Os e-mails não te deixam trabalhar?

Quantas vezes você já se sentiu engolido pela quantidade de
emails que estão na sua caixa de entrada? Quantas vezes você já
chegou em casa frustrado por não conseguir limpar seu correio eletrônico
e mantê-lo sob controle? Ou quantos dias você ficou ansioso só por
saber que, a cada minuto fora da sua mesa, mais
emails inundariam a sua caixa?

Acho que esta sensação não é incomum. Conheço
muitas pessoas que se sentem frustradas por não conseguirem dar
vazão aos seus
emails diários. Eu mesmo já passei por isso inúmeras vezes. Em
alguns momentos, cheguei a pedir ao meu time para que não me enviasse
mensagens, mas que me procurasse para falarmos pessoalmente em casos
mais urgentes. Outras vezes, liguei a opção de “Out
of Office”, informando, na “resposta automática”, que as pessoas me
ligassem para resolver algum assunto emergencial, mesmo não estando
ausente.

O fato é que os emails me deixavam
ansiosos e estressados. E o pior de tudo: ditavam o meu dia e me
deixavam a impressão de que ele não era produtivo, seja em função da
quantidade de mensagens que ficavam sem resposta, ou por não conseguir fazer o que havia
planejado.

E não é só isso… Existe a expectativa! As pessoas
que enviavam as mensagens criavam mil fantasias com a falta de
informação. Achavam que eu não lhes dava a devida atenção, ou que elas
não eram uma prioridade. Algumas ficam até chateadas,
achando que era algo pessoal. Muitas vezes fui taxado de “aquele cara que
demora para responder os
emails”, quando a realidade era bem diferente.

E agora com o Whatsapp, então!? Pois a instantaneidade que o
email não tem, o Whatsapp tem e as pessoas esperam o sinal de
leitura ficar azul para saberem que você realmente leu a mensagem.
Então, muitos assuntos deixaram de ser tratadas por
email e passaram para o Whatsapp. Mas isso só agravou ainda mais este cenário. O
email ainda é a ferramenta oficial de comunicação de muitas empresas. Então, algumas pessoas mandam o
email e uma mensagem pelo Whatsapp em seguida para reforçar que você precisa ler o
email que ela acabou de enviar. Que coisa!

Apesar de todo o estresse e ansiedade que este tipo
de situação causa, e que pode afetar a saúde dos profissionais (e isso,
por si só, já seria grave o bastante!), as organizações acabam perdendo
muito: elas perdem em foco, produtividade
e falta de colaboração.

Pior do que o gasto de tempo para responder aos inúmeros
emails é a perda do foco. O problema que ocorrw quando você deixa a caixa de
email definir como será o seu dia, e jogar por água abaixo todo o
seu planejamento. É aquela sensação de que você não conseguiu pegar em
nada do que havia planejado. Você acaba fazendo as coisas mais urgentes e
não as mais importantes, priorizando equivocadamente
o seu dia e deixando de gerar mais valor para a sua organização.

Ou
seja, o profissional não pode ter como objetivo diário (muitas vezes,
quase um “objetivo de vida”) limpar a caixa de
email, mas sim gerar valor para sua empresa e isso deve ser feito
seguindo o plano de uma estratégia estabelecida. E esta é a principal
perda que muitas vezes passa despercebida!

A produtividade também é muito afetada com as
diversas interrupções para a checagem das mensagens. Então, além de não
cumprir as prioridades estabelecidas (e que, muitas vezes, você mesmo
estabeleceu), você acaba desperdiçando tempo. Existem
estudos que mostram que você acaba gastando, pelo menos, 20% de tempo
adicional em cada tarefa, apenas para retomar o “fio da meada” após cada
interrupção. Imagine isso ao longo do dia inteiro? E do ano inteiro?

E a falta de colaboração ajuda a piorar o ambiente
de trabalho, poluindo-o e gerando uma cultura de defesa e
autopreservação, indo exatamente na contramão dos novos paradigmas nos
ambientes de trabalho mais produtivos e felizes. Em vez
das pessoas trabalharem em prol de um objetivo comum, muitas vezes,elas trabalham para se protegerem. E este é o maior veneno para a
criação de uma cultura genuinamente colaborativa, onde as pessoas unem
forças e trabalham em equipe para concluírem as tarefas
e alcançarem seus objetivos.

Obviamente, nem todas as pessoas trabalham assim ou não fazem por mal. O fato, porém, é que tem muita gente usando mal o
email: muitas fazem quase um spam a cada mensagem,
copiando Deus e todo o mundo… Outras copiam os chefes (aumentando
ainda mais a caixa de correio destes “coitados”), várias vezes sem
qualquer necessidade, apenas para se sentirem resguardadas
ou exercerem mais pressão sobre o destinatário. E ainda têm aquelas que
utilizam os
emails como “bengalas”. Na verdade, o email vira o “mico” e
a pessoa quer passá-lo à frente… Ela não está muito preocupada em
resolver o problema, e se aquela tarefa será feita ou não, ou se o
resultado daquele trabalho era importante ou não.
O que importa aqui é “passar o mico para o outro” e depois poder dizer
que não concluiu o seu trabalho por culpa do fulano ou sicrano… No
entanto, se ela estivesse realmente preocupada em resolver o assunto,
uma conversa direta ou pessoal, ou até um telefonema, poderia resolver melhor a situação e ser muito mais ágil e
assertivo.

Bem, o excesso de emails traz problemas, como vimos. Mais até do que o excesso, a “cultura do
email”, onde ele é usado para tudo, também. É importante tentar
minimizá-los e construir processos que garantam um melhor planejamento
das atividades para alcançar as metas traçadas e uma melhor
comunicação, fazendo com que as pessoas e as equipes interajam
de forma objetiva, eficaz e harmônica, construindo, ao mesmo tempo, um
ambiente altamente colaborativo.

Então, deixo aqui algumas dicas simples. Para
começar, estabeleça um processo de comunicação que esteja efetivamente
ligado ao trabalho que precisa ser realizado. Isso deve ser feito com
base num planejamento, cuja periodicidade deve ser
estipulada.

Defina para você e seus times metas quinzenais ou semanais,
mas não deixe de estabelecer a sua meta diária. Você pode acompanhar
facilmente este seu plano através de um quadro e
post-its na parede ou usar uma ferramenta para gestão destas
metas e tarefas. Hoje em dia, existem algumas excelentes ferramentas
para gerir o trabalho. Algumas ainda estão categorizadas como
ferramentas de CWM (Collaborative Work Management)
e vão poder contribuir na organização do seu trabalho e do da equipe. O
mais interessante é que algumas destas ferramentas permitem que estes
grupos de trabalho comuniquem-se diretamente através delas e seus
chats, sem a necessidade de emails, fazendo a discussão acontecer no contexto apropriado e apenas para as pessoas envolvidas na solução.

Se você não precisar se comunicar muito com o “mundo exterior”, tente criar uma rotina para a leitura dos
emails. Determine alguns períodos para leitura das mensagens. Faça o mesmo com o Whatsapp. Portanto, não deixe suas caixas de
email e nem o “Whatsapp Web” abertos em abas no navegador do seu
computador, pois, com certeza, eles vão lhe tirar o foco em algum
momento, principalmente se tiverem alertas sonoros ou visuais, que pulam
no meio da sua tela.

Cumpra o planejado e cheque se você o fez ao fim do
dia. Mas não desista. Mesmo não tendo sido desta vez, continue
insistindo no plano.

Você pode até imaginar: “como eu vou viver sem
checar os
emails e as mensagens no Whatsapp?”, e poderá ser até difícil no
início, mas certamente, com disciplina, você vai ver o quanto o seu dia
pode render muito mais e melhor. 

Com estes primeiros resultados
aparecendo, você ganhará força para seguir em frente
e continuar se planejando. Desta forma, não apenas mais tempo aparecerá
na sua agenda, mas, mais importante ainda, você vai perceber um maior
foco naquilo que realmente importa para você e sua organização.

Este é o
início da Transformação Digital. Fique ligado!

 

 

(*) Claudio Barizon é COO e co-fundador da Zehnk