Petrobras economiza US$ 800 mil com atualização de e-mail

Quando uma empresa com US$ 120 bilhões de faturamento ao ano promove uma atualização em seus sistemas com o intuito de reduzir custos, a economia auferida é maior do que o faturamento de grande parte de outras companhias. O exemplo em questão é da estatal brasileira Petrobras, que diminuiu cerca de US$ 800 mil ao ano o custo com help desk, service desk e backup com a atualização do Lotus Notes e Domino para as versões 8.5.x.

Os ganhos foram de US$ 500 mil em serviços de help desk e service desk. Outros US$ 300 mil anuais no ciclo de backup, cuja duração passou de 12 para duas horas. O case, inédito no Brasil, foi apresentado na segunda-feira (16/01) de forma despretensiosa a executivos de tecnologia durante o Lotusphere 2012, encontro realizado pela IBM no meio da Disneyworld (Flórida, EUA), com cerca de cinco mil participantes.

Com 116 mil colaboradores, a companhia executou o processo, que seria realizado em 12 meses, na metade do tempo. A rapidez na realização do projeto, explicou, foi resultado de uma ideia nascida internamente da companhia de atualização via diretório. ?Para otimizar tempo, desenvolvemos uma forma de criar um pacote de Notes e passar ao usuário. O client fica empacotado em um diretório à parte. O ícone que ele vai ter do Notes é trocado no final do desempacotamento para um outro ícone que, simplesmente, faz a atualização. Mas a atualização só troca o diretório, de um antigo para um novo. Então, na verdade, o usuário só vê a troca de diretório?, explicou Alfredo Vinhais, executivo da área técnica da petrolífera.

A atualização dos programas veio com base em uma demanda da diretoria. ?Em 2009, por conta da crise, a Petrobras veio com um direcionamento da própria presidência para redução de custos e otimização de processos?, justificou. A companhia utiliza o Notes e o Domino desde 1997.

No caso do Domino, são 300 servidores ao redor do mundo. A versão utilizada antes do projeto era a 7.0.2, de 32 bits, em modo AIX pSeries. A ideia era atualizar para o modelo 8.5. x 64 bits, permitindo a certificação de aplicações terceirizadas ? neste caso, o antivírus e ferramentas de auditoria – centralizar a administração dos servidores, que estava espalhada em oito capitais ao redor do Brasil, garantir consolidação e otimização dos servidores, permitir transaction logging e Daos (consolidação de anexos enviados por e-mail em um diretório separado, permitindo que fique disponível apenas uma cópia do arquivo independentemente do número de endereços a quem a mensagem foi destinada). No total, eram 32 clusters de e-mail, cada qual com cinco mil usuários.

O Lotus Note utilizado era o da versão 6.5.5 com Windows XP, diretamente conectado aos servidores. O objetivo, portanto, foi transportar para a versão 8.5.

Outra questão que consumia muitas horas do serviço de help e service desk era a atualização de nome de usuários. Parte dos colaboradores da Petrobras é terceirizada. Quando trabalhava por um período em determinado projeto, o colaborador recebia um endereço no Notes especificando a companhia para qual trabalhava diretamente. Por exemplo: joaosilva.ibm@petrobras.com.br. Quando acabava determinada licitação e iniciava-se outro protejo ? com o terceirizado respondendo diretamente a outra empresa, era necessário atualizar seu endereço. ?Esse processo de renomeação é muito pesado. Dá problema em arquivamento, em aplicação… então optamos por deixar o nome da pessoa ? prestserv [prestador de serviço]. Isso facilitou bastante?, disse.

Com todos os processos, os ganhos foram financeiros e físicos, com espaço. ?Conseguimos reduzir de 32 clusters para 22 com a consolidação e otimização?, explicou Vinhais. Abaixo, uma tabela mostra cada item e o retorno por ele trazido:

 

 

Ação	Economia	Resultado
Permitir réplica local de e-mail ? Notes 8.5.x	Média de 37% na redução de tráfego interno	39 MB de redução de tráfego de usuário ao dia, resultado em uma média de 42%
Permitir Daos	Redução de 30% no armazenamento do disco rígido	Redução de 30TB no storage
Aumento de usuários registrados por cluster	40% mais usuários, passando de 4 mil para 7 mil	Redução de 32 para 22 os clusters de e-mail o Brasil. Redução de licença de servidores e de hardware pSeries em cerca de 30%
Atualização para o Domino 8.5.x e recertificação de aplicações terceirizadas	Uso do Disk I/o reduzido em 37% e redução de CPU em torno de 18%. Utilização da memória, por outro lado, aumentou	Economias ajudaram a compensar o aumento do hardware de 64 bits
Consolidação do hardware pSeries	Redução de 30% dos custos de hardware	Os servidores atuais estão em processo de consolidação para um novo data center
Permissão do Transaction Logging	Operação de backup e uso de fitas reduzidos dramaticamente	Ciclo de backup reduzido de 12 para 2 horas. Mais de US$ 300 milhões de economia por ano
Convenção simplificada de endereço de e-mail para usuário	Mais de US$ 500 mil de redução anual no custo de service desk e help desk	Além da redução de custos, foi obtida melhora de performance
Centralização da Administração do Domino	Redução de 15 administradores	Economia de 30 mil horas/homem por ano

 

?Antes de fazermos a atualização para 64 bits, precisamos nos certificar de que aplicações terceirizadas e serviço de backup funcionariam no novo ambiente. Os 64 bits permitem abrir mais sessões de usuário, porque há mais memória disponível e transaction log para fazer backup?, complementou Vinhais.

Ainda por vir

A ideia é seguir com outros trabalhos, com atualização do parque de hardware e da versão do sistema operacional AIX para a versão 7.1. ?Com essa nova máquina e com essa nova configuração, podemos chegar até 12 mil usuários por cluster?, explicou, lembrando que, antes do processo ser iniciado, a capacidade era de apenas 4 mil. ?Dessa forma, conseguiremos reduzir o número de clusters de 22 para 14?, finalizou. Os tempos de crise ensinam que a TI, aliada à estratégia do negócio, é muito valiosa como ferramenta de otimização.

A jornalista viajou aos Estados Unidos a convite da IBM