Office 2010: os prós e contras para as empresas

Com a previsão do Office 2010 ser lançado em junho, empresas de todos os tamanhos estão estudando se ele vale a pena atualizar suas versões, especialmente as pequenas e médias que até então resistem em substituir o Office 2003 pelo Office 2007.

Um relatório da consultoria Forrester chamado “A Glimpse at the Best and Worst of Office 2010” desvenda as melhorias que o Office 2010 oferece, sobretudo no que se refere a integração com aplicativos web e à adição de ferramentas de redes sociais ao Outlook. Muito embora questione se a Microsoft realmente vai conseguir entregar todos esses recursos.

De acordo com o relatório, um dos pontos críticos está no fato dos recursos serem novos e que sempre estão sucetíveis a problemas. O estudo também aponta que entre as companhias entrevistadas que planejam obter a licença do Office 2010, pretendem continuar usando alternativas gratuitas como o Google Docs e o Zoho. “Mesmo as empresas que planejam adotar logo no lançamento duvidam que a Microsoft traga de imediato um pacote completo do Office 2010”, segundo afirma a consultora da Forrester, Sheri McLeish.

Baseado em entrevistas com profissionais de TI sobre os planos para o Office 2010, a Forrester destaca o que as empresas podem aproveitar do pacote, assim como o que precisam ficar atentos para evitar dor de cabeça no futuro.

1. Os prós

A Forrester lista três recursos que devem revolucionar o Office 2010: uso do SharePoint Workspace (antigamente conhecido como Groove) para compartilhar e editar conteúdo do SharePoint tanto online quanto offline; recursos de segurança com o Office Web Apps disponível como parte da licença do pacote; e integração de ferramentas de mídias sociais, a exemplo do LinkedIn em relação ao Outlook pelo Outlook Social Connector.

Esses novos recursos  de integração – se funcionarem bem – colocarão a Microsoft acima de outras suítes de produtividade online como Google Apps e Zoho, de acordo com o estudo da Forrester.

Opções simplificadas para empresas

Serão sete edições do Office 2010, mas o volume de licença voltado ao consumidor, a Microsoft reduziu para duas esse número: Standard e Professional Plus. O que representa ametade do que o Office 2007 teve, que também incluía as licenças Ultimate e Enterprise.

NO Office 2010, a Microsoft anunciou que vai disponibilizar o One Note para o Professional Plus, o OneNote, o SharePoint Workspace e o Office Web Apps. O Standard incluirá Publisher, OneNote e Office Web Apps. O preço ainda não foi divulgado.

A Forrester fala que o baixo número de licenças vai reduzir a confusão que existe hoje no mercado e permitir que as empresas entendam as diferenças entre cada oferta, levando-as a escolher a melhor opção para as necessidades da organização.

As licenças também permitirão que as empresas hospedem o Office Web Apps em uma nuvem privada, para facilitar o acesso aos aplicativos pela web. “Isso atrai compradores que querem ter mais controle de acesso e segurança”, diz Sheri, da Forrester.

 Maior quantidade de novos recursos

Entre as melhorias, o destaque é a interface do usuário que conta com mais opções de comando no Backstage View (o logo do Office usado para o Backstage View no Office 2007 foi trocado por uma aba “Arquivo” no 2010), assim como um volume maior de memória na versão 64-bit,  entre o Word e o OneNote, além de um recurso no Excel, chamado Sparklines, que mostra gráficos de barras e linhas perto de dados.

 O estudo também cita melhorias na segurança para forçar complexidade de senhas e um modo de proteção que permitirá ver arquivos baixados e ter mais controle dos e-mails do Outlook.

2. Os contras

Inconvenientes na versão 64-bit

A versão 64-bit do Office 2010 levará o usuário a ter mais dados e memória na máquina, entretanto, vale salientar que o controle ActiveX e os DLLs (dynamic link libraries) que foram feitos para a versão 32-bit do Office não funcionarão no 64-bit. Para resolver essas questões, o recomendável é procurar controles compatíveis com a versão 64-bit ou instalar a versão 32-bit do Office 2010.

Além disso, o banco de dados que tiver código-fonte removido não poderá ser movido nas versões 32-bit e 64-bit do pacote.

Integração tecnológica pode ser complicado

A Microsoft teve que redesenhar o Groove e renomeá-lo para SharePoint Workspace. Além disso, o Outlook Social Connector vai integrar redes sociais ao Outlook pela primeira vez. Então, não espere que os recursos sejam simples.

A Forrester prevê que a Microsoft precise refinar essas ferramentas de colaboração no SharePoint e Outlook, apesar de continuar encontrando desafios para fazer o recurso amplo para um uso simples no Office.

Códigos de programação mudaram no Office 2010

Para os desenvolvedores, a linguagem VBA (visual basic applications) foi melhorada para suportar a  64-bit, e o Office 2010 Object Mode foi atualizado. Então, as empresas que migrarem do Office 2003 para o 2010 vão encontrar problemas de compatibilidade no código de programação.

O Outlook deve ser o mais afetado, já que as mudanças no Object Model reescreveram a interface MAPI. Qualquer empresa fazendo grande migração de conteúdo no Outlook usando macros terá que testar para ver se precisa reescrever o código. “A chave é planejar e testar a compatibilidade do código”, diz Sheri, da Forrester . “Ninguém na área de TI quer ser a causa de problemas de negócio por causa de um código quebrado”.