Congregação Santa Cruz reduz 35% dos custos com telefonia ao migrar para sistema em nuvem

A Congregação Santa Cruz, mantenedora dos colégios Santa Cruz e Notre Dame, conseguiu reduzir em 35% os custos com telefonia após migrar do sistema PABX tradicional para uma plataforma de comunicação em nuvem, contando com a GoTo, empresa de comunicação em nuvem, para substituir o modelo por um sistema mais inovador. A mudança, iniciada em 2019, eliminou o downtime das ligações e tornou mais fluida a comunicação entre as unidades educacionais, sociais e religiosas da organização, distribuídas por diferentes estados do país.

A decisão de modernizar o sistema partiu da necessidade de substituir uma tecnologia que se tornava obsoleta e demandava manutenção complexa. Com prédios espalhados pelo amplo campus da sede em Campinas (SP), a manutenção do cabeamento telefônico era trabalhosa e demorada, impactando a operação das instituições.

“Buscamos por uma empresa bem posicionada no mercado, que pudesse trazer escalabilidade para o projeto nas nossas diferentes unidades e que se mostrasse um investimento duradouro”, explica André Guesse, head de TI da Congregação Santa Cruz.

A primeira fase da migração abrangeu o escritório administrativo da mantenedora – incluindo departamentos financeiro, de recursos humanos, coordenação educacional e social, além da contabilidade – e o Colégio Notre Dame Campinas. A solução foi implementada em todos os departamentos pedagógicos e administrativos, com ramais adicionados em salas de professores e de aula para facilitar o contato com segurança e enfermaria.

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Facilidade de uso e economia

A nova plataforma permite diferentes formas de acesso: telefone de mesa, computador ou aplicativo móvel. “Foi um ótimo ganho, pois os mesmos recursos atendem diferentes necessidades de grupos de trabalhos distintos. A ferramenta é muito intuitiva e os usuários se adaptaram rapidamente”, afirma Guesse.

Além da economia de 35% nos custos, a organização eliminou gastos com manutenção e suporte técnico. A facilidade para adicionar novos ramais tornou a operação menos onerosa e mais produtiva. Os gestores também passaram a ter acesso a relatórios completos que oferecem visibilidade do ambiente, permitindo correções para melhorar o atendimento.

Expansão nacional

Com o sucesso da implementação em Campinas, a congregação começou a levar a tecnologia para outras unidades a partir de 2023. O Colégio Santa Cruz de São Paulo já utiliza o sistema, e a organização planeja expandir a solução para todas as suas unidades pelo país.

“Como estamos distribuídos em pontos territoriais distantes – Campinas, São Paulo, Santarém (PA), Paudalho (PE), entre outras –, nossa ideia é digitalizar e unificar todos os canais de comunicação da organização para facilitar o contato entre as unidades”, detalha o executivo de TI.

Atualmente, estão em estudo a adoção de novos ramais em unidades sociais como o Programa Jaguaré Caminhos (na comunidade Vila Nova Jaguaré, em São Paulo), CECOIA (Campinas) e Meninas em Campo (São Paulo). A implementação nas demais unidades da congregação deve acontecer em etapas.