dia e entendo que não é uma solução mágica, nem se adequa a todos os cenários. Mas, nas experiências que tive, ele funcionou bem, muito bem mesmo. Entretanto, outro dia li um post no LinkedIn, chamado “A Incrível Fábrica de Post-Its“, que me chamou a atenção para este ponto: os quadros e post-its estão realmente entre as coisas mais marcantes nas metodologias ágeis. Por isso mesmo, das mais controversas.

Então, resolvi trazer outros fatos e me aprofundar um pouco mais nas experiências que eu vivi, para alimentarmos uma discussão saudável.

Post-it gera motivação
Como integrante de um time scrum, escrevi junto com meus colegas vários post-its de tarefas, o me dava uma sensação de autonomia e empoderamento muito fortes: a gente decidia o que seria feito para entregar a história priorizada.

Isso me dava muita motivação. Eu sou um profissional que preciso acreditar que o que estou fazendo tem valor. Para mim, é muito difícil fazer as coisas simplesmente porque tem que ser feitas. Acredito que a maioria dos profissionais de TI, ou melhor, não só de TI, mas da era do conhecimento, são guiados por esse tipo de motivação também.

Post-it não substitui documentação técnica
Há um mito de que quem usa os post-its é contra a documentação técnica. É um engano! Se o time decidir que um artefato de documentação é importante e tem valor, o time cria um post-it para ele.

Na maioria dos projetos em que trabalhei, a gente gerou, por exemplo, um post-it para criar o diagrama de arquitetura da solução, representando as integrações entre os diversos componentes, porque a gente entendia que esse diagrama tinha vários benefícios:

• 1 – Apoiar na análise dos impactos de novas implementações ou manutenções no código existente;
• 2 – Mapear cenários de testes;
• 3 – Explicar a solução técnica para novos colaboradores do time;
• 4 – Consultas diversas no dia a dia.

Esse mesmo diagrama de arquitetura também ganhava um post-it para ser atualizado quando necessário. Por exemplo, num projeto, quando mudamos a solução de pagamentos online, criamos um post-it para atualizar esse diagrama.

Quadros e post-its são fáceis e todo mundo entende
Quando usamos um quadro scrum básico, o entendimento do quadro é imediato: histórias e suas tarefas, com 3 status (a fazer, fazendo e feito), por quais andam os post-its. Eventualmente, um 4o. status indesejado (impedido).

Nos times em que usei Kanban, o quadro também era simples de ser entendido. Era só mostrar o quadro, explicar as etapas e como os post-its deveriam caminhar. Pronto, com 15 minutos de conversa qualquer pessoa entendia o quadro.

Mas o bacana disso tudo é que o quadro scrum ou quadro kanban é a representação visual de um processo de trabalho. Nesse sentido, eles estabelecem um modelo mental coletivo do trabalho. Em outras palavras, todo o time tem um mesmo entendimento sobre o trabalho a ser feito. Isto é muito poderoso, porque alinha os esforços na mesma direção!

1 post-it + 1 post-it = 3 post-its
Por mais clichê que isto pareça, quem trabalhou num time ágil, já deve ter tido esse momento em que olhou para o seu quadro e “caiu a ficha“: caramba, o que a gente entrega como time é muito mais do que eu faço sozinho e é muito mais do que a soma dos nossos post-its.

Isto também dá uma motivação e orgulho de pertencer ao time difíceis de explicar em palavras. Mas a gente sente e isso aparece nas retrospectivas do time.

Os post-its organizam o trabalho da equipe

Imagine você trabalhando com 3, 4, 5 pessoas num time, todas mexendo no mesmo código-fonte, em que elas chegam em horários diferentes para trabalhar e vão embora também em momentos diferentes. Quando você começa o dia seguinte, como saber por onde começar, ou em que ponto o colega parou no dia anterior?

Os post-its respondem isso de forma muito eficaz, rápida e simples: é só olhar para o quadro e seguir o fluxo dos post-its.

Tanto quando atuei como scrum master, como quando era gestor do time, esta característica também me ajudava bastante: era só olhar para o quadro para saber o que dependia de minha ação.

Outra situação é quando você trabalha numa equipe geograficamente distribuída. Teve um projeto em que a gente estava no Rio de Janeiro, o cliente em Sorocaba e um fornecedor técnico em Miami. Além da distância, neste caso também tinha uma diferença de fuso horário. O que usamos? Quadro e post-its digitais (ferramenta Trello).

Post-its são divertidos
Pode parecer bobagem, mas para mim faz muita diferença. Você prefere trabalhar aborrecido ou trabalhar feliz?

Pequenas diversões ajudam a construir um ambiente de trabalho mais feliz. Mexer com os post-its para lá e para cá é lúdico, é divertido. Parece um jogo, em que você tem que andar com as peças para ganhar o jogo.

Mas não é um jogo em que sou eu contra um colega de trabalho. É o time todo, junto, andando com as peças. Isso é gostoso de fazer; é muito melhor do que ficar mudando o status de uma tarefa numa planilha ou num sistema.

Uma vez fiz com minha família uma “retrospectiva do ano“. No final de 2015, a minha filha mais velha pediu para a gente lembrá-la sobre como era o “jogo” que a gente tinha feito daquela vez.

Nas palavras dela, explicando por que gostou dos post-its:

“De início essa ideia de usar post-its pareceu meio simples, ainda mais com toda a tecnologia que temos hoje em dia. Mas a verdade é que escrever à mão e mover os post-its pra lá e pra cá acabou sendo bem mais dinâmico e divertido do que ficar olhando para uma tela de computador.”

 

Post-it só para mim?


Talvez você notado que falei muito em equipe, time, no coletivo. Será que o post-it funciona para o trabalho individual? Eu acho que sim. Eu uso, principalmente, porque acho mais prazeroso. Talvez esteja influenciado pela ferramenta digital que adoto, que dá mobilidade, tem ótima usabilidade, etc. Mas acho que usaria mesmo se fosse com post-its de papel.

Voltando ao artigo original que me motivou a pensar neste assunto, acho importante fechar com dois tópicos:

Post-it não gera software de qualidade: não é porque você usa quadros e post-its que você vai gerar software de qualidade. Quem faz um software bem feito é uma boa equipe de desenvolvimento. A metodologia ágil, e os quadros e post-its como suas ferramentas, ajudam a entregar valor mais rapidamente e a organizar o fluxo de trabalho para uma boa performance do time.

Agora, se o valor entregue é de fato um valor, depende muito da competência do Product Owner. Já se o software entregue está bem feito, depende da competência técnica do time de desenvolvimento, não dos post-its.

Tarefas e compromissos com datas: para isto, eu recorro à velha e boa agenda.

 Fontes de referência

• A Incrível Fábrica de Post-Its
• Ferramenta Trello
• Como é que de quadros e post-its vai sair um software bom para os clientes?

 

Qual é a sua experiência com os post-its? Deixe seus comentários.

 

(*) Fabrício Fujikawa é Diretor de Qualidade e Desenvolvimento da ViaDigital.Solutions