O que é Análise de Processos de Negócios? Uma metodologia para melhorar processos

A análise de processos de negócios (BPA) é uma metodologia que ajuda as organizações a examinar profundamente os processos internos para encontrar oportunidades de melhoria. O BPA ajuda a identificar processos que podem ser tornados mais eficientes ou eficazes e a avaliar se os processos são configurados para se alinharem com os objetivos de negócios. O BPA é um subconjunto vital do gerenciamento de processos de negócios (BPM), uma estrutura maior projetada para gerenciar processos na organização. Ele oferece às organizações maduras uma maneira de “fornecer governança em uma organização complexa”, oferecendo uma “visão comum e padronizada dos processos”, de acordo com a Association of BPM Professionals (ABPMP).

A análise de processos de negócios não deve ser confundida com análise de negócios (BA), apesar do nome semelhante. O BPA está focado especificamente na análise de processos de negócios e em fazer recomendações para melhorias com base nos dados coletados durante a análise. BA, por outro lado, é mais focado em determinar necessidades ou problemas específicos dentro da organização que não estão tão intimamente ligados aos processos, mas podem incluir finanças, pesquisa, contratação ou cortes no orçamento.

Quem avalia os processos de negócios?

O BPA normalmente recai sobre a mesa de um analista de negócios ou arquiteto de processos. Um analista de negócios pode ajudar a contextualizar os dados em torno de um processo e oferecer insights detalhados com base em padrões e tendências. Um arquiteto de processos está mais envolvido nos processos e é responsável por analisar e melhorar continuamente os processos de negócios. De acordo com a IBM, a função de um arquiteto de processos é alguém que tem a “responsabilidade de modelar, analisar, implantar, monitorar e melhorar continuamente os processos de negócios”. Eles são um componente chave para preencher a lacuna entre “tecnologia focada em negócios e processos”.

Você vai querer alguém com habilidades analíticas que possa cavar em dados e informações obtidas durante a análise para ajudar a identificar o que pode ser melhorado e como o processo funciona dentro da empresa. Mas o BPA requer mais do que apenas um analista de negócios ou arquiteto de processos; você também precisará da participação de gerenciamento, TI e quaisquer departamentos relevantes envolvidos no processo para identificar e implementar melhorias de processo.

5 etapas para análise de processos de negócios

As cinco etapas gerais a seguir podem ajudar a garantir que uma iniciativa de BPA ocorra sem problemas e produza resultados eficazes:

Identifique seus objetivos e processos

Identifique o que você deseja alcançar usando o BPA e estabeleça qual processo deseja analisar dentro da empresa. Você vai querer definir KPIs, benchmarks, metas e outras ferramentas de medição para ajudar a avaliar se as alterações feitas foram bem-sucedidas no final.

Colete dados

Depois de estabelecer qual processo analisar, sua equipe precisará coletar o máximo de informações possível. Você vai querer coletar quaisquer dados, documentação ou recursos relevantes para o processo e entrevistar as partes interessadas que estão familiarizadas com o processo e lidam com ele no dia a dia. É importante obter o máximo de insights possível daqueles próximos ao processo, para ajudar a pintar um quadro completo de como ele funciona dentro da organização.

Mapeie o processo

Depois de coletar informações sobre o processo, você deve mapeá-lo do início ao fim. Você pode mantê-lo tão simples quanto um pedaço de papel ou um quadro branco, ou pode optar por usar um software de gerenciamento de fluxo de trabalho mais sofisticado para ajudá-lo a visualizar melhor o processo do início ao fim.

Identifique as áreas de melhoria

Depois que tudo estiver mapeado, você desejará analisar o processo e identificar as áreas de melhoria potencial. Isso pode significar consertar redundâncias, automatizar certas etapas ou alterar partes do fluxo de trabalho. Qualquer coisa que torne o fluxo do processo mais eficiente ou que ajude a torná-lo mais eficaz para outras pessoas na empresa deve ser abordado neste ponto.

Agir e monitorar

A última etapa é implementar as melhorias e monitorar o processo para garantir que as mudanças foram bem-sucedidas e que o processo atualizado atende às metas e KPIs que você estabeleceu durante a primeira etapa. Você não deve apenas parar por aqui; o BPA requer monitoramento contínuo e check-ins em seus processos. Você pode encontrar mais oportunidades para melhorar um processo no futuro, então você deseja evitar uma atitude de “configure e esqueça”.

Ferramentas de análise de processos de negócios

Um software BPA pode “fornecer amplo poder de fogo para modelar e analisar processos de negócios”, de acordo com o ABPMP. Algumas empresas podem optar por ferramentas mais simples para analisar ou mapear um processo, como o Visio, que também permite que você documente um processo. Mas existe uma ampla gama de ferramentas BPA e BPM que oferecem recursos mais sofisticados, projetados para ajudá-lo a obter insights mais profundos de sua análise e permitir uma melhor colaboração.

As ferramentas BPA podem ajudar sua equipe a agilizar o processo de análise, especialmente se sua organização tiver muitos processos complexos que se estendem por vários departamentos, recursos ou fontes de dados na organização. Com as ferramentas BPA, você poderá facilmente desenhar diagramas, visualizar processos, compartilhar e salvar notas entre as partes interessadas, criar modelos e implementar recursos de automação.