Em um de eSocial o que levamos de lição para 2019?

Em janeiro de 2019 a obrigatoriedade do eSocial completou um ano. Diante de um cenário tão diverso de atividades econômicas, relações de trabalho, tipos de vínculos empregatícios e formas de pagamento, o brasileiro enfrentou dificuldades para se adequar ao sistema.

Como diretor de uma empresa desenvolvedora de software 100% nacional, posso afirmar que enxergamos o eSocial, desde o início, como uma grande oportunidade de reduzir burocracia a partir de um processo único, que sem dúvida vai gerar ganho de produtividade para as empresas e de redução de tempo e esforço para atender todas essas obrigações. Por esta razão, desde 2013 – quando o eSocial foi criado – participamos ativamente desse processo. Adequamos nossos sistemas aos layouts e trabalhamos alinhados ao comitê do eSocial, e aos nossos clientes, que são dos mais diversos segmentos: agronegócio, hospitais, escolas, que possuem particularidades diversas – mais de 10 mil empresas.

Muitas empresas e pessoas não acreditaram na implantação do eSocial, com isso, alguns não se prepararam, não fizeram a lição de casa. Como consequência os processos não foram ajustados e as pessoas não foram capacitadas, algo que gerou correria e acumulo de demandas para atender os prazos estabelecidos. Esse apavoramento, em um contexto de um novo momento, com um sistema também novo, tanto para o governo como para as empresas, gerou dificuldades operacionais e custos para as corporações.

Precisamos divulgar o eSocial
As divulgações sobre o eSocial ainda são bastante tímidas diante dos clientes e essa deficiência é algo que precisa mudar com urgência, para que haja um entendimento quanto à adequação de processos, formas de relacionar, implicação dos procedimentos internos e prazos. A comunicação precisa ser desmembrada e aplicada para os diversos colaboradores das empresas, um trabalho de educação do novo sistema de trabalho, que precisa de comunicação e alinhamento.

Como avaliamos o primeiro ano do eSocial?
Na primeira onda de obrigatoriedade, 100% dos nossos clientes estão em dia com os processos do eSocial. Mas de uma forma geral, apesar das empresas estarem conseguindo fechar suas folhas e enviar seus dados, ainda existem várias dúvidas em relação ao processo como o todo. Pequenos detalhes continuam sendo ajustados três ou quatro vezes por mês. São evoluções da base com tempo de implementação muito curto, visto que o processo exige: entendimento da mudança, alteração do sistema, testes e download da versão atualizada para os clientes passarem a operar no novo layout.

Além dos prazos cada vez mais justos, há o fato de que as empresas ainda temem autuações pelo não cumprimento do envio dos layouts, que muitas vezes pode não dar certo, seja por problemas da empresa, por conta da base de informação de seus colaboradores, ou muitas vezes, até por conta de uma instabilidade da própria plataforma. Pontos que nos levam a ter algumas preocupações com o futuro.

Novo desafios
A partir desse ano, as pequenas empresas também passam a atuar com o eSocial. Contudo, é preciso ter em mente que, se as grandes empresas, que possuem sistemas de gestão mais sofisticados e um alto volume de pessoas especialistas dentro de suas áreas de atuação, sofrem dificuldades, imagine uma empresa com um quadro de funcionários reduzido e com um perfil de colaboradores dedicado a multitarefas. É preciso levar em consideração que, além de equipes menores, muitas das pequenas empresas trabalham com serviços terceirizados, como assessoria jurídica e escritórios de contabilidade.

Outra preocupação, que também chamou atenção neste primeiro ano de experiências com o eSocial, são as diferentes formas de recolhimento. Estamos falando de uma plataforma que atua de forma integrada, mas quando chega no recolhimento da previdência ou do imposto de renda, por exemplo, temos caminhos diferentes para acesso. Segurança e saúde do trabalho também entra na lista de preocupações, especialmente em relação a organização de documentações, um tipo de informação que normalmente não está digitalizada.

Seguindo esses pontos, podemos concluir que em 2018 demos um grande e trabalhoso passo para o eSocial. Ainda temos muito para fazer e organizar nos próximos anos, mas para isso precisamos que todos estejam antenados no assunto – empresas e pessoas. A mudança já começou!

(*) Evandro Mees é diretor de Serviços da Senior